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Pourquoi ne peut-on pas modifier une facture ?
La facture est un document à valeur probante. Elle sert à la fois de justificatif comptable, juridique et fiscal. À ce titre, on ne peut pas modifier ou annuler une facture d'origine.
En effet, les factures ne servent pas qu’à enregistrer les détails de vos transactions, elles font office de contrats juridiques, de justificatif comptable et fiscal.
Pour cette raison, toute annulation, suppression ou altération d’une facture émise est formellement interdite par la loi. Cette interdiction s’inscrit dans le cadre de la loi anti-fraude à la TVA, qui garantit :
- L’inaltérabilité ;
- La sécurisation ;
- La conservation ;
- Et l’archivage des données
Aussi, chaque entrée doit être clairement enregistrée et visible sur votre logiciel de facturation.
De plus, chacune de vos factures est liée à la précédente : elles forment une série chronologique, sans lacune ni répétition. Dans votre système de numérotation, les factures doivent être numérotées de manière consécutive de façon à n'avoir aucun vide.
Impossible donc de supprimer une facture, même erronée ou incomplète, et de réutiliser son numéro, car en cas de contrôle fiscal, chaque facture doit être accessible.
Pour en savoir plus sur l’annulation de factures, consultez nos fiches pratiques :
Comment supprimer un avoir ?
Factures et avoirs sont logés à la même enseigne : une fois l'avoir émis, vous ne pouvez plus le supprimer.
Donc, pour annuler un avoir, il vous suffit de refaire une nouvelle facture. Ce qui est logique, puisque votre avoir a annulé la facture précédemment émise.
De cette façon, l'avoir supprimé figure toujours dans vos comptes et vous pouvez le consulter au besoin.
ASTUCE
Pour gagner du temps, faites un duplicata de la facture d'origine. Cela vous évite d'avoir à re-saisir vos données de facturation.
Comment faire un avoir pour modifier une facture ?
Première chose à savoir : si vous souhaitez annuler une facture non payée, ce n’est pas un avoir, mais une facture rectificative que vous devrez éditer.
On édite une facture d'avoir uniquement :
- En cas d’erreur sur la facture ;
- En cas de retour de marchandises ;
- En cas de geste commercial ;
Sur la forme, la facture d’avoir ressemble (presque) en tous points à une facture d'origine : elle respecte les mêmes règles, comporte les mêmes mentions obligatoires et doit porter un numéro unique, qui suit le précédent.
La facture d'avoir doit faire référence à la facture d'origine. Lorsque vous éditez une facture d’avoir, n’oubliez pas :
- D’apposer la mention « facture d’avoir » ou « avoir » ;
- D’inscrire « net à déduire » au lieu de « net à payer ».
- De mentionner les modalités de règlement (chèque, virement, bon d’achat, remise sur une prochaine facture, etc.)
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