Quelles sont les écritures de règlement fournisseur ?

Comment procéder à la comptabilisation du paiement d’une facture fournisseur ?

Selon l’activité qu’elle exerce, l’entreprise peut traiter avec des dizaines, voire des centaines, de fournisseurs. La bonne gestion de ces partenariats est capitale pour la réussite de l’entreprise. Si la relation entre l’organisation et ses fournisseurs n’est pas bonne, l’impact peut être conséquent sur l’activité de l’entreprise.

Le règlement rapide des factures, la mise en place d’un suivi de qualité et la comptabilisation du paiement des factures fournisseurs participent à l’entretien d’une relation de qualité avec les partenaires commerciaux.

Avant même de comptabiliser le paiement d’un fournisseur, l’entreprise doit contrôler la facture correspondante pour l’enregistrer dans ses comptes.

Contrôler la facture fournisseur

Dès réception d’une facture, la première étape, c’est de la contrôler pour s’assurer qu’elle ne comporte aucune erreur. L’entreprise doit vérifier son authenticité en la comparant au bon de commande qu’elle avait signé en amont. Elle doit également s’assurer que la facture fasse apparaître un certain nombre d’informations : :

• Un numéro de facture ;
• Les coordonnées du fournisseur et du client ;
• Le montant à payer hors taxes et toutes taxes comprises ;
• Le taux de TVA ;
• L’identification du bien vendu ;
• Les pénalités prévues en cas de retard de paiement…

Sans ces différentes informations, une facture ne peut pas être authentifiée ni validée. Si la facture semble authentique, le service comptable peut procéder à son paiement.

Saisir le paiement dans la comptabilité

Une fois que la facture a bien été vérifiée, elle doit être réglée, puis comptabilisée. Pour que cette tâche soit réalisée de la manière la plus simple possible, l’entreprise doit se servir de son logiciel de comptabilité. La comptabilisation du paiement de la facture fournisseur doit ensuite être effectuée dans un journal comptable. Selon la nature de la prestation facturée, la comptabilisation s’effectue :

• Dans le compte 607 « Achat de marchandise », le compte 44 566 « TVA déductible » et le compte 401 « fournisseurs » dans le cas de l’achat de marchandises.
• Dans le compte 601 ou 607 dans le cas d’un achat de matières premières.
• Ou encore dans le compte 602 « Achats stockés — Autres approvisionnements » ou 606 « Achats non stockés de matières et fournitures » si l’entreprise investit dans un service.

Une comptabilisation comporte plusieurs éléments. Doivent figurer les écritures suivantes :

• Le numéro de la facture fournisseur.
• La date de création de la facture.
• Le numéro du compte débité.
• Le montant de la facture.
• Un libellé.

Pour qu’elle soit optimale, la comptabilisation du paiement d’une facture fournisseur ne doit comporter aucune erreur. En cas de doute, il ne faut pas hésiter à faire appel à un professionnel. La méthodologie à suivre pour réaliser cette démarche dépend également du mode de règlement de la facture.

Comptabiliser un règlement fournisseur en fonction du mode de paiement

Le paiement par virement

Le virement bancaire est la solution de choix pour la plupart des entreprises. Elles peuvent en effet régler rapidement leurs factures fournisseurs pour que leurs partenaires aient accès aux fonds dans les plus brefs délais.

Lorsque le paiement est effectué par virement, la comptabilisation doit être réalisée à la date de l’ordre de virement. La comptabilisation du paiement de la facture fournisseur suit ce processus :

• Débiter le compte 401 « Fournisseurs ».
• Créditer le compte 512 « Banque ».

Certaines entreprises favorisent PayPal pour effectuer leurs paiements. Dans ce cas, il faut :

• Débiter le compte 410 « Fournisseurs ».
• Créditer le compte 517 « Autres organismes financiers ».

Le paiement en espèces

Cette option est valable uniquement pour les paiements dont le montant ne dépasse pas 1 000 €. En effet, la réglementation française encadre strictement les paiements en espèces pour limiter le risque de blanchiment d’argent.

Lorsque le paiement est effectué en espèces, la comptabilisation doit avoir lieu à la date de réception des fonds.

Concrètement, il faut :

• Débiter le compte 401 « Fournisseurs » du montant réglé.
• Créditer le compte 530 « Caisse » du même montant.

Comment optimiser la comptabilisation du paiement d’une facture fournisseur ?

La comptabilisation du paiement d’une facture fournisseur est chronophage. D'autant si l’entreprise travaille avec de nombreux fournisseurs.

Pour optimiser la comptabilisation, on peut agir sur deux axes :

• Optimiser la conservation de ses factures.
• Se doter d’un outil adapté à la gestion des factures fournisseurs.

Conserver ses factures au format numérique

Une fois la facture enregistrée, elle doit être conservée pour une période de 10 ans. Une décennie, c’est long. Les factures s’entassent dans des classeurs, qui deviennent des armoires, des cabinets puis des archives entières. C’est tout un travail d’archéologie qui s’opère lorsqu’il s’agit de retrouver la bonne facture…

La méthode traditionnelle de stockage des factures était le format papier, ce qui prenait du temps, était inefficace et coûteux. Avec l'essor de la technologie, de nombreuses entreprises ont adopté un logiciel de gestion des factures numériques qui offre de nombreux avantages par rapport aux méthodes traditionnelles.

Pour garantir l’intégrité, la lisibilité et l’authenticité des factures, la facture électronique est la meilleure option.

Il n’y a aucune obligation à respecter en matière de classification. C’est à l’entreprise d’adopter un mode de classement adapté à ses besoins et à sa manière de travailler. Quel que soit le mode de classification choisi, il faut toujours centraliser les factures pour simplifier leur traitement.

Utiliser un outil de gestion des factures fournisseurs

La saisie des factures et leur comptabilisation prennent du temps aux équipes qui ne peuvent plus se concentrer sur leur cœur de métier. Ces tâches à faible valeur ajoutée peuvent facilement être automatisées grâce à un logiciel comptable. Mieux : on peut désormais réunir le paiement et la comptabilité fournisseur grâce à une solution comme Libeo.

Parfaitement adapté aux besoins des entreprises, Libeo simplifie le règlement fournisseur et optimise la gestion de leur trésorerie :

• Contrôle : lors de l’import, les factures font l’objet d’une vérification systématique des informations : raison sociale, date, montant, fournisseur, etc. L’ensemble du contenu est passé au crible pour éviter les erreurs de saisie et les doublons de paiement.
• Collecte : en automatisant la collecte des factures fournisseurs, Libeo centralise l’ensemble des factures au sein d’une même interface, facilitant leur validation par le service de comptabilité.
• Intégration : de même, Libeo est compatible avec la plupart des logiciels de comptabilité du marché: QuickBooks, Cegid Loop, Dext, Sage, Oracle, etc. La comptabilisation du règlement des factures fournisseurs est facilitée grâce à la transmission automatique des écritures comptables. L’entreprise gagne ainsi du temps, et de l’argent.