Comment saisir le paiement d'une facture fournisseur dans la comptabilité ?

Comment comptabiliser une facture fournisseur ?

Les factures des fournisseurs sont généralement envoyées une fois par mois avec des informations détaillées sur le statut actuel d’une expédition et sa date de livraison prévue. Toutes les parties impliquées dans la chaîne d’approvisionnement sont obligées de suivre les conventions comptables lorsqu’elles traitent les factures des fournisseurs.

Notez que les factures des fournisseurs peuvent être comptabilisées de nombreuses manières différentes. Alors que certaines personnes les comptabilisent comme des dépenses, d’autres les comptabilisent comme des créances fournisseurs ou des actifs. Cependant, il y a une chose que chacune de ces comptabilisations a en commun, c’est la nécessité de créer une écriture comptable.

La procédure de paiement de la facture en comptabilité fournisseurs se déroule en deux étapes :

1. La saisie du paiement ;
2. La détermination du traitement du bilan.

Nous nous concentrerons ici sur la première étape, en détaillant les différentes étapes de comptabilisation d’une facture d’achat et de vente.

Comment saisir le paiement dans le logiciel comptable ?

S’il n’est pas obligatoire pour toutes les entreprises, l’utilisation d’un logiciel comptable reste vivement conseillée. Très pratiques, ces outils déchargent non seulement les équipes comptables d’une partie de leurs tâches, mais offrent aussi une meilleure protection contre la fraude.

Lisez notre article pour savoir comment faire votre choix parmi les différents logiciels comptables présents sur le marché.

Comptabiliser une facture d’achat

Une facture d’achat est émise par un fournisseur à l’entreprise qui a passé commande. Elle résume le détail de la transaction (montants, date, quantité, taux de TVA applicable, mode de règlement, etc.), l’identité de l’acheteur et celle du vendeur.

Lorsqu’il saisit une facture d’achat en comptabilité, le responsable (comptable, expert-comptable, comptable fournisseur, etc.) commence par distinguer le montant HT de la facture du montant TTC. Il s’agit de dégager le montant de la TVA, car celle-ci est déductible des achats professionnels.

C’est la première étape. Ensuite, on enregistre le bon montant dans le compte comptable correspondant :

=> Montant HT : à débiter dans le compte de charge « Achats » (601 et 602).

=> Montant TTC : à créditer dans le compte 401 « Fournisseurs ».

=> Montant de TVA : le compte à débiter est le compte 44566 « TVA déductible sur autres biens et services » pour les achats.

Attention à ne pas le confondre avec le compte 44 562 « TVA déductible sur immobilisations » : ce dernier est réservé aux investissements.

Par ailleurs, selon la nature des achats, on utilise des comptes différents. Les factures fournisseurs portant sur des prestations de services par exemple, sont comptabilisées dans le compte 604. Les achats non stockés dans le compte 606. C’est le cas des factures d’énergie par exemple (eau, gaz, électricité). Ne pouvant être stockés, ces achats sont comptabilisés différemment. Les achats de matière première et de fourniture entrent dans le compte 601.

Les frais accessoires (frais de port, droits de douane, etc.) sont enregistrés dans le compte 608. Quant aux rabais, remises et ristournes sur les achats, ils sont comptabilisés dans le compte 609.

Comptabiliser une facture de vente

Le traitement comptable des factures clients est un peu différent de celui des factures fournisseurs. Mais la comptabilisation débute de la même façon : en distinguant le montant HT, TTC et celui de la TVA. La comptabilisation d’une facture de vente s’effectue à l’inverse d’une facture d’achat, à savoir que :

=> Montant HT : créditer le compte 70 « Ventes de prestations de services, de produits fabriqués et autres marchandises ».

=> Montant TTC : débiter le compte 41 « Clients »

=> Montant de la TVA : crédité dans le compte 44 571 « TVA collecté »

Quel compte créditer ?

Lorsqu’une société effectue une vente de produits finis, intermédiaires, de marchandises ou de prestations de service, elle enregistre au crédit un produit en utilisant un compte de la classe 7. Le compte à créditer / débiter dépend de la nature des biens vendus ou des prestations de services :

• Vente de produits finis : compte 701
• Vente de produits intermédiaires : compte 702
• Prestations de services : compte 706
• Vente de marchandises : compte 707

Bon à savoir : concernant le montant de la TVA à calculer, sachez que la plupart des logiciels comptables en vigueur sur le marché incluent la ventilation et le calcul automatique de la TVA.

Simplifiez la saisie et paiement des factures avec Libeo

Erreur de saisie, de paiement, doublon de facture, etc., le traitement manuel des factures est l’une des premières causes de facturation erronée et de retard de paiement. C’est là que les solutions de paiement entre entreprises, comme Libeo, trouvent tout son intérêt : au lieu de saisir manuellement le montant à payer au fournisseur, vous pouvez utiliser la fonction de paiement de Libeo pour envoyer automatiquement un paiement sur le compte bancaire du fournisseur :

En saisissant le montant sur la facture au lieu de rédiger séparément les paiements en espèces, vous évitez que l’erreur humaine n’ajoute des coûts supplémentaires aux factures et aux comptes. Cette erreur peut entraîner un gonflement des prix ou une sous-estimation des coûts pour les fournisseurs, avec pour conséquence une perte de revenus ou des amendes lorsque les paiements ne sont pas reçus à temps (ou pas reçus du tout).