Comment se protéger de la fraude au fournisseur ?

Qu'est-ce que la fraude au fournisseur ?

La fraude au fournisseur se caractérise par une fraude au changement de coordonnées bancaires ou de RIB. Son principe est assez simple : des escrocs vont prendre contact avec le service de comptabilité d’une entreprise. Ils se font passer pour l’un des fournisseurs habituels de l’entreprise et notifient un changement de coordonnées bancaires. Le paiement des factures est ensuite demandé sur cet autre compte bancaire.

Cette fraude redoutable reste difficile à détecter pour les entreprises. C’est notamment le cas si le bon processus de sécurité des fournisseurs n’a pas été mis en place au préalable. De cette façon, la fraude peut malheureusement durer plusieurs mois, sans que le service comptabilité de l’entreprise s’aperçoive de quoi que ce soit. Les montants engagés par l’entreprise peuvent donc devenir colossaux.

En cas de fraude au fournisseur avérée, voici la marche à suivre :

1. Identifier tous les paiements effectués, en cours ou à venir avec les coordonnées bancaires frauduleuses ;
2. Demander leur blocage immédiat et suspendre les virements et mandats pas encore prélevés ;
3. Déposer rapidement une plainte comportant le maximum d’informations dont vous disposez.

Il s’agit d’une solution a posteriori, et il s’avère plus intéressant de parer à ce genre d’éventualité en mettant en place des mesures préventives.

Comment s'en protéger ?

Dans un premier temps, l’une des solutions de prévention les plus sûres est l’authentification de tout changement d’un compte bénéficiaire fournisseur. Pour limiter les risques de fraude au fournisseur, les entreprises demandent donc à leur service comptabilité ou achats d’effectuer un contre-appel. Cela permet de s’assurer du changement auprès de leur contact habituel chez le fournisseur.

Bien sûr, afin de garantir un maximum de sécurité, il convient de ne pas communiquer par téléphone les coordonnées réelles du compte bancaire. Des vérifications étendues peuvent alors être instaurées.

Mettre en place des outils efficaces

Peu importe la taille de l’entreprise pour laquelle vous travaillez, un répertoire sécurisé de vos interlocuteurs courants et de leurs coordonnées est indispensable.

Mettre en place un référentiel de l’ensemble de vos fournisseurs et de leurs coordonnées via votre ERP ou un outil de gestion informatisé peut aider pour la gestion de vos factures fournisseurs. Des outils de gestion sécurisés, comme la solution proposée par Libeo, permettent notamment de faciliter la gestion des paiements des entreprises.

Sensibiliser à la culture du risque

Évidemment, les procédures de sécurité et les outils ne font pas tout. Afin de limiter les escroqueries, il est important de sensibiliser vos collaborateurs à ce type d’arnaque. Des campagnes régulières de sensibilisation à la fraude au fournisseur leur permettront de mieux contrer les attaques entrantes.

De même, les nouveaux arrivants et les stagiaires doivent avoir connaissance de ce risque. Il faut donc avoir en tête les procédures mises en place par l’entreprise en matière de sécurité. Le service informatique doit également maintenir à jour le système de sécurité.

Enfin, les périodes exceptionnelles (congés, jours fériés, les veilles de week-end) sont propices à ce type de fraudes. Il convient donc d’être vigilant.