The Cali sisters

The cali sisters a divisé par trois son temps de traitement des factures

Utilisateur

Utilisateur de Libeo : Capucine Frerejean, co-fondatrice

Entreprise

Entreprise : The Cali Sisters

Location

Où : Paris

Industrie

Industrie : Restauration

Nombre d'employees

Nombre d'employés : 60

Fonctionnalité

Fonctionnalité préférée : Collecte automatique des factures

Convention collective

Convention collective : Restauration traditionnelle

Capucine Frèrejean a créé avec sa sœur Juliette The Cali Sisters, un groupe de restaurants dédié à la cuisine californienne et son univers. Deux restaurants et un livre de recettes plus tard, elle revient sur la manière dont Libeo a simplifié et fluidifié son quotidien d’entrepreneure.

"Éclectique, difficile à définir mais à la fois saine et gourmande", c'est ainsi que Capucine Frerejean définit la cuisine californienne. Une philosophie qui lui tient à coeur, et qu'elle a tenu à retrouver auprès de ses fournisseurs. Comprendre : consommer et se sourcer localement.

Aussi, le torréfacteur est à un bout de la rue, le boulanger à l’autre bout, les viandes proviennent des Boucheries Nivernaises (Paris 8e), et tout le reste vient de France ou de pas trop loin.

The Cali Sisters Paris en chiffres :

  • 2 restaurants à Paris
  • 60 salariés
  • Entre 3500 et 4000 couverts par semaine
  • 500 000 de chiffre d'affaires mensuel
  • Entre 50 et 60 factures fournisseurs par mois

Avant LIBEO : UN TRAITEMENT DES FACTURES "À L'ANCIENNE"

Avant Libeo, Capucine Frerejean traitait ses factures fournisseurs "à l'ancienne" en les récupérant par e-mail et par courrier. Une tâche contraignante et consommatrice de temps : ranger dans l'ordinateur ou dans un classeur, tout retrouver, imprimer, scanner, classer, pour l’envoyer à la comptabilité fin de mois...

Autant d’étapes rébarbatives, chronophages, et surtout qui comportent deux grands risques :

  • Soit perdre la facture,
  • Soit la payer en double.

Il faut qu'à l'époque, le premier restaurant Cali Sisters venait tout juste d'ouvrir. Pour Capucine et Juliette, la gestion des factures représentait une charge dont elles se seraient bien passées...

«Par rapport à l’avant Libeo, on a divisé par 3 le temps passé sur les factures fournisseurs pour la collecte, le paiement et l’analyse. Ça me permet de me concentrer sur le business - les futures implantations, la gestion des équipes, la trésorerie.»

Cali Sisters

Capucine Frerejean

Co-fondatrice - The Cali Sisters

Ce qui a changé avec Libeo

Avec Libeo, les choses changent, et en bien : plus de feuilles volantes, de classeurs à trier, d'heures passer à scanner et entrer les factures dans la comptabilité, etc.

De toutes les fonctionnalités de Libeo, il y en a deux que Capucine apprécie particulièrement :

  • La collecte de factures : ça a l’air banal, mais le fait de pouvoir se décharger de cette tâche, en permettant aux fournisseurs d'envoyer leurs factures directement dans Libeo, a "changé la vie" (sic) de Capucine.
  • Le paiement à échéance ou à date définie : il suffit d’indiquer une date butoir à partir de l’outil calendrier, et la facture “sort de ma tête”, c’est-à-dire que je peux passer à autre chose, je sais qu’elle sera réglée en temps et en heure.

Entre la gestion des approvisionnements, des cuisines, des salles et des clients, les journées de Capucine Frerejean sont bien remplies. À défaut de pouvoir la remplacer derrière les fourneaux, Libeo donne lui visibilité quasi-intégrale sur ses engagements fournisseurs, et donc une excellente maîtrise de sa trésorerie !

Tout ce dont elle avait besoin pour se concentrer sur l'essentiel : l'activité de ses 2 restaurants.

«J’aime l’intégration automatique des factures récurrentes : ça permet de ne plus penser à ces dépenses qui reviennent chaque mois. Libeo va directement les “aspirer” sur le site correspondant (EDF, Amazon, Darty, etc.) et les comptabiliser sans intervention de ma part.»

Cali Sisters

Capucine Frerejean

Co-fondatrice – The Cali Sisters

Libeo, partenaire de la croissance de the cali sisters

La croissance se gère très simplement sur Libeo : pour chaque nouveau restaurant, il suffit de renseigner :

  • Le nouvel IBAN,
  • Le numéro de TVA
  • Et le numéro SIRET.

Cette action entraîne instantanément la création d'une nouvelle adresse email. Il suffit ensuite de la transmettre à aux fournisseurs pour qu’ils envoient leurs factures.

Mais ce n'est pas tout : Libeo a accompagné les Cali Sisters dans leurs travaux et gestion de projet. Et elles ont bien la différence par rapport aux travaux du premier restaurant (sans Libeo) : là, elles savaient exactement où en était le chantier, pouvaient suivre son avancement, s'assurer qu’il n’y a pas eu de double paiement…

Capucine est formelle : l'utilisation de Libeo tout au long du chantier a clairement eu un impact sur le déroulement des travaux :

  • Meilleure vision sur le suivi des paiements.
  • Meilleure anticipation, qui permet de prévenir les prestataires en amont et instaure une relation de confiance.
  • Communication plus fluide.
  • Les travaux ne sont pas suspendus à cause de paiements en attente ou de factures perdues.

Les prochaines étapes pour The Cali Sisters

Continuer à croître. Capucine et Juliette, réfléchissent à de nouvelles implantations en province et à l’international, et Libeo a toute sa place dans ce développement ! Tant que la volumétrie le permettra, elles entendent bien continuer à travailler avec cette solution.

Pour Capucine Frerejean, s'il fallait décrire la plateforme en trois mots, ce serait : Simplification, rapidité et fluidité, visibilité.

« Supposons que je doive parler de Libeo à mes collègues. Dans ce cas, plusieurs choses me viennent immédiatement à l'esprit : cela m'enlève la charge administrative, c'est rapide et simple à mettre en place et cela me donne une vue d'ensemble complète de mon entreprise”

Cali Sisters

Capucine Frerejean

Co-fondatrice – The Cali Sisters

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