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Double facturation : définition
Cette situation est fréquente en comptabilité des entreprises, du fait que, dans les transactions B2B, la double facturation est une obligation légale. La loi rend obligatoire l’émission d’une facture en double exemplaire, à délivrer soit au moment de la livraison de la marchandise, soit à la fin de l’exécution de la prestation de services.
Cette double émission est souvent à l’origine d’une double comptabilisation des factures. Dans de nombreux cas, les entreprises ne prennent aucune mesure pour s’assurer que leurs systèmes comptables sont configurés de manière à ce que ces doubles ne soient pas automatiquement enregistrés deux fois. Cela conduit à des erreurs et à une mauvaise saisie des données, ce qui peut avoir un impact sur vos états financiers.
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FAQ
Que faire en cas de double paiement ?
Un double paiement se produit lorsqu’une même facture est comptabilisée deux fois, et déclenche donc deux paiements en faveur du fournisseur ou du client.
La procédure légale consiste à envoyer une réclamation suite au double paiement d’une facture à votre fournisseur, par lettre simple ou en recommandé avec accusé de réception. Pensez à joindre une copie de la facture concernée et tout document prouvant le double paiement.
Comment comptabiliser un double paiement client ?
La comptabilisation d’un double paiement client survient lorsqu’une même facture a été payée deux fois par un client. L’enregistrement comptable s’effectue comme suit :
- Vous tenez une comptabilité de trésorerie : les mouvements bancaires faisant seuls acte, vous devez constater ce décalage par une note interne annexe à votre compte de résultat.
- Vous tenez une comptabilité d’engagement, c’est-à-dire avec des comptes de tiers, vous devez constater le double paiement par le débit du compte 512 « Banque » et le crédit du compte 411 « Clients ». Cela n’impactera pas votre compte de résultat ; vous retrouverez à l’actif du bilan une trésorerie augmentée du montant de la facture payée deux fois, et au passif une dette de la même somme.
Comment comptabiliser l'annulation d'une facture fournisseur ?
En comptabilité, une fois l’écriture enregistrée, il n’est plus possible de la supprimer. Le seul moyen d’effacer une opération comptable, c’est de l’extourner. C’est-à-dire de passer d’une écriture inverse à l’écriture initiale. La comptabilisation de l’annulation d’une facture fournisseur aura l’écriture comptable suivante : « ANNUL FXXX PASSÉE 2 FOIS ».
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Comment détecter les factures en double avec Libeo ?
Lors de l’import des factures sur la plateforme, Libeo procède à une série de contrôles pour s’assurer de l’authenticité de la facture et de sa provenance. Grâce à la reconnaissance automatique des caractères par OCR, la plateforme est en mesure de saisir et retranscrire les données contenues dans la facture (fournisseur, montant HT et TTC, dates d’échéance et de comptabilisation, TVA, etc.) et donc de détecter les éventuelles factures en double. Une facture peut être signalée comme un doublon si :
Libeo vous indique la présence d’un doublon à différents endroits :
Comment annuler une facture en double ?
Pour traiter un doublon, cliquez sur le bandeau beige avec le message « Cette facture semble être un doublon. Cliquez ici pour voir la facture similaire. ». Ainsi vous pourrez comparer les factures et supprimer le doublon s’il est avéré.
Les erreurs dans la comptabilité fournisseurs font perdre en moyenne 0,01 à 0,1 % du volume d’achat des entreprises. Découvrez comment supprimer les doubles paiements grâce à l’association automatique des factures et de bons de commande dans Libeo.