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Libeo, la solution de gestion
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En quoi consiste une note de frais ?
La note de frais est un document qui prouve les dépenses qu'un salarié effectue à partir de fonds personnels à titre professionnel. Il peut donc y recenser tous les frais qu'il engage dans l'intérêt de l'entreprise afin de demander un remboursement. Les dépenses remboursables peuvent varier d'une entreprise à une autre, et incluent généralement :
- les frais d'hébergement (factures d'hôtels et autres hébergements lorsque l'employé est en mission) ;
- les frais de déplacement (déplacements en avions, transports publics, location de voiture, etc.) ;
- les frais de repas (impliquent principalement les repas d'affaires et également les couts de restauration de l'employé durant l'exercice de ses fonctions) ;
- et les frais kilométriques (les dépenses liées à l'utilisation du véhicule personnel à des fins professionnels).
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Les conditions de remboursement des notes de frais
Pour prétendre à un remboursement, l'employé doit accompagner sa note de frais, de documents justificatifs (factures, reçus, tickets de péages, etc.), prouvant que les dépenses ont bien été effectuées dans son cadre professionnel. Il est aussi indispensable que les dépenses soient raisonnables et réalisées uniquement dans l'intérêt de l'entreprise. Le contenu de la note de frais en elle-même dépendra du type de dépense effectué.
Mais certaines mentions obligatoires sont considérées comme indispensables :
- la date d'engagement de la dépense ;
- la description des frais engagés ;
- les montants hors taxe ;
- la TVA ;
- et les montants TTC.
Bon à savoir : Vous souhaitez rembourser une note de frais avec Libeo ? N’hésitez pas à suivre notre guide ici.
L'importance de comptabiliser les notes de frais
La comptabilisation des notes de frais est une obligation légale. Elle fait donc l'objet d'un contrôle rigoureux de la part de l'Union de Recouvrement des cotisations de Sécurité Sociale et d'Allocation Familiale (URSSAF). En plus d'encaisser les prélèvements sociaux pour le compte de l'État, cette organisation veille à garantir l'égalité de traitement dans le travail.
Les contrôleurs s'assurent donc que les notes de frais sont émises dans les règles et que les dépenses sont parfaitement justifiées par un document probant. Ils vérifient le respect de certaines règles telles que les seuils d'exonération ou les barèmes (pour les indemnités kilométriques par exemple). La politique de l'entreprise concernant les notes de frais doit être clairement communiquée à tous les employés pour assurer une compréhension et une application uniformes.
En cas de situation irrégulière, l'entreprise pourrait alors faire l'objet d'un redressement. De plus, la comptabilisation de ces dépenses permet une meilleure gestion et pilotage de la trésorerie, améliorant ainsi les performances de l'entreprise.
Comptabiliser les notes de frais : comment s'y prendre ?
L'employeur a le choix entre deux approches pour la comptabilisation des notes de frais.
La première est la méthode des frais réels.
Elle consiste à rembourser chacune des dépenses du salarié lorsqu'elles remplissent les conditions requises et sont justifiées. Avec cette approche, le remboursement des notes de frais bénéficie d'une exonération d'impôts.
La deuxième option est la méthode forfaitaire.
Ici, l'entreprise définit un montant forfaitaire pour l'ensemble des dépenses. Elle paie donc un montant fixe au salarié chaque mois, ce qui évite à ce dernier de justifier chacune de ses dépenses. Il existe des barèmes URSSAF grâce auxquels l'entreprise peut fixer en toute objectivité la somme à payer pour chaque type de frais.
Toutefois, en cas de dépassement du montant forfaitaire, les dépenses sont à la charge de l'employé. Il faut aussi indiquer que le paiement des notes de frais par la méthode forfaitaire est soumis à l'impôt sur le revenu et aux cotisations sociales.
La comptabilisation des notes de frais étape par étape
La comptabilisation des notes de frais commence par la collecte des justificatifs. Pour simplifier le déroulement de cette étape, l'idéal est de faire recours à un logiciel de gestion spécialisé. Ces outils s'avèreront également utiles pour le contrôle de la saisie des notes afin de s'assurer de leur conformité avant toute comptabilisation.
Une fois les justificatifs collectés et validés, l'étape suivante est l'enregistrement comptable. Elle consiste à intégrer les notes de frais dans le journal des achats. Les comptes appropriés seront ensuite débités afin de créditer le remboursement de l'employé. L'ensemble du processus s'achève au moment des déclarations et du paiement de la TVA auprès de l'URSSAF.
Les comptes de charge et de crédit pour l'enregistrement des notes de frais
L'enregistrement des notes de frais doit se faire sur les comptes de charges correspondant au type de dépense effectué. Pour les cas les plus courants les comptes de charges débités sont les suivants :
- compte 6251 : voyages et déplacements ;
- compte 6257 : réceptions ;
- compte 6256 : logements et repas ;
- compte 6064 : fournitures administratives ;
- etc.
Une fois les dépenses enregistrées, les remboursements peuvent être crédités sur le compte 421 portant la mention « Remboursement salarié ». Le choix du compte 467 « Autres comptes débiteurs ou créditeurs » est également fréquent. Pour le remboursement des notes de frais du dirigeant ou d'un associé, le compte 108 « Compte de l'exploitant » et le compte 4551 « compte courant d'associé » sont les plus indiqués.
Article
Comment optimiser vos notes de frais en 2024 ?
Dans cet article, on vous livre des conseils pratiques pour vous aider à optimiser la gestion de vos notes de frais et bâtir une politique des dépenses solide.
Dématérialisation des notes de frais : quels avantages ?
Selon une étude de la Global Travel Association (GBTA), le traitement d’une note de frais prend 20 minutes en moyenne. Chaque erreur rallonge la durée de travail de 18 minutes environ.
Grâce à la dématérialisation des notes de frais, leur durée de validation est fortement réduite, permettant un remboursement plus rapide. Une étude publiée en septembre 2023 par l’Ifop et Mooncard révèle que les cadres de TPE sont 75 % à devoir patienter plus de deux semaines pour se faire rembourser.
La dématérialisation permet ainsi d’accélérer le remboursement des dépenses professionnelles, réduisant le stress des salariés et améliorant leur efficacité. France Num recommande également cette pratique et l’utilisation notamment de cartes professionnelles.
Cette méthode permet d'alléger la charge administrative et de réduire le nombre de demandes de remboursement à traiter. Les collaborateurs deviennent autonomes dans la collecte de justificatifs, ce qui élimine le suivi chronophage et la paperasse.
Pour optimiser la gestion de vos notes de frais, vous pouvez opter pour les cartes de paiement Libeo. Elles permettent à vos équipes de gérer leurs dépenses en toute autonomie, tout en vous permettant de fixer des plafonds personnalisés pour un contrôle optimal.
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