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Numéroter les factures dans l'ordre
La numérotation des factures (d’achats et de vente) est une obligation légale. Toute facture doit comporter un numéro unique, suivre une chronologie continue et sans interruption. C’est-à-dire sans « trou » ni oubli. Par exemple, si vous partez de la facture 008, la suivante devra porter le numéro 009 et ainsi de suite.
Notez qu’il est possible de repartir de zéro à chaque début d’année.
Quel numéro donner à ses factures ?
Vous pouvez partir du numéro 1, mais ce n’est pas obligatoire. Vous pouvez tout à fait commencer par le n° 10, 100, etc. La seule règle à respecter, c’est de ne jamais avoir 2 factures avec le même numéro.
Vous pouvez également opter pour un système de numérotation avec préfixe temporel :
- « Année + numéro » (2021-007)
- « Année + mois + numéro » (2021-11-007)
Une telle classification vous permettra également de retrouver plus facilement un document dans vos archives.
Apposer les mentions obligatoires
Afin d’être valable, la facture doit contenir un certain nombre d’informations obligatoires, sans quoi les entreprises s’exposent à des pénalités qui peuvent coûter cher.
Voici la liste des mentions qui doivent apparaître sur vos factures :
- Les dates
- Les produits/services et leur quantité
- Le prix HT
- Le montant de la TVA
- Le numéro de facture
- Le numéro du bon de commande
- L’adresse de facturation (destinataire et émetteur)
Les mentions spécifiques à l’émetteur :
- Dénomination sociale
- Siret/SIREN
- Numéro RM et département
- Numéro RCS et greffe d’immatriculation
- Adresse du siège social
- Forme juridique et capital social
- Numéro de TVA intracommunautaire
Les mentions spécifiques au destinataire :
- Nom (personne physique)
- Dénomination sociale (personne morale)
- Adresse du siège social/du domicile
- Adresse de livraison
Est-ce que les factures doivent se suivre ?
Oui, c’est le principe de l’incrémentation des numéros de factures. Les numéros doivent obligatoirement se suivre, et les dates également. De plus, une fois la facture envoyée, il n’est plus possible d’en changer le numéro.
Ce faisant, vous vous exposez à des risques de fraude fiscale.
ASTUCE
Pour éviter les trous dans la numérotation des factures, utilisez un outil de reconnaissance automatique des caractères (OCR). Cette technologie lit les données d’un document et détecte les éventuels doublons.
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