Comment payer une facture ? Démarches et modes règlement B2B

Il existe plusieurs modes de règlement pour les factures fournisseurs :

• Comptant : dès l’achat du bien ou de la prestation de service,
• À réception : c’est-à-dire lorsque la marchandise a été livrée,
• À échéance : la durée est de 30 jours après la livraison des marchandises ou de la fin de la prestation du service,
• Délai négocié : le fournisseur offre une facilité de régler la facture pouvant atteindre 60 jours maximum après l’arrivée de la facture.

Le paiement au comptant est un paiement unique, qui consiste à régler la totalité du montant dû au moment de l'achat. Ce paiement peut être instantané ou effectué dans un délai d'un mois, selon les fournisseurs.

Le paiement à la réception de la facture est un mode de paiement qui vous permet de régler une facture en plusieurs versements avant la date d’échéance. L’avantage ? Éviter ainsi les frais de retard de paiement ou l’augmentation des taux d’intérêt.

Notez que cette méthode de paiement n’est disponible que si votre fournisseur est d'accord. Cette solution est couramment utilisée par les entreprises dont le volume de factures est élevé, comme les sociétés de télécommunications et les entreprises de services publics.

Voici comment cela fonctionne :

1. Le client verse un acompte (généralement 30 %) du montant total de la facture à la réception de celle-ci.
2. L’entreprise accorde ensuite au client un certain délai pour payer le reste du montant dû. Ce délai peut aller de deux semaines à quatre mois, selon la politique de l’entreprise.
3. Si le client n’a pas effectué le dernier versement à la fin de la période accordée, un rappel lui sera envoyé lui donnant 15 jours pour se rattraper ou subir des pénalités.
4. Si aucun versement n'a été effectué dans les 15 jours suivant le premier rappel (30 jours à compter de la réception de la facture), des taux d'intérêt de retard sont appliqués à tous les montants impayés.

Le paiement à l’échéance détermine un jour où vous devez effectuer le paiement complet d’un bien, si vous ne l’avez pas encore fait ou si vous avez déjà payé un montant partiel. La date d’échéance est fixée par votre créancier, elle est généralement indiquée dans le coin supérieur droit de votre facture.

Si vous effectuez un paiement en plusieurs versements et que l'un d'eux arrive à échéance, il s'agit de votre paiement à la date d'échéance.

Pour payer une facture fournisseur, vous disposez de plusieurs modes de règlement :

• Espèces
• Chèque
• Virement bancaire
• Paypal

Parmi toutes ces options, le virement est le moyen le plus utilisé par les entreprises. Plus rapide, plus sécurisé, il facilite le pointage comptable et les états de rapprochements bancaires.

Pour payer une facture par virement, vous devez avoir un compte auprès de la société qui vous a envoyé la facture. Si vous n’avez pas de compte, créez-en un immédiatement avant d’essayer de payer par une autre méthode. Il est également conseillé d’appeler la société et de vérifier toute information figurant sur la facture avant d’effectuer un paiement.

Assurez-vous que tout est correct, notamment l’adresse postale et le numéro de téléphone (le cas échéant).

Ensuite, connectez-vous à votre banque et entrez-les coordonnées bancaires de votre fournisseur ainsi que le montant à payer et validez le paiement.

Dès que vous recevez une facture, vous devez veiller à vérifier l’IBAN du fournisseur qui vous a envoyé cette facture. Vous pouvez trouver l’IBAN de votre entreprise sur vos documents officiels, par exemple ceux de la Chambre de Commerce.

Une fois que vous avez trouvé le bon IBAN, vous pouvez effectuer un paiement par virement bancaire. Le moyen le plus simple est d’utiliser une solution de paiement des factures dématérialisée. Ces outils vous permettent de suivre le fil d’activité de vos factures. Le suivi du fil d’activité vous permet, en un coup d’œil, de différencier les factures déjà traitées de celles en attente.

Une fois le règlement parti, demandez un reçu de paiement à votre fournisseur par courriel ou par courrier. Veillez à ne pas envoyer d'argent directement de votre propre compte bancaire vers celui du destinataire, mais utilisez toujours un nouveau compte bancaire pour ce type de paiement.

La facturation fournisseur comprend un traitement en plusieurs étapes :

• Le contrôle de la facture et la validation de la facture
• Le rapprochement avec le bon de commande et / ou de livraison
• L’enregistrement dans la comptabilité
• La préparation du paiement
• La validation du paiement
• L'archivage

Comment contrôler une facture ?

La première étape du contrôle consiste à vérifier que la facture contient bien toutes les mentions obligatoires :

• Dates (d’émission, d’échéance)
• Numéro de facture ;
• Nom et coordonnées des deux parties ;
• Montant à payer ;
• Frais et pénalités de retard ;
• Taux de TVA et le délai de paiement
• Désignation des marchandises ou prestations.

Ensuite, pour la 2e étape, rapprochez-la de son bon de livraison. Si les mentions obligatoires et les possibles pièces à fournir ne sont pas fournis, la facture peut être rejetée. Il faut donc rapidement contacter le fournisseur pour qu’il réédite la facture.

Lorsqu’il saisit une facture d’achat en comptabilité, le responsable (comptable, expert-comptable, comptable-fournisseur, etc.) commence par séparer les montants :

• Le montant HT de la facture ;
• Du montant TTC ;
• Le montant de la TVA, car celle-ci est déductible des achats professionnels.

Enregistrez ensuite le bon montant dans le compte correspondant :

• Montant HT : à débiter dans le compte de charge « Achats » (601 et 602).
• Montant TTC : à créditer dans le compte 401 « Fournisseurs ».
• Montant de TVA : à débiter est le compte 44566 « TVA déductible sur autres biens et services » pour les achats.

Selon la nature des achats, on utilise des comptes différents pour enregistrer les factures :

Enfin, n'oubliez pas d'inscrire dans le journal comptable, comme le numéro de la facture, sa date d’émission, le montant de la facture ou encore un libellé.