Dématérialisation des factures : 4 avantages pour votre comptable

Qui est concerné par la dématérialisation des factures ?

La dématérialisation des factures est le processus consiste à transformer des factures papier en documents numériques, tout en conservant leur valeur probante. Intronisée par la loi Macron du 6 août 2015, elle concernera progressivement l'ensemble des entreprises du secteur privé d'ici 2026.

La loi Macron a octroyé le droit aux entreprises privées d’accepter les factures électroniques émises par d’autres entreprises privées. Il s’agit donc de factures éditées, transmises, reçues et archivées au format électronique. Ce mode de facturation s’est progressivement imposé du fait de son efficacité et est devenu obligatoire pour :

• Les grandes entreprises privées et les personnes publiques en 2017 ;
• Les entreprises de taille intermédiaire, en 2018 ;
• Les petites et moyennes entreprises, en 2019 ;
• Les microentreprises, en 2020.

Pensez à donc bien vous informer sur les modalités d’édition de vos factures selon votre structure. Sachez qu’une facture initialement conçue sur un support papier puis numérisée, en la scannant ou en la prenant en photo, n’est pas considérée comme numérique.

Quelle est la réglementation concernant la facture électronique et les dates de mise en œuvre ?

Le terme facture électronique désigne une facture créée, envoyée puis reçue par voie électronique. Et pour être conforme à la réglementation, celle-ci doit remplir trois critères :

1. Authenticité : elle doit garantir l’identité de son émetteur ;
2. Intégrité : il doit être impossible de la modifier  ;
3. Lisibilité : elle doit être facilement compréhensible.

Attention, scanner une facture n’équivaut pas à créer une e-facture : celle-ci doit être créée dès le départ de manière digitale.

Afin de permettre à chacune de s’approprier ses nouvelles obligations dans les meilleures conditions, le passage à la facturation électronique est étalonné sur 3 ans :

• À compter du 1er juillet 2024, en réception à l’ensemble des entreprises et, pour l’émission, aux grandes entreprises
• À compter du 1er janvier 2025, pour les Entreprises de Taille Intermédiaire (ETI)
• À compter du 1er janvier 2026, aux Petites et Moyennes entreprises et microentreprises.

Pour facturer leurs clients et payer leurs fournisseurs, les entreprises auront deux options :

• Le portail public de facturation (PPF), la plateforme Chorus Pro ;
• Une plateforme de dématérialisation partenaire (PDP)

Pour en savoir davantage sur la facture électronique : "Facture électronique obligatoire en 2024"

Pourquoi dématérialiser ses factures ? 4 avantages

Dématérialiser vos factures est une excellente décision pour votre entreprise et aura de nombreux avantages :

• Réduction des délais
• Réduction des coûts de traitement
• Renforcement de l'archivage
• Amélioration de l'image de marque

1- La réduction des délais

L’émission des factures est largement simplifiée grâce aux logiciels de facturation. Ils réduisent les risques d’erreurs et le temps alloué à l'édition des documents. De plus, l’envoi et la réception d’une facture dématérialisée sont quasiment instantanés. Cela permettra à vos clients de régler vos factures plus rapidement. Ces derniers en tireront également entière satisfaction puisqu’ils pourront aisément consulter et enregistrer les factures.

2- La réduction des coûts

La production et l’envoi d’une facture dématérialisée sont bien moins onéreux qu’avec une facture papier. En moyenne, le coût d’une facture classique, en comptant le prix des dispositifs nécessaires pour sa production, est estimé à 14 €. L’envoi électronique vous fera économiser papier, encre, timbres et enveloppes, ce qui représente environ 9 €. En outre, sa rapidité d’exécution vous fera gagner du temps, que vous pourrez consacrer à des tâches à plus forte valeur ajoutée.

3- Un archivage infaillible

Les documents numériques vous éviteront de consacrer tout un espace physique à l’archivage de documents papier, soit un gain de place considérable dans vos locaux. Un classement numérique organisé vous permettra également de trouver un fichier plus rapidement, notamment si vous disposez d’un espace dédié. Ce type d’archivage rendra le stockage de vos documents plus sécurisé, puisqu’ils ne seront plus susceptibles d’être perdus ou endommagés.

Astuce sécurité : pensez à paramétrer les droits d’accès à ce type de fichier.

4- Une meilleure image de marque

L’image de votre entreprise est un point clé à sa réussite. En réduisant votre volume papier, vous limitez l’impact environnemental de votre activité qui devient soucieuse de son environnement. De quoi plaire à de nombreux clients, prospects et autres fournisseurs. Au-delà de l’intérêt écologique, c’est aussi en uniformisant vos factures que votre professionnalisme sera remarqué.

Comment mettre en place la dématérialisation des factures ?

Le choix revient aux entreprises de se doter d’une solution adaptée au volume de factures qu’elles gèrent. De nombreuses plateformes en ligne se sont développées, sur un segment de la dématérialisation, ou sur la totalité de ce processus.

La première étape consiste à créer un compte sur la plateforme de dématérialisation. Une fois votre compte créé, vous devez suivre les instructions pour mettre en place une nouvelle relation fournisseur. Une fois que c'est fait, vous pouvez commencer à envoyer des factures via votre plateforme en ligne.

Chez Libeo, nous avons concentré nos efforts pour vous proposer une plateforme qui vous permet de dématérialiser, centraliser et payer vos factures en quelques clics, dans le respect de la législation et de manière simple et intuitive.

Afin d'utiliser ce service, vous devez d'abord créer un compte. Cette étape est gratuite et vous permettra de :

• Centraliser tous vos documents de facturation en un seul endroit.
• D'accéder à vos factures de n'importe où (sur le web ou sur des appareils mobiles)
• Avoir une vue d'ensemble de toutes vos dépenses par mois ou par fournisseur
• Payer vos fournisseurs directement depuis la plateforme (sans compte bancaire requis).

L'étape suivante consiste à relier votre compte bancaire pour le paiement des factures. Pour ce faire, vous devez présenter une preuve d'identité (carte d'identité), soit par courrier postal, soit par un document électronique envoyé par e-mail.

Une fois cette étape terminée, vous pourrez payer vos factures directement sur notre plateforme en utilisant l'un de nos modes de paiement : paiement en un clic, paiement à échéance, paiement programmé, versement d'un acompte, etc.

Il vous faut tout de même prendre quelques précautions en prévision de cette dématérialisation :

• Prévenez les services concernés, ainsi que vos clients et fournisseurs ;
• Transmettez les données à l’administration fiscale ;
• Formez votre personnel à la gestion des factures électroniques (signature électronique et manipulation de l'outil, par exemple).

Libeo a été conçu pour répondre aux besoins des dirigeants d'entreprise et de leurs équipes. La plateforme se synchronise avec toutes les banques européennes et est compatible avec tous vos logiciels de production comptable ou de pré-comptabilité.