Relance paiement : comment préserver la relation client ?

Comment relancer un paiement ?

La relation avec le client est essentielle, mais elle peut être mise à l’épreuve lorsqu’on est confronté à une facture impayée. La première chose à retenir est qu’un rappel de paiement est différent du recouvrement de créances, et ne doit jamais être utilisé comme une menace ou une intimidation.

Un rappel de paiement doit être envoyé dès que vous constatez un problème, et avant qu’il ne prenne de l’ampleur. La relance de paiement doit être amicale et utile. En effet, l’envoi de rappels trop fréquents ou agressifs peut donner au débiteur le sentiment d’être harcelé et peut même le pousser à la faillite. Il est donc important de savoir comment envoyer des rappels sans perdre la confiance de vos clients. Comment relancer un client pour paiement ? Notre exemple.

Comment demander poliment le paiement d’une facture ?

Voici quelques suggestions :

• Contactez personnellement le client par téléphone ou mail.
• N’utilisez pas de lettre type ; rédigez votre propre message et personnalisez-le autant que possible.
• Soyez amical(e) et poli(e), mais aussi sûr(e) de vous et ferme.
• Expliquez clairement ce que vous attendez du client (remboursement). Ne faites pas de menaces et n’utilisez pas de langage agressif (par exemple, « payez ou sinon »).
• Veillez à ce que votre message soit clair et compréhensible pour toutes les personnes concernées, y compris la personne qui paiera effectivement (s’il y en a une).

Si vos tentatives par téléphone n’aboutissent pas. Vous pouvez envoyer une relance pour facture impayée par mail. Cela vous permet de conserver une trace écrite de vos échanges. Là encore, sans réponse de votre client débiteur, vous pouvez passer à l’étape suivante : la lettre de relance.

Comment écrire une lettre de relance de paiement ?

Votre client ne répond ni à vos mails ni à vos appels. Vous avez donc décidé de lui envoyer une lettre de relance de paiement. Soit. C’est un bon moyen de rappeler aux clients leur solde impayé et la nécessité de le régler. Avant toute chose, veillez à ce que votre lettre de relance reste courtoise, mais efficace :

• Indiquez toujours la date d’émission sur toutes vos lettres ; c’est important non seulement pour des raisons juridiques, mais aussi par courtoisie.
• Commencez par une formule de salutation telle que « Madame, Monsieur » ou « À qui de droit » et terminez par votre nom et votre signature.
• Indiquez clairement le montant dû et le délai de paiement. Indiquez toutes les informations pertinentes : montant des arriérés, des intérêts courus, le montant supplémentaire à payer pour éviter les actions de recouvrement, etc.
• Mentionnez des conversations antérieures sur des plans de paiement ou des remises.
• S’il y a des offres spéciales que vous souhaitez partager avec vos clients, incluez-les également dans votre lettre.
• Gardez toujours un ton poli et professionnel, même si vous avez déjà envoyé plusieurs rappels sans obtenir de réponse de leur part.

Pas inspiré(e) ? Découvrez nos modèles de lettre de relance pour facture impayée :

• Lettre de relance facture impayée : 1ème relance
• Lettre de relance facture impayée : 2e relance

La préservation de vos relations commerciales ne doit pas se faire au détriment de votre trésorerie. Au fur et à mesure de vos lettres, n’hésitez pas cependant à monter en fermeté. Au bout du 3e rappel de relance pour facture impayée, envisager une mise en demeure.

Trop de relances de paiement ? Automatisez vos encaissements clients.

Le suivi des retards de paiement est une situation délicate, difficile à gérer. Surtout avec les « gros » clients ou les clients réguliers. Vous devez faire preuve de prudence pour ne pas compromettre vos relations, mais il aura l’ascendant sur la relation, et peut vous mettre dans situation inconfortable financièrement.

Une solution consiste à externaliser le suivi et l'encaissement de vos factures, de sorte que les rappels ne soient plus assimilés à votre entreprise, mais à l’agent chargé de les effectuer. De cette façon, vous pouvez vous assurer que vos rappels sont polis et professionnels sans être associés à directement à votre entreprise.

Cela permet aux entreprises qui utilisent cette méthode de suivre leurs comptes clients, ce qui est une façon de contrôler la gestion de la trésorerie.

Foire aux questions

Quand envoyer une lettre de relance ?

Vous pouvez envoyer une lettre de relance dès que le délai de paiement de la facture est écoulé. Si, au bout de la 3e lettre de relance, la facture reste impayée, envisagez d'envoyer une lettre de mise en demeure.

Comment envoyer une relance de paiement en anglais ?

Vous traitez avec des clients anglophones ? Voici comment leur envoyer une relance de paiement dans leur langue en bonne et due forme :

(Date)
(Addressee)
Address)
(Anywhere, UK)

Dear sirs/madams :
We enclose our statement of account showing an amount overdue for payment of : (indiquez le montant)
Invoice n° date of invoice amount

Alternative : ( Our records show that the following invoices are past due) :

We would appreciate a prompt payment on receipt of this letter.
If you have already, please ignore this notice.
Sincerely