Comment facturer une prestation de service ?

Premièrement, votre facture doit être rédigée en français si vous et votre client sont en France. Dans le cadre d’une relation commerciale internationale, vous pouvez utiliser une autre langue.

Vous pouvez utiliser un outil de traitement de texte (type Word ou Google Docs) pour créer votre facture. Vous pouvez aussi utiliser le modèle de facture disponible en téléchargement sur le site entreprendre.service-public.fr/. Ou encore, utilisez un outil de design graphique en ligne comme Canva ou PowerPoint.

Sur la forme de la facture de prestation de service, les professionnels sont libres de choisir la police et le design qui leur convient, mais pour être valide juridiquement, la facture doit répondre à un certain nombre de critères. À commencer par la présence des mentions obligatoires.

Les mentions obligatoires

Quel que soit votre secteur d’activité, vos factures de prestations de service doivent obligatoirement faire apparaître toutes les mentions obligatoires :

• La date d’émission et le numéro de la facture
• La forme juridique de la société
• Les coordonnées de l’émetteur.
• L’identité du récepteur
• Le numéro d’identification de TVA
• Le détail des produits ou services vendus et/ou le nombre d’heures consacrées
• Les montants HT et TTC
• Les majorations : frais d’emballage, de transport, etc. ;

Depuis octobre 2022, vous devez en plus mentionner sur vos factures :

• En cas de vente auprès de professionnels [B2B], le numéro SIREN ou SIRET du client
• L’adresse de livraison des biens [si elle est différente de l’adresse de facturation].
• La nature de l’opération (livraisons de biens, prestations de services ou les deux).
• L’option pour le paiement de la TVA d’après les débits.

N’oubliez pas de mentionner le nom et l’adresse du siège social de l’entreprise. Sur ce point, les informations à inscrire dépendent de votre statut ;

• Vous êtes commerçant(e) : inscrivez votre numéro d’immatriculation au registre du Commerce et des Sociétés (RCS) et la ville de greffe d’immatriculation ;
• Vous êtes artisan [te] : renseignez vos numéros Siren et numéro d’immatriculation au Répertoire des Métiers (RM) et de votre département d’immatriculation ;
• Vous êtes entrepreneur(e) individuel [le] : inscrivez vos noms, prénoms et éventuellement votre nom commercial ;
• Vous êtes une société : indiquez votre dénomination sociale, votre numéro Siren, votre code NAF ou code APE SCI, par exemple, du statut juridique et de la somme du capital social.

Les taux de TVA

Généralement, le taux de TVA qui s’applique pour une prestation de service est de 20 %. Mais cela peut varier : pour certaines activités, vous pouvez bénéficier de taux réduits de TVA, à appliquer sur vos factures.

Source : entreprendre.service-public.fr

La numérotation

Toutes les factures doivent porter un numéro unique, c’est la règle. La numérotation doit se faire dans l’ordre chronologique, sans blanc ni erreur dans la séquence des numéros.

Sur la forme des numéros, la loi n’impose aucun format [pourvu que les factures soient établies dans l’ordre]. Vous pouvez opter pour une numérotation classique [1, 2, 3, 4, 5], en chiffres romains [I, II, III...] ou encore en ajoutant un préfixe [2023-001, 2023-002, 2023-003…].

Est-il obligatoire de facturer une prestation de service ?

Pas toujours. En tant qu’entreprise ou micro-entreprise, vous devez facturer vos prestations de services dans les cas suivants ;

• Vos clients sont des professionnels (entreprises, micro-entreprises, professions libérales, etc.)
• Le montant de vos prestations de services dépasse 25 €, quel que soit le bénéficiaire (professionnel ou particulier)

Pour facturer une prestation de service en tant qu’auto-entrepreneur, vous devrez obtenir un numéro de SIRET. Ce numéro vous sera automatiquement attribué après avoir immatriculé votre société directement sur le guichet des formalités des entreprises.

Étant donné qu’un auto-entrepreneur bénéficie en général d’une franchise en base de TVA, vous devrez inscrire sur toutes vos factures, en bas, la mention « TVA non — applicable selon l’article 293B du Code général des Impôts ».

En tant qu’auto-entrepreneur, suis-je concerné par la facture électronique ?

Dans le cadre de la réforme de la facturation électronique, les échanges directs de factures entre clients et fournisseurs (mail, fax, courrier, remise en main propre, etc.) seront supprimés. Pour émettre et recevoir des factures, il faudra passer soit par :

• Le Portail Public de Facturation (PPF)
• Une Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP) comme Libeo

Les factures électroniques ne sont pas obligatoires dans tous les cas. En tant que micro-entreprise ou auto-entrepreneur(e) vous êtes tenu(e) d’émettre des factures électroniques si et uniquement si ;

• Vous facturez des clients professionnels, c’est-à-dire dans vos relations commerciales « Business To Business » ou « B2B ».
• Vous facturez au sein du territoire français
• Votre activité est soumise à la TVA, et ce même si vous bénéficiez de la franchise en base de TVA : vous serez quand même tenu(e) de recevoir et d’émettre des factures électroniques.

En revanche, si vos clients sont des particuliers : rien ne change pour vous. Vous pouvez continuer de facturer au format papier ou numérique, sans devoir passer par une plateforme de facturation électronique. Idem si vos prestations de service portent sur des opérations exclues de l’obligation à la facturation électronique, à savoir les domaines de la santé, de l’enseignement, de la formation, de l’immobilier, de l’assurance, etc.

Enfin, si vous effectuez vos transactions au niveau international, au sein au sein de l’Union européenne par exemple, vous pouvez donc continuer à émettre des factures papier ou numérisées.

Vous ne pouvez pas facturer une prestation de service en tant que « simple » particulier. Pour facturer une prestation ou une livraison de marchandises, vous devez obtenir un numéro de SIRET. Pour cela, vous devez vous immatriculer en tant que micro-entrepreneur via le Guichet unique, géré par l’Institut National de la Propriété Industrielle (INPI).

Dans le cadre de la loi anti-fraude à la TVA, il est strictement interdit de supprimer ou d’annuler carrément une facture. Tout manquement à cette règle expose l’entrepreneur à une amende de 15 €, sans excéder le 1/4 du montant de la facture.

Cependant, des erreurs peuvent arriver et dans ce cas, il est nécessaire de pouvoir rectifier le tir et corriger la facture. Pour « annuler » une facture dans les règles, commencez par vérifier si elle a déjà été payée ou non.

• La facture a déjà été payée : vous devrez émettre une facture d’avoir. Cette nouvelle facture portera la mention « avoir » et mentionnera la facture initiale concernée, la date et le motif de l’annulation.
• La facture n’a pas encore été payée : vous devrez émettre une facture rectificative. Cette facture devra porter son propre numéro (vous ne pouvez pas reprendre celui de la facture d’origine) ainsi que la mention « annule et remplace la facture n° XXXX-XX ».

Attention, même si vous émettez une facture d’avoir ou une facture rectificative, vous devez conserver l’originale.

Même ponctuelle, toute prestation de service nécessite une immatriculation de son exécutant tant micro-entrepreneur et l’obtention d’un numéro de SIRET. Autrement dit, il est impossible de facturer sans avoir de statut, même si le montant de la prestation de service n’est que de quelques dizaines d’euros.

Non, le temps limite pour facturer un client prévu par la loi ne peut pas dépasser 1 mois. Pour une prestation de services, la facture doit être émise au plus tard le 15 du mois suivant celui au cours duquel la prestation a été réalisée.