Comment actualiser une base de données fournisseurs ?

Base de données fournisseurs : définition

Dans les organisations qui traitent avec des fournisseurs pour leur activité, la comptabilité fournisseur a la charge d’inventorier, classifier et actualiser les informations relatives aux fournisseurs dans une base de données. C’est la base fournisseurs, dans laquelle chaque prestataire externe possède sa fiche détaillée. Un fichier fournisseurs comprend l’ensemble des données nécessaires au traitement fournisseur par l’organisation :

• Données administratives, financières (Siren, raison sociale, forme juridique, numéro de TVA, code NAF, etc.)
• Contacts,
• Actualités,
• Contrats en cours
• Cahiers des charges,
• Produits référencés,
• Tarifs négociés,
• Chiffre d’affaires prévisionnel
• Historique des contacts, des paiements

Ce carnet d’adresses professionnelles sert à inventorier l’ensemble des fournisseurs d’une entreprise, leur contact, leurs informations légales, mais aussi (et surtout) l’historique de leurs paiements et les commandes et contrats en cours.

Pourquoi la mise à jour de la base de données fournisseurs est indispensable en entreprise

La gestion des données de base des fournisseurs, ainsi que leur mise à disposition centralisée dans une base de données accessible, est des composantes essentielles de la réussite de l’entreprise. Cette base de données doit être à la fois sécurisée et consultable par les collaborateurs, et mises à jour régulièrement.

En effet, un paiement non enregistré, une facture non comptabilisée, et c’est toute la dette fournisseur qui est impactée (et fausse). Pour gérer et anticiper au mieux les entrées et sorties d’argent de l’entreprise, l’organisation doit garder une visibilité sur l’encours fournisseur en permanence.

Pour cela, la tenue à jour régulière du fichier fournisseur doit entrer au plus vite dans les habitudes comptables de l’organisation. Pour alléger la charge administrative liée à la gestion des données d’une part, mais aussi dans un souci de préserver la relation fournisseur.

En plus du gain de temps, la base de données fournisseurs permet d’éviter les doublons. Cauchemar des services comptables et financiers, les doublons de fournisseurs et de factures font partie des erreurs les plus courantes, et les moins rattrapables… Avec un fichier fournisseur actualisé et bien tenu, les doublons sont évités en raison de l’identification univoque d’une entreprise, à partir de son numéro de TVA, le DUNS number ou encore sa région.

Certains CRM et ERP incluent dans leur système le partage des données avec les fournisseurs. De cette façon, les prestataires doivent uniquement gérer leurs données de base dans un système central, accessible à toutes les entreprises impliquées.

Résultat ? Une charge administrative et comptable réduite, côté acheteur comme fournisseur. La gestion des fournisseurs mais également la collaboration entre les entreprises s’en trouve facilitées. La mise à jour des données est plus fluide, plus rapide, et offre une vue à la fois globale et détaillée de l’état de la facturation pour chaque fournisseur.

Comment créer une base de données fournisseurs ?

Se servir d’Excel

Il est facile de trouver des exemples de base de données Excel à télécharger en ligne. Il suffit de créer un nouveau fichier et d’y ajouter le nombre de colonnes voulues (identité, contact, contrat, factures en cours, etc.). Le tout est de bien définir les catégories et classifications que vous souhaitez afficher dans votre fichier fournisseur, par exemple :

• Désignation ;
• Contact ;
• Coordonnées (adresse, ville et pays) ;
• Numéro de TVA ;
• Nombre de factures ;
• Mode de règlement ;
• Montant total des factures ;
• Prix unitaires HT et TTC.

Une option simple et rapide, mais extrêmement limitée, notamment en matière de sécurisation et de cohérence des données. La gestion de la base de données fournisseurs a beau être une tâche chronophage et répétitive, si elle est négligée, c’est toute la chaîne logistique et le circuit de production et d’approvisionnement qui sont impactés.

S’il est mal paramétré, le répertoire fournisseur Excel va rapidement générer des erreurs et des incohérences et fausser la comptabilité. Pour cette raison, gérer ses fournisseurs sur Excel est risqué pour les organisations qui traitent des volumes de factures importants. De plus, la mise à jour d’une base de données sur Excel nécessite des connaissances techniques. Tandis que les nouvelles solutions digitales apportent en plus une automatisation des processus les plus techniques et répétitifs.

Utiliser un ERP ou un CRM

Dans les organisations qui enregistrent des flux de transactions importants et réguliers, les équipes comptables et opérationnelles gèrent les fichiers clients et fournisseurs au moyen d'un CRM ou un ERP.

La plupart des systèmes modernes de CRM (Customer Relationship Management) et des progiciels intègrent une base fournisseur et client dans leurs fonctionnalités. Les entreprises peuvent importer directement leurs contacts et prospects dans leur système interne via une interface correspondante. Mais avec les progrès technologiques, certaines plateformes vont plus loin en offrant la possibilité d’adosser la base fournisseur à une solution de paiement pour couvrir l'ensemble du cycle d'achat.

Libeo : regroupez le paiement et la comptabilité dans votre base fournisseur

Solution de paiement B2B et de gestion des factures, Libeo intègre la double fonctionnalité de pré-comptabilité et paiement des fournisseurs. De cette façon, un seul espace est nécessaire pour :

• La création et actualisation des fiches fournisseurs ;
• La planification et validation des paiements ;
• Le suivi et la catégorisation des factures ;
• La visualisation des comptes comptables
• Le versement d’acomptes ;
• L’analyse et la gestion de trésorerie et des flux bancaires.

Comment gérer les fournisseurs dans Libeo ?

Depuis votre espace Libeo, vous pouvez créer une base fournisseur complète et détaillée, mais aussi valider et programmer des paiements :

Actualiser une base de données fournisseur est très simple avec Libeo. Depuis votre espace Libeo, rendez-vous dans la rubrique « Contacts » dans le menu situé à gauche :

Dans cette rubrique, vous pouvez effectuer l’ensemble des mises à jour :

• Créer / Supprimer une fiche fournisseur ;
• Ajouter un contact ;
• Ajouter une adresse ;
• Télécharger un document (contrat, catalogue, CGV, etc.) ;
• Importer une facture ;
• Payer une facture.

FOIRE AUX QUESTIONS

Comment actualiser une base de données clients ?

La plupart des CRM intègrent une solution de mise à jour ou utilisent un agrégateur de données d’entreprise pour enrichir et actualiser leur base de données clients. Si vous n’êtes pas certain de l’exactitude des informations renseignées par un de vos contacts, vous pouvez lui envoyer une lettre de mise à jour de base de données clients dans laquelle vous lui demander de confirmer que ses données sont toujours valides.