Comment créer un fichier fournisseur avec Libeo ?

Vous pouvez également voir leur statut de paiement et suivre les commandes. En plus de cela, vous pouvez créer un fichier fournisseur avec les données collectées sur le site web d’un fournisseur ou même importer vos données existantes depuis Excel.

Fichier fournisseur : définition

Le fichier fournisseur sert à cataloguer les informations relatives aux partenaires externes à l’entreprise. Aussi appelé fiche fournisseur, ce fichier contient les coordonnées du fournisseur, mais également :

• Ses coordonnées bancaires ;
• Les préférences de paiement ;
• Les date d'échéances par défauts
• Les documents rattachés (contrats, factures, échanges, etc.) ;
• L’historique des achats et des paiements ;

Plus qu’un simple inventaire des prestataires, le fichier fournisseur est un outil de gestion et de suivi des relations commerciales. Intégré à la base des fournisseurs, il permet, en un clin d’œil, d’avoir accès au suivi des paiements et des factures d’un prestataire.

Le fichier fournisseur : une base de données sensible

Le monde des fournisseurs est en constante évolution et les fournisseurs devraient l’être aussi. Il y a une offre de nouveaux fournisseurs sur le marché chaque mois, dont beaucoup ne sont même pas associés à une entreprise spécifique. Bien qu’il semble contre-intuitif de commencer à rassembler les factures des fournisseurs en un seul endroit, cela peut vraiment aider à rationaliser vos processus et à communiquer avec les fournisseurs. Instantanément.

C’est tout particulièrement vrai dans les petites et moyennes entreprises, et notamment dans certains secteurs comme l’hôtellerie-restauration, qui dépendent beaucoup de leurs fournisseurs. Avec un fichier fournisseur à jour, chaque prestataire a son compte commercial, son contact dédié auprès de l’entreprise, son historique de paiement, etc. Le fait de disposer de ces informations en un seul endroit peut faciliter grandement le travail des collaborateurs impliqués. Le fichier fournisseur permet de centraliser les informations, mais aussi les factures, les contrats et les reçus de chaque fournisseur.

Lire aussi : Comment centraliser ses factures de différents fournisseurs ?

La perte de données dans la chaîne d’approvisionnement est inévitable. Entre l’erreur humaine, la tenue incomplète ou incorrecte des fichiers, l’altération de leurs contenus et les problèmes liés au paramétrage des droits d’équipe, garder sa base fournisseur propre et fiable au quotidien est un devenu un véritable enjeu.

C’est ce qui rend les bases de données fournisseurs si importantes — elles constituent une défense à trois niveaux contre : la fraude, le vol et la perte.

C’est aussi pour cela qu’on préférera un outil sécurisé plutôt qu’une gestion des fiches fournisseur sur Excel, par exemple. De même, sauvegarder ses fiches fournisseur en PDF n’évite pas la perte de document.

Comment créer un fichier fournisseur

Pour chaque nouveau fournisseur dans votre organisation, vous devez lui créer une fiche. Si vous utilisez un progiciel ou un CRM, cette fonctionnalité est incluse dans les paramètres de l’outil. Vous pouvez créer des modèles par catégories, selon les profils de prestataires, ou ajouter directement un nouveau fichier, sans modèle.

Si votre organisation compte peu de fournisseurs et enregistre des mouvements bancaires peu importants, vous pouvez très bien créer votre fichier fournisseur sur Excel. Pour créer un tableau fournisseur sur Excel, ou trouver un modèle de fiche fournisseur sur Word à utiliser.

Pour créer une nouvelle fiche fournisseur dans Libeo, cliquez sur « Ajouter un fournisseur » puis rechercher votre fournisseur par son nom ou numéro de SIRET. Une fois celui-ci identifié, cliquez sur « Enregistrer« . Votre nouveau prestataire apparaît désormais dans votre réseau de fournisseurs, vous n’avez plus qu’à compléter sa fiche avec :

• Les dernières factures (le cas échéant) ;
• Les documents attachés (idem) ;
• Le(s) contact(s) associé(s) ;
• La date d’échéance des factures.

Vous pouvez également créer un fournisseur à partir d’un contact ou d’un document, ou ajouter une nouvelle fiche à partir d’un exemple existant. Avec Libeo, c’est très simple : une fois votre compte activité, il vous suffit, dans la rubrique « Contacts, » de cliquer sur "Importer mes fournisseurs" :

De là, vous avez la possibilité d’importer directement vos fournisseurs dans Libeo grâce au modèle Excel de document à remplir et importer. Il s’agit d’un fichier fournisseur au format Excel vierge. Remplissez-le en précisant à chaque fois ;

• La désignation ;
• Le numéro de SIRET ;
• L’IBAN ;
• Le compte auxiliaire ;
• Le mode de paiement par défaut du fournisseur.

Une fois complétée, la fiche fournisseur se présente ainsi :

Comment optimiser la tenue du fichier fournisseur avec Libeo ?

Avec le développement continu de la chaîne d’approvisionnement, il est important de garder la trace des fournisseurs. Dans le monde moderne, ce processus est automatisé par la plupart des progiciels et CRM. Cependant, parfois, lorsqu’on a affaire à plusieurs dizaines de fournisseurs au sein d’une même organisation, il peut être difficile de trouver le moyen le plus efficace de les gérer et de garder sa base fournisseurs actualisée en permanence. Pourtant, la tenue à jour du fichier fournisseur est capitale pour éviter les retards de paiement, la perte de données et plus généralement la mauvaise communication autour d’un fournisseur.

C’est là qu’une plateforme comme Libeo, spécialisée dans la gestion des factures fournisseurs, entre en jeu. Lorsqu’il s’agit de factures, leur capacité à être gérées et payées par une plateforme en ligne améliore considérablement le processus. Depuis votre espace Libeo, vous pouvez accéder à l’ensemble de vos fiches fournisseurs et gérer votre base :

• Partager votre liste de fournisseurs avec les personnes avec lesquelles vous travaillez régulièrement
• Partager avec des fournisseurs potentiels ;
• Ajouter/supprimer une fiche fournisseur ;
• Mettre à jour les informations de contact/de paiement ;
• Ajouter un document (contrat, CGV, etc.) ;
• Importer une liste de fournisseurs depuis un ordinateur.