Comment envoyer une relance pour facture impayée ?

Quand faut-il envoyer une relance pour facture impayée ?

L’un de vos clients ne vous a pas réglé une facture pourtant arrivée à échéance ? C’est le moment de lui envoyer une relance pour facture impayée afin de l’informer et de lui rappeler qu’il vous doit de l’argent.

Dans la mesure où cette défaillance peut résulter d’un simple oubli ou d’une difficulté financière ponctuelle, il est important de débuter la procédure de recouvrement à l’amiable. Bien que cette étape ne soit pas obligatoire, elle permet de recouvrir un grand nombre de factures impayées.

Si la première relance ne produit pas de résultats, vous pouvez envoyer une deuxième, voire une troisième relance. Si malgré toutes vos tentatives votre client ne vous répond pas, vous pouvez passer à l’étape suivante : l’envoi d’une lettre de mise en demeure. Sachez tout de même que plus vous enverrez de relances, et plus vos clients retardataires prendront l’habitude d’attendre l’envoi de courriers multiples avant de vous régler. Dans ce cas, mieux vaut envoyer une mise en demeure dès la première relance laissée sans réponse.

Bon à savoir : si une relance doit être envoyée dès que la facture est arrivée à échéance, il existe également un délai de prescription au-delà duquel il devient très difficile d’exiger le paiement d’une facture impayée. En effet, le délai de prescription est de 2 ans pour un client particulier, 5 ans pour un professionnel. Une fois le délai écoulé, il est toujours possible d’envoyer une relance à l’amiable, mais rien n’oblige le client à régler la facture.

Quelle solution utiliser pour l'envoi d'une relance de facture impayée ?

Vous avez envoyé une facture à l’un de vos clients et il ne vous a toujours pas réglé ? La première chose à faire est de contacter votre client par téléphone pour le lui rappeler. Si votre appel n’aboutit pas, vous pourrez alors lui envoyer une relance pour facture impayée.

Envoyer un mail ou un courrier

Que la relance soit envoyée par mail ou par courrier, elle doit comporter un certain nombre de mentions comme :

• Les informations personnelles du créancier et du client ;
• Les références de la facture impayée ;
• Le montant dû ;
• Une nouvelle date limite de paiement ;
• Une copie de la facture impayée pour optimiser les chances qu’elle soit réglée rapidement.

Cette première relance est envoyée pour signifier au client son obligation de vous régler. Elle peut être envoyée par courrier simple et n’a pas l’obligation d’être transmise en recommandé. Elle ne produit aucun effet ? Vous pouvez envoyer une deuxième relance indiquant cette fois à votre client que sans règlements de sa part, vous engagerez une procédure judiciaire pour obtenir réparation du préjudice.

Si juridiquement la relance pour facture impayée n’est pas obligatoire pour agir en justice, il est préférable de débuter la procédure de recouvrement par une demande à l’amiable. En effet, cette étape permet de comprendre pourquoi le client n’a pas procédé au paiement de la facture. Il s’agit d’ailleurs bien souvent d’un oubli, d’une facture perdue ou encore d’une difficulté passagère. L’envoi d’une relance amiable permet ainsi d’informer le client de son oubli ou de sa défaillance tout en préservant les bonnes relations commerciales que vous entretenez.

Bon à savoir : une relance pour facture impayée ne doit pas être envoyée de manière trop répétitive au risque d’être considérée comme une pratique illégale.

Envoyer une mise en demeure

Si les deux premières lettres de relance n’ont pas produit les effets escomptés, vous pouvez envoyer une dernière relance. Il s’agit alors d’une mise en demeure qui doit être adressée par courrier recommandé avec accusé de réception. Cette lettre indique que le client doit régler la totalité de la facture sous un délai défini (sous huitaine ou quinzaine par exemple) sous peine de saisir les services juridiques compétents.

Alors que les premières relances pour facture impayée ne produisent aucun effet juridique, ce n’est pas le cas de la mise en demeure. Ce document permet en effet de constater le retard de paiement et de placer votre client en état d’impayé. Elle permet ainsi de déclencher une procédure judiciaire pour obtenir le règlement de votre facture.

Bon à savoir : que ce soit pour la rédaction de votre lettre de relance de facture impayée ou de votre mise en demeure, vous pouvez solliciter l’aide de professionnels qualifiés tels qu’un avocat ou un huissier de justice.

Éviter un prochain impayé, c'est possible !

Pour limiter le risque de factures impayées et les conséquences financières qui en résultent, il est essentiel de mettre en place un processus de gestion des factures. De votre côté, vous pouvez montrer l’exemple en devenant un payeur modèle, régulier et fiable.

C’est possible avec une solution de gestion des factures comme Libeo, qui vous permet de centraliser vos pièces comptables mais aussi d'automatiser le processus de paiement :

• Programmation des paiements ;
• Options de paiement multiples (immédiat, à échéance, à date, versement d'acompte) ;
• Envoi de notifications de paiement ;
• Circuits d'approbation des factures et des paiements en équipe.
• Règles d'automatisation pour les paiements récurrents et répétitifs

Dans la mesure où il s’agit d’un travail exigeant particulièrement chronophage, il faut vous doter de solutions digitales adaptées, comme LegalCity. Vous pourrez ainsi obtenir facilement une liste de factures impayées pour procéder plus facilement à l’envoi des relances correspondantes. Le suivi des factures impayées permet alors à votre entreprise d’optimiser sa trésorerie en suivant le cycle de chaque facture, de son édition à son règlement.

D’autres solutions peuvent être mises en place pour éviter les factures impayées comme :

• Vous renseigner sur la solvabilité du client avant de faire affaire avec lui ;
• Mettre en place un processus de rappel des échéances lorsque la date approche ;
• Soigner la rédaction des documents commerciaux (conditions générales de vente, factures…) ;
• Prévoir des pénalités de retard ;
• Proposer différents modes de paiement (chèques, virements…) ;
• Demander un acompte ;
• Proposer un escompte en cas de paiement en avance.

Lire aussi : Comment calculer le montant des pénalités de retard ?

Les factures impayées sont un véritable fléau pour les entreprises qui en sont victimes. Si de nombreuses solutions existent pour les éviter, il ne faut pas hésiter à envoyer des relances pour factures impayées lorsque le cas se présente.