Know Your Suppliers (KYS) : s'assurer de la solvabilité de ses fournisseurs

KYS : définition

La capacité à gérer efficacement vos relations avec les fournisseurs est un élément essentiel des bonnes pratiques commerciales. Au-delà de l’aspect comptable et administratif, elle témoigne de la considération dont elle fait preuve envers ses fournisseurs.

Le processus KYS (Know Your Suppliers) est un élément clé de la gestion de la chaîne d'approvisionnement, car il vous permet de mieux connaître vos fournisseurs, ce qui vous donne la possibilité d'atténuer tout risque lié à ces derniers. Il consiste à effectuer un contrôle préalable sur chaque fournisseur potentiel avant d'entamer une relation commerciale ou de prendre une décision d'investissement.

Pour accompagner les entreprises dans le déploiement de ces procédures, des solutions spécialisées ont vu le jour. C’est le cas de Provigis, une solution de conformité fournisseurs à destination des PME et grandes entreprises.

Le KYS peut être utilisé pour tous les types de fournisseurs, des grands partenaires aux petits sous-traitants. Mais aussi pour évaluer de nouveaux fournisseurs si aucune autre information n'est disponible à leur sujet. Il est important que ce processus soit réalisé régulièrement (au moins une fois par an), particulièrement lorsque vous traitez avec des fournisseurs dont les modalités de paiement évoluent. Ou qui ont un historique de retard ou de non-paiement dans le passé.

Concrètement, le KYS est un processus de due diligence des fournisseurs. Cette vérification vise à s’assurer qu’ils respectent :

• Leurs dates de livraison,
• Leurs normes de qualité,
• Et leurs obligations financières.

Cette pratique de vérification tire son origine de deux textes de loi : la loi Sapin 2, relative à la transparence, à la lutte contre la corruption et à la modernisation de la vie économique, et la loi sur le devoir de vigilance. Sur ce point, elle est proche de la Piste d’Audit Fiable (PAF), une documentation du cheminement des opérations, de leur documentation et de leur contrôle en entreprise.

Pourquoi mettre en place une procédure KYS ?

Un système de gestion des factures peut vous aider à entretenir des relations positives avec vos fournisseurs, à réduire les coûts, à améliorer le flux de trésorerie et à accroître la rentabilité. Si une facture n’a pas été payée dans les 60 jours, elle est considérée comme une créance en souffrance. Cela peut conduire à des amortissements de créances douteuses. Voir à une procédure d’insolvabilité à l’encontre de votre entreprise si elle prend trop de temps pour rembourser la dette.

L'approche KYS est un processus systématique et complet, qui prend en compte les risques liés à la gestion de la chaîne d'approvisionnement et vise à identifier et à gérer ces risques. L'objectif de KYS n'est pas seulement de prévenir les pénuries d'approvisionnement mais aussi de protéger votre entreprise contre les fraudes et autres pratiques illicites.

La procédure KYS vous permettra de :

• Réduire le temps passé à relancer vos fournisseurs pour des factures impayées ;
• Réduire le temps passé à gérer les pénalités de retard ;
• Améliorer la trésorerie, car vous serez payé plus rapidement ;
• Améliorer les relations avec les fournisseurs, car vous éviterez qu’ils s’énervent de ne pas être payés.

L’équivalent existe entre une entreprise et ses clients. On parle alors de Know Your Customer (KYC). Très employée dans le milieu de la banque, la procédure KYC permet la collecte et la mise à jour des données client. Ceci afin d’assurer la conformité aux obligations de lutte contre le blanchiment d’argent, la fraude, l’évasion fiscale et le financement du terrorisme. Ces deux procédures (KYS et KYC) participent à la gestion des risques liés aux tiers.

Le saviez-vous ? La fraude au faux fournisseur représente 48 % des tentatives d’escroquerie en entreprise. C’est pourquoi il est nécessaire de valider l’identité de ses fournisseurs, afin de maîtriser sa chaîne d’approvisionnement, du fournisseur au client et d’avoir une base fournisseur de qualité.

Le processus KYS se compose de trois étapes principales :

• L'identification : La première étape consiste à identifier les fournisseurs potentiels en fonction des besoins et des exigences de votre entreprise. Cela vous aidera à déterminer si l'un d'entre eux a déjà été sanctionné par les autorités ou a rencontré des problèmes relatifs aux normes sanitaires et de sécurité ou des violations des droits du travail.
• Diligence raisonnable : une fois les fournisseurs potentiels identifiés, vous devez effectuer une due diligence pour vous assurer de leur solvabilité. Ces vérifications peuvent comprendre l'examen de documents tels que les comptes de résultats, les déclarations fiscales, les statuts, etc., ainsi que la vérification des antécédents dans des bases de données publiques comme le BODACC ou Infogreffe.
• Prise de décision et gestion du contrat

Know Your Supplier : Checklist

En tant que chef d’entreprise avisé, vous devriez appliquer une forme de procédure KYS à tous vos fournisseurs. Lors de la phase de sourcing, le Know Your Supplier peut prendre la forme d’un questionnaire, à adresser à vos prestataires potentiels.

Que vous achetiez directement auprès du fournisseur ou auprès de ses sous-traitants, suivez cette procédure pour vous assurer d’obtenir le meilleur rapport qualité-prix possible.

1. Faites des recherches sur votre fournisseur — avant de commander des marchandises, assurez-vous d’avoir fait des recherches sur le fournisseur. Où sont fabriquées les marchandises ? À quelles normes répondent-elles ? Sont-ils certifiés comme étant des produits sûrs ? Quels matériaux ont été utilisés pour les fabriquer ? Pouvez-vous visiter les installations de fabrication ? Existe-t-il des critiques en ligne sur l’entreprise ou ses produits ?
2. Passez des commandes auprès de plusieurs fournisseurs — si vous disposez de plusieurs fournisseurs, passez d’abord de petites commandes auprès de chacun d’entre eux afin de tester leur niveau de service et de comparer les prix avant de passer des commandes plus importantes. Si possible, essayez de passer de petites commandes auprès de plusieurs fournisseurs, afin de voir qui offre les meilleurs niveaux de service sur une période donnée.
3. Contrôlez la qualité des produits livrés — Dans quel état arrivent-ils à la livraison ? Quel est le taux de perte ? Sont-ils conformes à la commande (quantité, fraîcheur, emballage, etc.).
4. Vérifier les modalités de paiement — Le fournisseur accepte-t-il le versement d’acompte ? Est-il flexible sur les délais de paiement ? Quelle est sa position sur la facture dématérialisée ?

Schéma du sourcing fournisseur

Le processus KYS (Know Your Suppliers) se compose de 6 étapes :

Libeo, votre allié dans la gestion des fournisseurs

L'intégration des fournisseurs est un processus très important pour toute entreprise. Il vous permet de vous assurer que vos fournisseurs sont conformes à toutes les normes et réglementations.

Libeo vous aide à créer un environnement où vos fournisseurs sont vérifiés, conformes et intégrés facilement. Pour gagner en efficacité, importez l’ensemble de vos fournisseurs sur Libeo afin que ceux-ci vous soient proposés à chaque contrôle de facture :

Lors de cet import vous pouvez commencer à paramétrer des règles d’automatisation pour payer et affecter vos fournisseurs à des comptes comptables si besoin. Pensez à importer votre plan comptable au préalable si vous souhaitez créer des règles d’automatisation pour l'approbation des factures et des paiements récurrents :

En automatisant les processus de procurement, Libeo sécurise l'onboarding des fournisseurs. Chaque fournisseur importé a sa propre fiche, qui recense les informations de contact et de paiement, les factures en cours, les flux encaissés et décaissés ainsi que les documents attachés (contrat, CGV, etc.) :

Chaque facture, chaque fournisseur importé sur Libeo fait l’objet de contrôles rigoureux, grâce à la technologie de vérification et validation d’IBAN et de RIB SEPAMail Diamond. Ainsi, dès qu'un fournisseur modifie ses coordonnées bancaires, l'utilisateur en est automatiquement informé.