Dettes fournisseurs : calcul, gestion et comptabilisation

À quoi correspond le poste fournisseur en entreprise ?

Pour comprendre la notion comptable de dettes fournisseurs, il faut commencer par savoir lire un bilan comptable.

Ce document, qui distingue l’actif du passif d’une entreprise, classe les dépenses et les recettes par poste. Le poste fournisseur comprend les factures à payer aux fournisseurs de l’entreprise (ses partenaires commerciaux). On parle aussi de dettes fournisseurs (en anglais, on parle d'accounts payable).

Dettes fournisseurs : actif ou passif du bilan comptable ?

Elles sont constatées lors de l’établissement du bilan comptable, et regroupées au passif. Ces dettes constituent un élément essentiel du besoin en fonds de roulement.

Pourquoi les dettes fournisseurs sont des ressources financière ?

Paradoxalement, pour l’entreprise, elles constituent à la fois une dette et une ressource ; elles alimentent sa trésorerie (puisque pas encore décaissées). C’est pour cela que beaucoup d’entreprises cherchent à augmenter cette dette, qui constitue une source de financement non négligeable.

À l’instar des créances clients, les dettes fournisseurs correspondent aux factures reçues par l’entreprise de la part de ses fournisseurs, en attente de règlement. Pour clarifier, une dette fournisseur matérialise l’écart qui existe entre :

• La constatation d’une prestation (achat/service), enregistrée dans le compte de résultat,
• Son décaissement.

Le poste fournisseur : plusieurs délais de paiement admis

Toutes les entreprises (ou presque) qui travaillent avec des fournisseurs pour les matières premières ou les fournitures contractent des dettes fournisseurs. Cette situation est normale, car il existe différents délais de paiement possible entre professionnels, comme l’explique le Code du commerce:

• Sauf accord entre les parties, le délai de règlement est fixé à 30 jours à compter de la date de réception des marchandises ou d’exécution de la prestation ;
• le délai convenu entre les parties ne peut dépasser 60 jours à compter de la date d’émission de la facture ;
• par dérogation, un délai maximal de 45 jours fin de mois à compter de la date d’émission de la facture peut être convenu par contrat entre les parties ;
• en cas de facture périodique, le délai convenu ne peut dépasser 45 jours à compter de la date d’émission de la facture.

Comment calculer les dettes fournisseurs ?

Lorsqu’elle établit son bilan comptable, l’entreprise doit accorder une attention particulière à l’état de ses dettes. Bien géré, le poste fournisseur permet de ménager sa trésorerie, tout en mettant en lumière les dettes en cours, et donc d’établir un prévisionnel de trésorerie, à déduire des actifs de la société. Les dettes fournisseurs et le BFR sont intrinsèquement liés. Si elles sont réglées à temps, le Besoin en Fonds de Roulement diminue, sinon, il augmente.

Cela dit, attention, car les signaux sont parfois contradictoires. En principe, une entreprise qui a peu (voire pas) de dettes fournisseurs peut apparaître comme étant en bonne santé financière. Mais cette absence de dettes traduit généralement des délais de règlement courts, et donc un manque de confiance de la part de ses fournisseurs.

À l’inverse, un poste de « dettes fournisseurs » chargé peut traduire un endettement lourd et des délais de paiement toujours plus longs. Cela signifie que l’entreprise traverse une mauvaise passe financière, qui l’oblige à repousser ses échéances. Les sommes figurant au passif du bilan proviennent du débit de son patrimoine.

Dettes fournisseurs : formule

La formule de calcul du total des dettes fournisseurs est la suivante :

Dettes fournisseurs = achats prévisionnels annuels HT x (1 + taux de TVA applicable) x (délai de paiement fournisseur/365)

Comment obtenir une augmentation des dettes fournisseurs ?

L’augmentation des dettes fournisseurs participe à l’amélioration du BFR. Voici plusieurs pistes pour l’augmenter :

• Négocier des délais de paiements calqués sur votre ratio de rotation des stocks et votre délai de paiement client, pour trouver un équilibre et maintenir un fonds de roulement stable.
• Faire financer votre dette par un établissement de crédit.
• Placer le besoin en fonds de roulement comme élément décisif de vos décisions stratégiques.

En revanche, nous vous déconseillions de chercher à générer de la dette en payant systématiquement vos fournisseurs en retard. Outre les effets négatifs évidents (non-respect des engagements, perte de crédibilité, blocage de compte chez ses fournisseurs… etc.), elle n’est pas tenable sur le long terme.

Optimiser la gestion des dettes fournisseurs

Avec le poste client, le poste fournisseurs et les dettes qu’il contient est à surveiller de (très) prêt pour éviter les écueils financiers et commerciaux. Mais l’exercice n’est pas simple : surveiller l’état des dettes, gérer les dates d’échéances, penser à renouveler les contrats à temps, tout en gardant un œil sur le Besoin en Fonds de Roulement, etc.

Si, dans les grands groupes, les dirigeants disposent d’un service en interne dédié à la gestion financière et comptable, c’est beaucoup moins le cas dans les petites structures. Les TPE, PME, startups et micro-entreprises n’ont pas toujours les ressources, le bagage de connaissances ou simplement le temps de gérer ces branches de leur activité.

Pourtant, une mauvaise gestion du poste fournisseurs a des répercussions immédiates, non seulement sur la trésorerie de l’entreprise, mais aussi sur la relation avec les partenaires. À force d’être payés au dernier moment, ces derniers auront vite fait de vous cataloguer « mauvais payeur ». Une épithète pas très enviable…

Comment optimiser ses dettes sans détériorer sa relation fournisseur ?

Pour éviter d’en arriver là, deux solutions :

• Dématérialiser vos processus de gestion et de paiement des factures fournisseurs ;
• Déléguer la gestion de vos services comptable et financier à un prestataire externe.

L’externalisation des activités annexes est souvent profitable d’un point de vue administratif et financier. Les effets sur le BFR sont positifs, car les coûts sont avancés par le partenaire, et vous vous octroyez un délai de paiement. De plus, c’est l’occasion de faire faire par un professionnel certaines tâches complexes, comme les RH, la comptabilité ou encore la fiscalité.

Passer à la facture dématérialisée est beaucoup plus facile qu’il n’y paraît. Et les avantages pour votre activité sont nombreux : réduction du temps de traitement, des délais de paiement, des risques de fraude, etc. Tous vos documents sont centralisés au sein d’une interface unique, d’où vous pouvez planifier, surveiller et comptabiliser tous vos paiements.

Foire aux questions

Qu’est-ce que la dépréciation des dettes fournisseurs ?

En comptabilité, la dépréciation désigne la diminution de la valeur d’un actif. Cette situation survient en cas de créances clients litigieuses ou douteuses, si le débiteur est insolvable notamment. S’il y a risque d’impayé, on peut estimer la dépréciation à l’aide de la balance âgée, qui fonctionne avec les créances des clients, mais également avec les dettes fournisseurs.

Comment enregistrer une dette fournisseur ?

Les dettes fournisseurs sont enregistrées dans la classe 4 du plan comptable (comptes de tiers). Leur numéro de compte est le 401 « Fournisseurs – Compte de l’actif ou de passif » du plan comptable général de l’entreprise.

Qu’appelle-t-on dettes fournisseurs d’immobilisation ?

Il s’agit des dettes sur des acquisitions d’immobilisations dont le paiement n’intervient que dans une durée supérieure à 12 mois. Les écritures comptables consistent à créditer le compte « 1486. Fournisseurs d’immobilisations » par le débit d’un compte d’immobilisation et le compte « 34551. État TVA récupérable sur immobilisations », pour constater l’acquisition.