Factures non conformes : quelles sont les sanctions ?

Factures non conformes, oubli de facturation, fausse facture : que dit la loi ?

La facturation est une obligation pour toutes les entreprises qui proposent des biens à la vente ou / et des prestations de services. Pour un suivi sur le plan commercial, mais aussi pour s’assurer qu’elles appliquent bien les règles en matière de fiscalité et de comptabilité. La facture n’est pas une simple demande de paiement, c’est un triple justificatif : commercial, comptable et fiscal. Elle joue un rôle :

• En droit commercial et droit de la concurrence
• En droit comptable et fiscal
• Dans les droits à la déductibilité de la TVA

Ce qui implique le respect de plusieurs contraintes, comme la Piste d’Audit Fiable, les mentions obligatoires, ou encore la notion d’original fiscal.

Concernant les délais, rappelons qu’une facture doit être délivrée dès la réalisation de la livraison ou de la prestation du service. C’est-à-dire, dans le cas d’une livraison de bien, lors du transfert du droit de propriété et non de la livraison finale.

La facturation peut être établie de manière périodique pour plusieurs livraisons de biens ou prestations de services distinctes pour un même client. Cette facture périodique doit être établie au plus tard à la fin de ce même mois : le délai de facturation ne peut pas dépasser 1 mois.

Quand doit-on établir une facture ?

La loi impose l’émission d’une facture pour tout achat d’un produit ou toute réalisation de prestation de services entre professionnels. Sur le plan économique, les professionnels doivent obligatoirement émettre une facture en cas de :

• De vente ou de prestation de services entre professionnels, comme l’exige le Code de commerce ;
• De vente d’une marchandise d’un professionnel à un particulier, à sa demande ou en cas de vente en ligne ;
• D’une prestation de services entre un professionnel et un particulier lorsque le montant dépasse 25 € TTC, ou à la demande du client.

Facture non conforme : peut-on l’annuler ou la supprimer ?

Une facture ne peut pas être purement supprimée : la numérotation chronologique permet de vérifier qu’il n’y a pas de « trou » dans les séquences numériques.

Fiche pratique : Comment numéroter devis et factures ?

En cas de facture non conforme au bon de commande, s’il s’agit d’une erreur, il est possible de rattraper le coup. L’entreprise devra fournir soit une nouvelle facture rectificative qui remplace la première ou bien une facture d’avoir. En revanche, en cas de fausse facture, les sanctions sont doubles : pénales et fiscales.

Factures non conformes : les sanctions applicables

Des sanctions pénales…

Selon l’article L.144-3 du Code de Commerce, en cas de manquement aux mentions obligatoires à faire figurer sur les factures, c’est au gérant qu’incombe la faute. C’est lui qui sera considéré comme responsable pénalement en cas de défaut de facturation. Il s’expose à une amende, et pas des moindres :

• 75 000 € ;
• Augmentation de 50 % du montant de la facture (envoyée ou non).

Si, dans les deux années qui suivent le délit, il commet une récidive, cela double le montant de l’amende, qui monte à 150 000 €.

Mais ce n’est pas tout. L’entreprise peut elle aussi être considérée comme responsable et écoper d’une peine identique à celle du gérant. Voir plus salée :

• 375 000 € pour le non-respect de la législation qui encadre juridiquement la facturation,
• 1 500 000 € en cas de récidive.
• Une exclusion de 5 ans des marchés publics, applicable à l’acheteur professionnel aussi.

… Et fiscales !

Voilà pour les sanctions pénales. En ce qui concerne les sanctions fiscales, elles varient selon la nature de la faute / de l’omission :

• Facture inexacte ou comportant des éléments manquants : 15 €/mention manquante ou inexacte (avec un plafond à ¼ du montant facturé).
• Défaut de facturation : 50 % des sommes qui n’ont pas été facturées, ramenés à 5 % si le défaut est corrigé dans les 30 jours qui suivent la notification par l’administration fiscale. Là encore, le vendeur comme l’acheteur sont concernés.
• TVA non indiquée : si la TVA et / ou le taux applicable n’apparaissent pas clairement dans la facture, l’entreprise ne pourra pas la déduire.

Notez que, pour ce qui concerne la déduction de TVA, celle-ci n’est pas remise systématiquement en question en cas de facture fausse ou incomplète. C’est à l’appréciation de l’administration fiscale.

Comment garantir la conformité de ses factures ?

Pour être valide, sur le plan comptable et fiscal, une facture doit comporter un certain nombre de mentions obligatoires. Adresses, dates, TVA, numéros d’identité obligatoires, etc. Assurez que vos factures sont bien à jour dans leurs mentions obligatoires, avant de les envoyer.

La plupart des erreurs de facturation (mauvais montant, doublons, mentions légales manquantes, etc.) sont liées au traitement manuel de ces documents. La manipulation des factures papier est souvent source d’erreurs :

• Erreurs de saisie, d’envoi, de paiement,
• Rangement au mauvais emplacement,
• Doublons,
• Documents perdus,
• Vol,
• etc.

Autant d’erreurs qui peuvent facilement être évitées avec une solution de dématérialisation, comme Libeo. Depuis la collecte jusqu’au paiement final, tous les cycles de vie de vos factures fournisseurs sont inventoriés, sécurisés et optimisés.

Pour les dirigeants d’entreprise et leurs services comptables, Libeo représente un gain de temps précieux, et offre une transparence optimale sur l’ensemble de ses dépenses.

Foire aux questions

Que signifie la mention provisoire sur une facture ?

Si la facture comporte mention « Provisoire », cela signifie que le document est encore modifiable.

Que faire si on constate une facture manquante en comptabilité ?

En cas d’audit comptable ou de contrôle fiscal, tout justificatif manquant peut coûter cher… L’article 54 du Code Général des Impôts impose aux entreprises d’être en mesure de produire tout document comptable pouvant justifier l’exactitude de leur déclaration.

Si vous constatez qu’il vous manque une facture, commencez par contacter le fournisseur à l’origine de cette facture, pour demander un duplicata.

Y a-t-il une obligation de délivrer une facture à un particulier ?

Seulement s’il le demande. Lors de la réalisation d’une prestation de service ou la vente d’un bien, le particulier peut choisir de demander une facture, s’il s’agit de frais professionnels par exemple. Le cas échéant, le professionnel est alors obligé d’émettre une facture. Dans le cas d’une prestation de service, la facture est obligatoire dès lors que le montant de la prestation dépasse 25 euros.