Comment mettre en place la dématérialisation ?

Dématérialisation des factures : 2024, année charnière

La dématérialisation des factures consiste à faire passer les documents du support physique au support numérique/électronique. Déjà en place dans le secteur public (B2G) via la plateforme Chorus Pro, ce mode d'échange deviendra la norme pour toutes les entreprises du secteur privé à partir de 2024. Un changement motivé par une législation de plus en plus complexe sur les documents imprimés.

Les avantages de la facture électronique sont multiples :

• Elle réduit les coûts liés au stockage et à la circulation des factures (papier, transport, archivage).
• Elle facilite l'audit et le contrôle des factures (réduction des risques de fraude).
• Elle permet une meilleure gestion des factures en les stockant dans une base de données qui permet de les gérer avec plus d'efficacité et de fiabilité.

À l'ère du numérique, la dématérialisation des documents comptables s'inscrit de plus en plus dans les pratiques professionnelles. De plus en plus d'entreprises ressentent le besoin de travailler avec un flux de travail sans papier pour conserver les documents, les stocker et les envoyer. De cette manière, elles peuvent optimiser les procédures administratives et économiser sur les coûts d'impression.

Comment se passe la dématérialisation ?

La dématérialisation des factures est un processus dans lequel une facture n'est pas envoyée physiquement sous forme de document imprimé, mais sous forme d'image électronique. il s'agit d'un échange d'ordinateur à ordinateur, sans intervention humaine :

Comment se présente une facture électronique ?

Concernant le format, l'article 289 bis du Code général des impôts, est formel : une facture électronique est une facture émise, transmise et reçue sous une forme dématérialisée et qui comporte nécessairement un socle minimum de données sous forme structurée :

En plus des mentions obligatoires communes à toutes les factures, les factures électroniques doivent comporter les mentions suivantes :

• le numéro SIREN ;
• l'adresse de livraison des biens, si elle diffère de celle du client ;
• la nature de la transaction (livraison de biens, prestation de service ou les deux) ;
• le cas échéant, le paiement de la taxe d'après les débits.

Dématérialisation des factures : obligations légales

La facture électronique s'inscrit dans le projet gouvernemental de digitalisation des entreprises. Ce projet répond à 4 objectifs :

• Simplifier les obligations déclaratives des entreprises grâce au pré-remplissage des déclarations de TVA
• Amélioration de la connaissance en temps réel de l’activité des entreprises ;
• Amélioration de la lutte contre la fraude, notamment la fraude à la TVA ;
• renforcement de leur compétitivité grâce à l’allègement de la charge administrative et aux gains de productivité résultant de la dématérialisation

La loi de finances rectificative pour 2022 précise les modalités et le calendrier d'entrée en vigueur de la facture électronique.

Dans le secteur public : obligation en place depuis 2017

Toute entreprise qui fournit des services ou des biens en B2G (Business to Business) et répond à des appels d'offres dans le service public, doit utiliser le portail dédié Chorus pro, afin de déposer et de transférer leurs factures dématérialisées depuis le 1er janvier 2017.

Depuis le 1er janvier 2020, cette obligation s'applique à tous les acteurs de la commande publique, quelle que soit leur taille : grandes entreprises, ETI, PME, TPE ou micro-entreprises.

Dans le secteur privé : mise en place progressive entre 2024 et 2026

Pour toutes les entreprises du secteur privé assujetties à la TVA, l'obligation de facturation électronique se fera de manière progressive, selon la taille de l'entreprise :

• 1er juillet 2024 : obligation de réception pour l’ensemble des assujettis ;
• 1er juillet 2024 : obligation de transmission pour les grandes entreprises ;
• 1er janvier 2025 : obligation de transmission pour les entreprises de taille intermédiaire ;
• 1er janvier 2026 : obligation de transmission pour les petites et moyennes entreprises et microentreprises

Pourquoi dématerialiser les factures ?

Le premier avantage de la facturation électronique est de réduire les dépenses administratives et d'améliorer la productivité. Les avantages des factures dématérialisées sont les suivants :

• Réduction du poids et du volume des envois ;
• Identification et vérification des informations plus rapides et plus faciles ;
• Réduction le nombre de documents traités ;
• Faciliter l'ouverture et la mise à jour des comptes ;
• Assurance que toutes les conditions et modalités applicables, telles que les délais de paiement, sont enregistrées avec chaque transaction ;
• Réduction du nombre de documents en double, ce qui permet de réduire l'espace de stockage, le temps du personnel nécessaire au traitement des factures, etc ;
• Réduction du temps nécessaire au traitement des documents à chaque étape du traitement.

Comment mettre en place la facturation électronique ?

1/Se situer par rapport au déploiement de la réforme

Pour rappel, la mise en place de la facturation électronique est progressive. En fonction de leur taille, toutes les entreprises ne sont pas concernées par l'échéance de 2024 pour l'émission des factures.

Qu'est-ce que cela signifie pour vous ? Si vous êtes une grande entreprise établie en France assujettie à la TVA qui émet des factures et que vous êtes soumis à ce règlement, vous devez être en capacité d'émettre et de recevoir des factures électroniques à compter de 2024. Vous devez également être conscient qu'il faudra peut-être un certain temps avant que vos clients ne parviennent à les recevoir par voie électronique (si ce n'est pas déjà le cas).

2/ Faire l'état des lieux de ses processus de gestion des factures

Avant de mettre en œuvre une nouvelle technologie, prenez le temps d'évaluer l'état actuel de votre système.

• Comment les factures sont-elles actuellement traitées ?
• Combien de fournisseurs et de clients avez-vous ?
• Combien de formats différents utilisez-vous ?
• Plusieurs personnes sont-elles impliquées dans ce processus ?
• Qui a besoin d'accéder à quelles données ?
• Quels sont les autres systèmes ou services impliqués ?
• Votre archivage a-t'il une valeur probante ?

En commençant par faire le point, vous aurez une meilleure idée de la quantité de travail à accomplir avant de passer à l'automatisation.

3/ Choisir une plateforme de dématérialisation

À compter du 1er juillet 2024, les entreprises devront être en mesure de recevoir les factures au format électronique. Pour ça, elles devront passer par une plateforme de dématérialisation des factures certifiée. La plateforme peut être publique ou privée :

• Publique : le Portail Public de Facturation (PPF) ;
• Privée : une Plateforme de Dématérialisation Partenaire de l’administration (PDP), c'est-à-dire ayant fait l'objet d'une procédure d'immatriculation par la DGFIP ;

L'administration fiscale laisse carte blanche aux entreprises pour choisir entre le PPF ou une PDP. Cette PDP pourra être la même que celle du fournisseur ou bien une plateforme distincte, conformément au schéma en Y retenu par Bercy. Ce dispositif admet trois circuits

• Circuit A : tous les acteurs passent directement par le PPF (portail public de facturation).
• Circuit B : l’un des deux acteurs passe par le PPF ; l’autre utilise une PDP.
• Circuit C : tous les acteurs utilisent une PDP

4/ Attribuer des rôles et des droits

Pour que la transition s'effectue en douceur, le mieux est d'impliquer dès le début ses collaborateurs dans le processus.

Les étapes suivantes seraient nécessaires pour mettre en place une politique de dématérialisation :

1. Décider du type de support (papier, électronique ou autre) qui sera utilisé pour stocker les factures.
2. Décider qui sera responsable de l'archivage des factures, c'est-à-dire si cela sera fait en interne ou en externe.
3. Désigner l'espace de stockage et commander les équipements nécessaires tels que les scanners, les imprimantes, les ordinateurs, etc.
4. Introduire le nouveau système et former le personnel sur la meilleure façon de l'utiliser, c'est-à-dire comment scanner les factures et où les stocker, etc.

Et si vous décidez de passer au tout électronique et de supprimer carrément la facture papier, la façon la plus simple est de passer par une plateforme de facturation électronique pour l'envoi et la réception des factures, adossée à une solution de paiement. C'est le cas de Libeo, qui construit, en partenariat avec Docaposte, une PDP certifiée et 100% française innovante et intuitive.

En attendant la publication de la liste officielle des Plateformes de Dématérialisation Partenaires, faites le premier pas vers la facture électronique avec Libeo.

Comment convaincre vos fournisseurs d'adopter la facture électronique ?

La liste ci-dessous contient quelques suggestions sur la manière dont vous pouvez approcher chacun de vos fournisseurs :

• Essayez de vous adresser directement à votre fournisseur et demandez-lui s'il est prêt à vous fournir des factures électroniques ;
• Si vous traitez avec une grande entreprise, contactez son service des achats et informez-le de votre nouvelle politique, en lui demandant s'il peut effectuer un changement pour les futurs achats que vous ferez chez lui ;
• Vous pouvez également écrire un e-mail ou appeler votre fournisseur en lui expliquant que votre entreprise travaille sur une politique de dématérialisation et qu'elle aimerait savoir s'il serait prêt à passer de l'émission de factures papier à des factures électroniques ;
• Une autre solution consiste à inclure cette exigence dans le cahier des charges lors de l'appel d'offres.