Comment rendre la gestion des factures plus fluide et efficace ?

Le cycle fournisseur en comptabilité, aussi appelé cycle achat fournisseur, désigne le processus qui couvre l’ensemble des étapes de l’approvisionnement au paiement. On parle aussi de Procure-to-Pay ou encore de Purchase-to-Pay (P2P). Ce cycle compte 6 étapes :

1. La définition du besoin
2. La recherche de fournisseurs
3. L'appel d'offres
4. L'analyse de l'offre
5. La négociation
6. La contractualisation

Dans le cycle fournisseur, les factures sont une pierre angulaire. Elles matérialisent les demandes d'achats, constituent une pièce comptable, un justificatif commercial et juridique, et sont le témoin de la relations avec les fournisseurs. La gestion des outils et des factures des fournisseurs est un processus complexe qui implique de nombreuses parties prenantes différentes.

L’automatisation du système de traitement des factures est la clé d’une gestion de la relation fournisseur. En fait, c’est probablement l’un des facteurs les plus importants de l'optimisation du poste fournisseur.

Elle rationalise la communication entre les parties impliquées dans le processus de facturation, élimine les goulots d’étranglement et augmente la précision des opérations de prévision et de suivi budgétaire :

• La récupération et la centralisation des factures ;
• La saisie et le contrôle des données ;
• Le rapprochement bancaire ;
• Le rapprochement des factures avec leurs bons de commande et de livraison
• L'imputation comptable ;
• La ventilation de la TVA ;
• Le déclenchement et la planification des paiements ;
• L’export vers la production comptable grâce aux intégrations avec les éditeurs comptables du marché.

En intégrant des flux de travail automatisés à votre système comptable, vous pouvez vous assurer que chaque étape de la gestion des factures est effectuée de manière efficace et précise.

L'optimisation du poste fournisseur passe par l'amélioration du suivi des flux de trésoreries et le contrôle des livraisons. Dans certains secteurs, comme celui de l'hôtellerie/restauration ou du BTP, qui gèrent de nombreux fournisseurs au quotidien, la bonne gestion des factures repose sur la capacité de l'entreprise à faire régulièrement :

• Le rapprochement des virements clients reçus et des factures clients
• Le rapprochement des paiements fournisseurs effectués et des factures fournisseurs

Pour s'assurer que les factures correspondent parfaitement aux commandes, Libeo propose à ses clients une fonctionnalité « Auto-match » qui permet d’associer chaque facture à son bon de commande ou de livraison directement sur la plateforme.

Cette fonctionnalité permet de retrouver tous les documents associés à une même commande fournisseur. Les documents sont automatiquement reconnus et dès que le numéro de commande apparaît sur une facture, ils sont automatiquement proposés.

À mesure que votre entreprise se développe, le volume de factures à traiter augmente. Un système qui fonctionne bien lorsque vous avez trois employés peut devenir inefficace lorsque vous traitez des centaines de factures chaque mois. Vous devez pouvoir générer des factures rapidement et facilement, mais aussi avoir la possibilité de les stocker en toute sécurité et d’y accéder rapidement en cas de besoin.

Dans les très petites structures, qui ont peu de mouvements comptables et financiers, on peut faire la gestion des factures sur Excel, au moyen de tableaux, de formules et de filtres.

Dans les moyennes et grandes entreprises, qui traitent plusieurs dizaines, voire plusieurs centaines de factures, la gestion des factures fournisseur sur Excel n’est plus une option… Il devient vital d’installer un système capable de traiter de gros volumes de factures.

Là encore, l’automatisation vient au secours des équipes comptables et financières. Les solutions automatisées de traitement des factures fournisseurs permettent :

• De centraliser ses factures de manière illimitée ;
• De payer plusieurs factures en une fois ;
• De définir des règles d’automatisation pour les paiements récurrents ;
• De définir des circuits d’approbation des factures et des paiements.

Chaque département possède ses propres systèmes utilisés pour gérer ses propres flux de travail — factures, achats, commandes de vente, commandes d’achat, etc. Souvent, ces systèmes sont déconnectés les uns des autres et utilisés que par un seul service, ce qui crée des silos d’informations et rend difficile le partage d’informations entre services.

Cela pose des problèmes lorsqu’il s’agit de coordonner les tâches entre les départements et augmente les délais de paiement des factures, car chaque département doit mettre à jour ses dossiers séparément.

La qualité d’un système de gestion de la facturation dépend des données qu’il reçoit d’autres systèmes, en particulier ceux qui sont en amont du cycle de paiement, comme les systèmes comptables ou les systèmes ERP des fournisseurs.

Votre objectif doit être de créer un écosystème de solutions connectées permettant aux différents services de votre entreprise d’accéder aux mêmes informations par le biais d’un système unique :

Plus vos systèmes sont intégrés de manière transparente, moins il faut de temps pour effectuer des tâches telles que l’export des factures en comptabilité fournisseur ou le suivi des paiements, ce qui se traduit en fin de compte par une plus grande efficacité dans toute votre organisation.

La mise en place d'un processus d'approbation interne pour vos factures garantit que toutes les personnes impliquées dans l'approbation savent exactement quand et comment elles doivent intervenir. Cela permet d'éliminer toute confusion sur qui fait quoi et quand, ce qui peut entraîner des retards inutiles ou des erreurs dans le traitement des paiements.

Lorsqu'il s'agit d'approuver les factures, il existe deux approches principales :

• La structure hiérarchique: dans ce cas, toutes les factures doivent être approuvées par une personne occupant un poste plus élevé que celui qui les a créées. Par exemple, si un employé crée une facture, celle-ci doit être approuvée par son supérieur avant d'être envoyée à la comptabilité ou aux finances pour être traitée.
• L'expertise fonctionnelle : chaque personne chargée du traitement des factures a des droits et des responsabilités spécifiques définis par sa fonction (comptabilité ou finance). Par exemple, le personnel comptable ne doit approuver que les factures dont le paiement a été vérifié par le personnel financier.

Pour choisir l'approche la plus efficaces, vous devez connaître le fonctionnement de votre entreprise, comment sont organisés les flux de travail et où ils peuvent être améliorés.

L’automatisation du flux de paiement consiste à créer un ensemble de règles et d’étapes qui déclenchent automatiquement une certaine action sur un paiement lorsque certains critères sont remplis.

L’automatisation peut porter sur une ou plusieurs étapes du flux de paiement. Elle se traduit par des règles applicables automatiquement selon des critères prédéfinis :

• L’approbation : Si le montant à payer est supérieur à [MONTANT], alors l’approbateur est [NOM] ;
• La comptabilisation d'une facture d'achats : si la facture provient de [FOURNISSEUR], alors le compte comptable est [COMPTE] ;
• La catégorisation : Si la demande de paiement provient de [FOURNISSEUR], alors les catégories sont [CATÉGORIES] ;
• La méthode de paiement : Si la demande de paiement provient de [FOURNISSEUR], alors je la règle par [MODE DE PAIEMENT]
• La date d’échéance : Si la demande de paiement provient de [FOURNISSEUR], alors la date d’échéance de la facture est [FOURNISSEUR]

L’automatisation du flux de paiement rationalise les flux de travail en exécutant automatiquement les actions requises, et en informant les personnes concernées lorsqu’elles sont déclenchées.