Faciliter son export comptable avec la synchronisation

Les difficultés de l'exportation des écritures vers le système comptable

Le problème de l’exportation des données vers le système comptable n’est pas nouveau. Les problèmes liés à l'exportation des écritures vers le système comptable proviennent souvent d'un manque de synchronisation entre les outils de gestion des factures et les logiciels de comptabilité.

Ce manque d'interopérabilité oblige les équipes comptables à recourir à des processus manuels qui sont longs, coûteux et sources d'erreurs. L’enregistrement, la classification et la présentation des données financières et des flux d’argent et de valeurs vers, depuis, et au sein de l’entreprise sont une opération délicate. Elle nécessite plusieurs étapes :

• D'abord la conversion des données dans le format requis par les systèmes comptables.
• Puis l’exportation et l’importation de ces données dans les systèmes comptables. Ce processus peut prendre beaucoup de temps et être source d’erreurs pour la gestion comptable.

La migration depuis un ERP existant et la conservation de l’historique des données comptables sont essentielles à l’analyse des performances de l’entreprise. On peut exporter les données au moyen du fichier des écritures comptables, mais ce format est limité en contenu.

La solution consiste à synchroniser votre outil de facturation avec votre logiciel de comptabilité afin de pouvoir exporter les données directement dans les bons champs sans avoir à saisir manuellement les informations. En automatisant ce processus, vous augmenterez la productivité, garantirez l'exactitude et éliminerez les erreurs.

La synchronisation des outils via Libeo: La solution pour faciliter votre exportation comptable

Libeo est une solution SaaS de gestion des comptes clients et fournisseurs. La plateforme permet à ses utilisateurs de collecter, centraliser, payer et encaisser leurs factures d’achats et de ventes. Mais également de rattacher le paiement à la comptabilité.

En tant qu’utilisateur, vous pouvez aussi faire un export de vos mouvements comptables, à tout moment depuis Libeo. C’est-à-dire :

• Importer votre Plan Comptable
• Exporter vos écritures vers les journaux d'achat et de banque ;
• Effectuer les remises en banque de vos libellés de transactions ;
• Connecter Libeo à votre banque pour effectuer vos opérations de rapprochement bancaire
• Exporter les données de gestion en comptabilité ;

Libeo exporte uniquement les écritures équilibrées, et qui n’ont jamais été exportées auparavant. Cette façon, votre comptabilité est juste et sans doublons.

Schéma de l'environnement Libeo

Comment faire un export depuis Libeo vers ma comptabilité ?

Libeo vous propose de choisir entre deux modèles d’export :

• Modèles publics disponibles
• Modèle personnalisé.

Le choix du modèle est enregistré pour la prochaine utilisation. Sont disponibles les formats d’export suivants :

• ACD
• ACD + Documents
• CADOR
• CADOR + Documents
• CEGID-EXPERT
• CEGID-EXPERT + docs
• FEC + Documents
• INQOM
• ISACOMPTA
• PLD
• PLD + Documents
• QUADRATUS
• QUADRATUS + docs
• SAGE COALA
• SAGE COALA + Documents
• SAGE 100 cvs

Si votre comptabilité comprend plusieurs axes analytiques, Libeo attribue un code analytique propre à chaque entreprise personnalisable pour faire des analyses par centres de coûts. Une fois exporté, le modèle peut être téléchargé depuis la section « Comptabilité » :

Toute facture exportée porte le tag « Document exporté en comptabilité ». Vous pouvez les filtrer depuis le volet de filtres avancés. L’export sera toujours équilibré : les lignes conflictuelles ne sont pas exportées.

Synchronisation : La meilleure solution pour l'export des écritures comptables

Les outils de synchronisation sont le meilleur moyen de faciliter l’exportation de la comptabilité.

L'une des principales raisons pour lesquelles de nombreuses entreprises choisissent ces solutions est qu'elles leur permettent de centraliser leurs processus et de réduire les coûts liés à la maintenance du matériel. En outre, ces applications offrent de nombreux autres avantages tels qu'une sécurité accrue, un meilleur contrôle des données et un accès facile de n'importe où et à tout moment.

Notamment dans les entreprises qui utilisent une comptabilité analytique, les solutions d’automatisation de la comptabilité sont optimales pour économiser du temps et des efforts dans la gestion de plusieurs comptes.

Les cabinets d’expertise-comptable et les directions financières misent de plus en plus sur l’interopérablité entre les systèmes pour piloter l’exécution de la stratégie de manière plus transparente et la performance de l’organisation.

Concrètement, on va mettre en place un écosystème de solution connectées pour gérer le cycle d’achat et créer un circuit de validation optimisé :

• Contrôle et vérification des factures
• Collecte et centralisation
• Paiement/Encaissement
• Saisie des écritures comptables
• Export vers la comptabilité
• Archivage à valeur probante

La synchronisation entre les différents systèmes (ERP, CRM, système de facturation, de gestion des factures, etc.) offre un double avantage : elle facilite la validation des paiements et participe à la mise en place d’une piste d’audit fiable accessible et documentée.

Les factures clients et fournisseurs représentent 90 % des écritures comptables. En synchronisant vos solutions de gestion, vous réunissez le paiement et la comptabilité et renforcez la collaboration avec votre expert-comptable.