Procure-to-Pay : optimiser vos processus d'achats grâce au digital

Quel est le processus d'achat d'une entreprise ?

L’expression « Procure-to-Pay » peut se traduire par "de l'achat au paiement". Cet anglicisme, souvent abrégé en P2P, désigne l’ensemble d’architectures techniques et logicielles informatiques allant de la recherche des produits jusqu’au paiement des fournisseurs. On parle aussi de processus Purchase to Pay, Procure to Cash ou encore Order to Pay (O2P).

Par définition, le processus P2P comprend toutes les étapes du cycle d'achat :

Partie intégrante de l'activité de l'entreprise, le Procure-to-Pay doit garantir que tous les achats effectués par l'entreprise sont conformes, opportuns et efficaces. Il suit la logique ci-dessous :

1. Identification du besoin
2. Création d'un appel d'offres (RFP)
3. Choix du ou des fournisseurs et négociation des termes et conditions du contrat
4. Création du bon de commande ou d’achat
5. Approbation et envoi de la commande
6. Suivi et réception des marchandises
7. Contrôle de la commande à réception
8. Rapprochement de la facture avec le bon de commande
9. Validation de la facture
10. Paiement et export de la facture vers la comptabilité

Il s'agit d'une partie cruciale des activités de gestion de la chaîne d'approvisionnement (GCA) de toute organisation.

Les acteurs du Procure-to-Pay et leur périmètre

Voici les différents acteurs impliqués dans le processus d’achat d’une entreprise.

Le service des achats

Le service des Achats est chargé de trouver, d’évaluer et d’acheter des biens et des services. Il utilise son expertise, sa connaissance du marché et des contraintes budgétaires pour trouver les meilleurs produits au meilleur prix. C’est également ce département qui assure le suivi avec les fournisseurs pour veiller à ce que tout problème soit résolu rapidement afin que l’entreprise ne subisse pas d’interruption dans son flux de travail.

Le coordinateur des achats

Le coordinateur des achats travaille en étroite collaboration avec le responsable des achats pour s’assurer que les achats sont effectués conformément au protocole et que les transactions sont correctement documentées. En fonction des structures, le coordinateur des achats peut également être chargé de trouver du sourcing des fournisseurs en fonction des tendances du marché ou des nouvelles opportunités qui peuvent se présenter.

Les commis aux commandes

Les commis aux commandes travaillent en étroite collaboration avec les acheteurs dans le cadre du traitement des commandes ; cela comprend le suivi des commandes d’achat ainsi que l’assistance dans les activités de gestion des stocks telles que le comptage des niveaux de stock et l’assurance que toutes les commandes sont expédiées à temps.

Le service financier

Ce service est chargé de payer les fournisseurs et de gérer les transactions des comptes fournisseurs. Lorsqu’un bon de commande est émis, il est transmis au service financier afin que le paiement puisse être effectué après la livraison.

Le service comptable

Ce service est chargé d’enregistrer toutes les informations financières relatives aux achats effectués par d’autres services de l’entreprise. Cela comprend l’enregistrement des transactions de paiement ainsi que l’enregistrement des encaissements découlant des ventes réalisées par l’entreprise.

Qu’est-ce qu’une solution Procure-to-Pay ?

Le P2P permet aux entreprises d’obtenir exactement ce dont elle a besoin au meilleur prix possible, tout en maximisant les marges bénéficiaires sur chaque transaction.

Pour ce faire, elles doivent disposer d’un processus d’achat efficace qui couvre tous les aspects de la transaction : identification des besoins, élaboration de stratégies, recherche de solutions, négociation de contrats et gestion des comptes fournisseurs. C’est pour cela que de plus en plus d’organisations mettent en place des solutions automatisées de Procure-to-Pay.

Les solutions Procure-to-Pay (P2P) automatisent et rationalisent le processus d’achat. Ces solutions sont très recherchées par les organisations qui effectuent un grand nombre de transactions, telles que les grandes entreprises et les commerçants. Ces systèmes sont conçus pour vous aider à gérer d’importants volumes de bons de commande, de factures, de paiements, d’approbations, etc. en automatisant le maximum de tâches et de procédés.

Une solution « Procure to Pay » peut comprendre les éléments suivants :

• L’identification de fournisseurs potentiels
• L’établissement de devis pour des biens ou des services
• La gestion des contrats
• La récupération automatique des factures
• Les paiements à partir des factures approuvées
• L'intégration avec les systèmes financiers pour le traitement automatisé des paiements de factures

L'automatisation du P2P contribue à remettre la productivité au cœur du fonctionnement de l’entreprise et à libérer les ressources allouées à toutes ces tâches à faible valeur ajoutée. Elle aboutit à une meilleure gestion des dépenses, une réduction des délais de paiement et des économies significatives sur les coûts de traitement des factures.

Elles utilisent par exemple la reconnaissance automatique des caractères (OCR) pour la lecture et la saisie des factures dans les logiciels comptables. Elles incluent des fonctionnalités de vérification et de traçage, comme la Piste d’Audit Fiable.

Automatisation du P2P

Pour optimiser les processus d'achats, le champ d’intervention humaine doit être réduit au maximum. La solution ? Un processus digitalisé et automatisé.

L’idée n’est pas de remplacer l’humain par la machine, mais de mettre à profit les atouts du digital dans les processus à faible valeur ajoutée, comme le traitement des factures fournisseurs et la mise à jour des écritures comptables. Grâce à l'automatisation des processus comptables, l’entreprise libère des ressources et du temps, qu’elle peut allouer à des missions plus productives.

En consolidant les données fournisseurs pour gérer au mieux les cycles d’achat, a un impact direct sur les flux de trésorerie, la relation avec ses fournisseurs, mais également les bénéfices de l’entreprise.

Depuis l’identification du besoin jusqu’à la comptabilisation du compte fournisseur correspondant, le Procure-to-Pay comprend 3 grandes étapes, regroupées dans les 3 cycles cités en début d’article : demande, approvisionnement et paiement.

1) La demande

Le processus commence par la planification des biens ou services requis : quoi ? Quand ? Combien ? À quel prix ? Ces réflexions sont conduites par les services d’achats, en tenant compte du budget et des tendances de marché. Une fois le besoin identifié, l’entreprise doit choisir un fournisseur.

Si elle connaît déjà le fournisseur, elle peut passer directement au formulaire de demande d’achat. S’il s’agit d’un besoin encore inexistant dans l’entreprise, les services d’achats doivent dresser une liste de fournisseurs potentiels. Pour cela, les équipes commerciales s'appuient sur les solutions Source-to-Contract (S2C, aussi appelé Upstream) pour la partie amont du processus Achats.

Vient ensuite la phase de négociation. Pour cela, l’entreprise demande au préalable à chaque fournisseur de lui soumettre un devis comprenant :

• Le prix,
• Les conditions de livraison,
• La qualité du matériel,
• Toute autre information nécessaire à la prise de décision.

C’est également à ce moment qu’intervient (si elle doit) la négociation avec les fournisseurs pour obtenir les meilleures conditions. Une fois le fournisseur choisi, les acheteurs créent un formulaire de demande d’achat qui comprend :

• La description de la commande ;
• Le numéro de compte départemental ;
• Les signatures des responsables ;
• Les instructions de livraison ;
• Et le devis.

2) L’approvisionnement

Le formulaire de demande d’achat a été complété et envoyé. L’étape suivante : le bon de commande. Ce document commercial doit être envoyé pour contrôler l’achat de produits et services auprès de fournisseurs externes. Si le fournisseur le valide, cela signifie qu’il accepte les conditions générales de vente de l’entreprise. Le bon de commande sert à matérialiser l’acceptation du client : le fournisseur s’engage contractuellement à livrer la commande, et le client à la retirer.

Le fournisseur prépare la commande, puis celle-ci est livrée au client. Dès réception, l’acheteur doit établir un bon de réception. Ce document servira à vérifier que la marchandise réceptionnée correspond bien à la commande.

Pour simplifier, les services d’achat vont mettre en évidence les bons de réception et de commande, et les comparer. Si la correspondance est avérée : c’est que la commande a bien été livrée. Dans le cas contraire, l’entreprise devra se rapprocher de son fournisseur et effectuer une réclamation. Idem si des marchandises sont endommagées ou manquantes.

Au moment de la réception des marchandises, certaines dernières vérifications sont de rigueur :

• Les marchandises sont bien utilisables ?
• La quantité correcte a été livrée ?
• Toutes les marchandises répondent aux spécifications demandées ?
• Le prix est bien celui spécifié sur le bon de commande ?

⇒ Ce qui change avec une solution P2P : grâce à une interface de gestion personnalisée, l’entreprise dispose d’un compte pour chaque fournisseur, ce qui facilite les échanges et la gestion des commandes.

Lire aussi : Gestion des approvisionnements : le digital au secours des restaurateurs

3) Le paiement

Une fois la vérification des marchandises effectuée, le fournisseur édite une facture de paiement, laquelle est validée par les services d’achats puis expédiée à l’entreprise. Contrairement à ce qu’on pourrait croire, le paiement constitue une étape capitale. La facture doit être envoyée dans les délais, contenir toutes les mentions obligatoires, et être conforme à la commande.

Pour éviter les retards et les erreurs de paiement, les solutions Procure-to-Pay misent sur une approche entièrement dématérialisée de la facturation. Depuis la création de la facture jusqu’à sa comptabilisation, les traitements manuels doivent être ramenés au strict minimum. Cela reste le meilleur moyen d’éviter les erreurs de saisie, de paiement, les doublons et les relances du fournisseur.

⇒ Ce qui change avec une solution P2P : la collecte, le traitement, la dématérialisation et le paiement des factures sont tous inclus dans les fonctionnalités Libeo. Terminés, les factures en doubles, les feuilles volantes, les mails en attente de lecture qui s’entassent. Toutes les factures sont centralisées grâce à une solution de collecte et traitées en quelques clics au moyen de workflows de validation personnalisés :

Foire aux questions

Peut-on associer une solution Procure-to-Pay à un ERP ?

Oui, d’ailleurs beaucoup d’entreprises choisissent de coupler une solution Procure-to-Pay à leur ERP (Enterprise Resource Planning, PGI en français) pour améliorer la gestion des achats et à contrôler les dépenses de l’entreprise. C’est ce que propose Libeo, qui s'intègre avec des éditeurs comme QuickBooks, Cegid Loop, Dext, Sage, et bien d’autres encore.

Qu'est-ce que le processus Record to Report ?

Record to Report (R2R) est une méthodologie utilisée par les équipes financières et comptables. Ce processus englobe la collecte, le traitement et la présentation de données (KPIs, rapports de vente, états financiers, projections financières, fusions et acquisition, etc) aux partenaires et parties prenantes de l'entreprise.

Quelle est la différence entre Procure-to-Pay et Source-To-Pay ?

Les deux termes font référence au processus d'achat mais le Source-to-Pay (S2P) va encore plus loin en incluant la recherche, la négociation et la conclusion de contrats avec les fournisseurs.

Qu’appelle-t-on « order to pay » en comptabilité ?

Lorsqu’une entreprise ne respecte pas ses engagements de paiement, son créancier (fournisseur, client) peut faire valoir ses droits auprès d’un juge et demander une ordonnance de paiement. Une ordonnance de paiement (« order to pay » en anglais) ou injonction de payer est une procédure permettant à un créancier de contraindre son débiteur à respecter ses engagements (à payer ses factures). Selon le montant de la créance ou de la dette :

• Moins de 10 000 € : c’est le tribunal d’instance qui est l’organe compétent.
• Plus de 10 000 € : rapprochez-vous du greffe du Tribunal de Grande Instance.