Restaurant : comment gérer sa caisse en fin de journée ?

Comment gérer son fonds de caisse ? En quoi consiste la clôture de caisse ? Que faire en cas d’erreur dans sa caisse ?

Comment tenir la caisse d'un restaurant ?

Gérer sa caisse en fin de journée consiste à regrouper l’ensemble des opérations effectuées dans la journée, encaissements et décaissements. Ces écritures sont ensuite consignées dans le livre de caisse. Ce document comptable, généralement numérisé, permet aux gérants de tenir à jour leur comptabilité et d’être en règle sur le plan fiscal.

Concrètement, il s’agit de recenser chaque jour les recettes et les dépenses du restaurant. Très détaillé, le livre de caisse contient le détail des prestations et des produits vendus. Un inventaire bien pratique, à condition de comptabiliser soigneusement chaque opération. Gérer sa caisse en fin de journée, c’est donc consigner la totalité des ventes, mais aussi (et surtout) leur ventilation, c’est-à-dire faire le tri entre :

• Remises
• Ristournes
• Réductions sur ventes éventuellement
• Taux de TVA
• Types de produits
• Quantités
• Modes de paiement

Le suivi comprend les recettes, mais également les sorties de la caisse :

• Prélèvements personnels
• Paiements de factures
• Ventilation des remises de banque

Comment faire la clôture de caisse chaque soir ?

Obligatoire, cette action vient mettre un point final aux entrées et sorties d’argent du restaurant. Elle se matérialise par l’édition d’un Z de caisse (généralement précédé d’un X de caisse) qui permet de former jour après jour, un livre de caisse.

En fin de journée, le contenu de la caisse enregistreuse correspond à la différence entre les encaissements et les décaissements du jour. Pour le restaurateur, gérer sa caisse en fin de journée signifie faire le rapprochement entre :

• Le solde théorique (solde de l’ouverture + encaissements – décaissement) ;
• Le solde réel obtenu d’un décompte physique.

Les deux valeurs doivent être exactes au centime près. C’est le fonds de caisse. Pour simplifier la tenue de votre comptabilité, faites en sorte d’avoir le même fond de caisse chaque jour. Les paiements en espèces et par chèque doivent régulièrement être déposés à la banque pour plus de sécurité.

Le gérant du restaurant doit ensuite calculer le montant total des recettes et l’inscrire dans le livre de caisse. Si les mouvements de caisse sont peu nombreux, on peut se contenter d’un agenda pour les consigner. Mais dans les établissements qui enregistrent de nombreuses transactions, impossible d’effectuer une gestion de caisse sur Excel. La plupart des gérants utilisent des outils comme le brouillard de caisse, pour vérifier le détail des opérations.

Aujourd’hui, la plupart des logiciels de caisse incluent la clôture de caisse dans leurs fonctionnalités. Attention cela dit, même si votre logiciel de caisse gère la clôture, il tient à vous de vérifier l’exactitude des informations renseignées.

Bon à savoir : vos Z de caisse sont à conserver précieusement pendant 8 ans. En cas de contrôle fiscal, l’administration peut vous les réclamer pour vérification.

Comptabiliser les dépenses et les recettes de la journée

Gérer sa caisse consiste aussi à mettre à jour les écritures comptables dans les comptes correspondants. Pour les sommes encaissées (ventes aux clients), mais aussi celles décaissées (factures fournisseurs, sommes versées en banque, etc.).

Les recettes

Si vous travaillez avec un expert-comptable pour la gestion de votre établissement, c’est à lui/elle de s’en charger. Sinon, c’est à vous qu’il incombe de comptabiliser les ventes. Les écritures à inscrire dépendent principalement du mode de paiement utilisé :

• Espèces : débiter le compte 53 « Caisse » et créditer les comptes 70 « Ventes de produits, prestations de service, marchandises », et 44 571 « TVA collectée ».
• Chèques : débiter le compte 5112 « Chèques à encaisser ».
• Cartes bancaires : débiter le compte 511X « Cartes bleues à encaisser ».

Les dépenses

Les opérations de comptabilisation des décaissements doivent être retranscrites sur le registre comptable.

• Décaissement de la caisse : débiter le compte 58 « Virements internes » et créditer le compte 53 « Caisse ».
• Encaissement sur compte bancaire : débiter le compte 512 « Banque » puis créditer le compte 58 « Virements internes »
• Paiement fournisseurs : débiter le compte 401 « Fournisseurs » et créditer le compte 53 « Caisse ».

Que faire en caisse d'erreur de caisse ?

Perte, vol, erreur de saisie, coulage, etc. Les erreurs d’encaissement (trop-perçu) ou de décaissement (trou de caisse) sont monnaie courante dans la restauration. Attention, cela ne veut pas dire qu’il faut laisser courir… Trop de restaurants ferment du fait d’incidents de paiement non résolus. Par ailleurs, votre caisse ne peut pas être négative. Cela signifierait que le montant des décaissements est supérieur à celui des encaissements (ce qui relève de l’impossible dans un restaurant).

En cas d’erreur dans votre caisse, il peut s’agir :

• D’une erreur de calcul du solde ;
• D’un oubli de report d’un encaissement ;
• D’une erreur sur le montant d’une opération ;

Dans tous les cas, n’attendez pas. Même si vous constatez un excédent. Des erreurs dans votre caisse traduisent une mauvaise gestion (pertes, vols, mauvaises saisies) et peuvent, à terme, entraîner un rejet de la comptabilité.

Vérifier les tickets de sa caisse

Empreintes du passage des clients, vos tickets de caisse sont des justificatifs à conserver précieusement. Si vous constatez un excédent, signalez-le au client concerné. Proposez-lui un avoir sur sa prochaine commande par exemple, afin d’éviter un éventuel litige.

Lire aussi : Comment fidéliser un client dans un restaurant ?

Vous ferez ainsi preuve de professionnalisme. En cas de « trou de caisse » lors de l’inventaire, commencez par vous assurer qu’il ne s’agit pas d’une erreur de saisie. Pendant le service, les choses vont vite. Il n’est pas rare qu’un serveur pressé entre la mauvaise commande ou fasse une erreur d’addition. Si c’est le cas, et que la faute est entièrement accidentelle, la responsabilité civile de l’employé(e) ne peut être engagée (article 18 de la loi du 3 juillet 1978). Si la faute est occasionnelle, les sommes manquantes ne peuvent faire l’objet d’une sanction ou retenue sur salaire. Tout au plus l’employé(e) aura commis une « faute légère » qu’il faudra veiller à ne pas refaire.

D’où l’importance d’opter pour un logiciel de caisse performant, qui offre un suivi optimal des transactions. Autre option : proposer la prise de commande et le paiement à table. Grâce au système de menus par QR code, les clients passent commande directement sur leur smartphone. Ce qui dégage du temps pour les serveurs et réduit sensiblement les erreurs de saisie lors du paiement.

Gérants de restaurants : simplifiez-vous le contrôle des commandes fournisseurs

Le suivi des flux de trésoreries et le contrôle des livraisons sont des étapes chronophages mais essentielles à la maîtrise des coûts matières dans la restauration. Un produit manquant facturé, des quantités supérieures à celles commandées... autant de facteurs qui peuvent impacter au quotidien les ratios et les stocks du restaurant.

Dès à présent, les restaurateurs peuvent retrouver tous les documents associés à un même numéro de commande, et éviter les nombreux aller-retours lors de la validation.

Les documents sont automatiquement reconnus et dès lors que le numéro de commande figure sur la facture du fournisseur, les documents associés sont automatiquement proposés.

Foire aux questions

Comment faire la caisse dans un magasin ?

L’obligation de « tenir sa caisse » s’applique aussi aux commerçants. La gestion de la caisse d’une entreprise dépend de son secteur d’activité. En pratique, tenir une caisse en magasin n’est pas si différent d’un restaurant. Le commerçant remplit chaque soir le livre de caisse avec le détail des recettes et des dépenses de la journée. La gestion d’une caisse de magasin peut s’effectuer à l’aide d’un logiciel adapté.

Que faire si l’on constate un vol ?

Le coulage (la perte et le vol de marchandises) représente 2 % du chiffre d’affaires d’un établissement. Si les erreurs de caisse sont admises, les vols ne sont pas rares. Mais encore faut-il pouvoir les prouver. En tant que restaurateur, si vous soupçonnez des vols dans votre établissement, c’est à vous qu’il incombe d’en apporter les preuves. En effet, pour que la responsabilité civile de l’employé puisse être engagée, celui-ci doit reconnaître les faits.

Commencez par consigner par écrit chaque déficit de caisse, avec la date et le montant. Si l’employé(e) reconnaît effectivement le vol, les sommes manquantes pourront lui être réclamées.