Qu'est-ce qu'une e-facture ?

Une facture électronique est une facture qui suit tout son cycle de vie au format électronique : création, émission, réception et archivage. Chaque étape du cycle de vie de la facture est validé ou réfuté par des statuts qui peuvent être obligatoires, recommandés ou libres :

Pour être valide, elle doit remplir trois critères :

1. Authenticité : elle doit garantir l’identité de son émetteur ;
2. Intégrité : il doit être impossible de la modifier  ;
3. Lisibilité : elle doit être facilement compréhensible.

Tout comme la facture papier classique, elle doit contenir toutes les mentions obligatoires requises :

• L’identité de l’entreprise et celle de son client ;
• La date d’émission de la facture ;
• Son numéro ;
• Les modalités de paiement ;
• Les pénalités applicables en cas de retard de paiement ;
• La nature et la quantité des biens vendus ;
• Les montants HT, TTC du bien ou du service vendu ;
• Les taux et montants de TVA

Pour toute facture émise à compter du 1er juillet 2024, il faudra en plus préciser :

• Le numéro SIREN ;
• l'adresse de livraison des biens, lorsqu'elle est différente de l'adresse du client ;
• La nature de la transaction (livraison de marchandises, prestation de service ou les deux).
• Le cas échéant, le paiement de la taxe d'après les débits.

Pour faire une facture électronique, vous pouvez utiliser :

1. L’échange de données structurées, conformes à la norme européenne EN16931 (formats UBL, UNCEFACT, CII, XML…)
2. Le standard franco-allemand Factur-X qui combine un fichier PDF et un format XML.
3. Des formats optionnels (EDIFACT, par exemple), à condition que ce format soit accepté par l’autre partie (fournisseur/client) avec qui vous traitez, et de passer par une PDP pour l’e-reporting de vos données.
4. Des flux dématérialisés (EDI, API…) ou la saisie en ligne sur la plateforme publique Chorus Pro.

Une e-facture doit obligatoirement transiter par une Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP) ou le Portail Public de Facturation (PPF). Ces prestataires de services acheminent les factures vers leur destinataire et servent de support pour leur réception :

• L’émetteur dépose sa facture sur sa plateforme de dématérialisation partenaire ;
• La PDP transfert les données de facturation au PPF ;
• Une fois la facture déposée chez le client, celui-ci reçoit une notification.
• Le client procède au contrôle de la facture ; à l’issue de cette étape, il peut refuser ou accepter le paiement.
• Une fois la facture validée, elle est mise en paiement.

Schéma des flux et des opérateurs de la e-facture

La seule valeur de la e-facture est son passage par une plateforme de facturation électronique (PPF et PDP). Ces flux d’échanges sont matérialisés par le schéma en Y défini par Bercy, qui admet trois circuits :

• Circuit A : les deux parties (acheteur et fournisseur) utilisent le PPF.
• Circuit B : l’une des parties (acheteur ou fournisseur) utilise le PPF et l’autre une PDP.
• Circuit C : les deux parties utilisent chacune une PDP.

Les plateformes de facturation électronique s’assurent aussi de faire remonter aux services de l’administration fiscale, toutes les données d’e-invoicing et e-reporting auxquelles sont soumises les entreprises.

Certaines entreprises proposent même à leurs clients et fournisseurs une solution de dématérialisation de e-facture Colas, e-facture Nespresso ou encore Diac. Gardez en tête que seuls les opérateurs de dématérialisation ayant fait l’objet d’une procédure d’immatriculation par l’administration pourront être utilisés comme PDP.

La liste officielle des Plateformes de Dématérialisation Partenaires de l'État sera diffusée courant juillet 2023. En attendant, vous pouvez anticiper la réforme en mettant en place l'automatisation des processus de facturation au sein de votre organisation.