Comment imputer une facture fournisseur ?

Imputer une facture, par définition, consiste à rattacher l’opération facturée (achat ou vente) aux comptes comptables correspondants, tels qu’ils sont définis dans le Plan Comptable Général (PCG).

Représenté par une numérotation et d’une désignation (par exemple, « Compte Fournisseur 401 » ou « Compte 512 Banque »), chaque compte correspond à un poste de dépense ou une opération comptable spécifique (capital et réserves, emprunts, dettes fournisseurs, impôts et taxes, matières premières, valeurs mobilières de placement, etc.). Imputer une facture fournisseur, c’est la faire correspondre à ses comptes comptables associés :

• Le compte fournisseur (pour le montant TTC)
• Le compte d’achat (pour le montant HT)
• Le compte de TVA déductible (pour le montant de la TVA)

La raison ? Ces trois montants font l’objet d’un traitement comptable différent.

En comptabilité, l’imputation comptable est une étape essentielle du traitement des factures. C’est cette action qui permet de :

• Classer les opérations selon leur nature et leur importance
• Faciliter la compréhension et l’analyse des comptes
• Assurer la cohérence des comptes et la répartition équitable des dettes et des créances.
• Respecter les normes comptables en vigueur
• Suivre la circulation des fonds et des biens au sein d’une entreprise.

Les factures fournisseurs sont imputables dans la classe 40 du PCG « Fournisseurs et comptes rattachés », elle-même divisée en 5 comptes :

• Compte 401 — Fournisseurs
• Compte 403 — Fournisseurs — Effets à payer
• Compte 404 — Fournisseurs d’immobilisations
• Comptes 408 — Fournisseurs - Facture non parvenues (FNP)
• Comptes 409 — Fournisseurs débiteurs. Cette dernière catégorie est sous-divisée en 2 comptes : le compte 4091 « Fournisseurs — Avances et acomptes versés sur commande » et le compte 4098 « Avoirs à recevoir ».

La personne chargée de saisir les factures d'achats dans la comptabilité est généralement le comptable, l'expert-comptable ou le comptable fournisseur. Dans les entreprises qui utilisent une comptabilité en partie double, la comptabilisation des factures d'achats se fait en passant des écritures au crédit et au débit des comptes associés :

=> Montant HT : à débiter dans le compte de charge « Achats » (601 et 602).

=> Montant TTC : à créditer dans le compte 401 « Fournisseurs ».

=> Montant de TVA : le compte à débiter est le compte 44566 « TVA déductible sur autres biens et services » pour les achats. Il est important de bien dégager le montant TVA ; celle-ci est déductible des achats professionnels.

Comptabilisation d'une facture fournisseur : exemple

Les logiciels d'imputation comptable utilisent le généralement le même cadre de saisie :

Attention à ne pas le confondre avec le compte 44 562 « TVA déductible sur immobilisations » : ce dernier est réservé aux investissements.

Pour faciliter la comptabilisation des factures d'achats, les logiciels de pré-comptabilité intègrent des modèles de fiche d'imputation comptable.

Par ailleurs, selon la nature des achats, on utilise des comptes différents. Les factures fournisseurs portant sur des prestations de services par exemple, sont comptabilisées dans le compte 604. Les achats non stockés dans le compte 606. C’est le cas des factures d’énergie par exemple (eau, gaz, électricité). Ne pouvant être stockés, ces achats sont comptabilisés différemment. Les achats de matière première et de fourniture entrent dans le compte 601.

Les frais accessoires (frais de port, droits de douane, etc.) sont enregistrés dans le compte 608. Quant aux rabais, remises et ristournes sur les achats, ils sont comptabilisés dans le compte 609.