Statuts du cycle de vie de la facture électronique

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Les statuts du cycle de vie de la facture électronique

Un des apports majeurs de la réforme de la facturation électronique de 2024/2026 est de permettre de suivre le cycle de vie d'une facture, depuis son émission jusqu'à son paiement grâce à des statuts. Libeo vous aide à comprendre le cycle de vie et les statuts de la facture électronique tels qu'établis par la DGFIP.

Publié le | Mis à jour le

Calendrier de la facture électronique : l'échéance de 2024 reportée

La facture électronique devient obligatoire pour toutes les entreprises du secteur privé établies en France et assujetties à la TVA. Mais l’entrée en vigueur de la réforme, initialement prévue pour le 1er juillet 2024, a été reportée, dans un communiqué de presse de la DGFiP.

L’obligation de facture électronique concerne toutes les entités dans le cadre des transactions B2B, y compris les micro-entreprises et les auto-entrepreneurs.

La facturation électronique n’est pas obligatoire en 2023, mais compte tenu de l’ampleur de la réforme, il convient de ne pas attendre l’échéance de 2024 pour commencer à s’y préparer.

Le cycle de vie de la facture électronique

On parle de cycle de vie pour désigner l’ensemble des étapes qui constituent la création, l’émission, le traitement, le paiement et l’archivage d’une facture.

Une facture électronique est une facture qui suit tout son cycle de vie au format électronique en transitant via une plateforme de facturation électronique. À aucun moment, elle n’existe au format papier. Par conséquent, une facture électronique ne peut pas être un PDF numérisé, ni un document papier pris en photo, ni une pièce jointe. Le format d’une facture électronique doit contenir un socle de données structurées.

Le cycle de vie de la facture suit le principe du schéma en Y, adopté par l’administration fiscale, dont voici une représentation :

Circuits de facturation électronique
Cette dématérialisation du traitement des factures va permettre de suivre leur cycle de vie, depuis l’émission par le fournisseur jusqu’au paiement par le client.

Les statuts de la facture électronique

Chaque étape du cycle de vie de la facture est validée ou réfutée par des statuts qui peuvent être obligatoires, recommandés ou libres. Voici le schéma du cycle de vie de la facture électronique.

Schéma du cycle de vie de la facture électronique

Statuts du cycle de vie de la facture électronique
Tout au long du cycle de vie, les statuts sont transmis et mis à jour dans la plateforme. Cette actualisation vise à donner une vision en temps réel et partagée de l'avancée du traitement de la facture. Mais aussi à mettre en place des processus de traitement des rejets et annulations de factures.

StatutModification du statut Événement déclencheurStatut Producteur
DéposéeAutomatiqueLe fournisseur a déposé une facture OU un avoir sur le portail de facturation (PPF) ou sur sa plateforme de dématérialisation partenaire (PDP)ObligatoireFournisseur
Émise par la plateformeAutomatiqueLa facture a été prise en charge par la plateforme du fournisseur et est émise à destination de l’acheteurLibrePlateforme fournisseur
Reçue par la plateformeAutomatiqueLa facture est reçue par le PPF ou la PDP mais n’est pas encore mise à disposition de son client LibrePlateforme acheteur
Mise à dispositionAutomatiqueLa facture est mise à disposition de l’acheteur sur le PPF ou sur sa PDPRecommandéPlateforme acheteur
Prise en chargeManuelleLa facture est acceptée par l’acheteurRecommandéAcheteur
ApprouvéeManuelleLa facture est traitée totalement par l’acheteurRecommandéAcheteur
Approuvée partiellementManuelleLa facture est traitée partiellement par l’acheteur. Ce traitement partiel peut donner lieu à un avoirRecommandéAcheteur
En litigeManuelleUn différend est constaté sur la facture. Ce désaccord peut se solder in fine par un refus ou par une approbation de l’acheteur. LibreAcheteur
SuspendueManuelleLe traitement de la facture peut être suspendu lorsqu’une ou plusieurs pièces justificatives sont manquantes. Les données de la facture restent inchangées. LibreAcheteur
ComplétéeManuelleLa facture est complétée lorsque le fournisseur ajoute une pièce-jointe ou un commentaire à une facture au statut = suspendue ? LibreFournisseur
RefuséeManuelleLa facture est refusée par le destinataire pour des raisons métiers ObligatoireAcheteur
Paiement transmisManuelleLe flux de virement a été envoyé au fournisseurRecommandéAcheteur
EncaisséeManuelleLe fournisseur a reçu le paiement de la facture.Obligatoire pour les prestations de services hors TVA sur les débits et hors opérations auto-liquidéesAcheteur
RejetéeAutomatiqueLa facture pourra être rejetée par la plateforme automatiquement pour des raisons techniques (Ex : format, non-respect de la norme,…)ObligatoireAcheteur

Seuls les statuts obligatoires sont transmis à l’administration fiscale par le PPF, contrairement aux statuts recommandés et libres.

Pourquoi c’est important ? On peut imaginer que seules les Plateformes de Dématérialisation Partenaires (PDP) seront à même de proposer les statuts libres et recommandés à leurs utilisateurs. Les entreprises qui choisissent le PPF pour gérer leurs factures électroniques n’auront pas la possibilité de saisir d’autres statuts que les 4 obligatoires. Or, les statuts libres et recommandés renseignent sur l’avancée du traitement de la facture, et apportent des précisions sur la date théorique de réception des fonds et la nécessité ou non de lancer une procédure de recouvrement.

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Que faire en cas de rejet de facture ?

Une facture électronique peut faire l'objet d'un rejet pour trois raisons :

StatutMotif du rejet / refusExemple pratique
IrrevabilitéLa plateforme (PPF ou PDP) n'est pas en mesure de traiter la facture et son contenu du fait d'une anomalie technique liée au flux Virus informatique, fichier vide ou inexploitable, signature non vérifiable
RejetLa plateforme a détecté une anomalie technique liée à la facture Problème de format sémantique ou de cohérence des données
RefusLa facture est refusée par son destinataire en raison d'un désaccord commercial.Désaccord sur le montant, les quantités, l'exécution de la prestation, le destinataire, etc.

En cas de refus d'une facture, le recours dépend du moment de la survenance du refus :

Occurence du refusSolutions
Refus des factures entre le statut « déposée » et « mise à disposition »Le refus est lié à une donnée erronée dans la facture : la facture peut être corrigée via l’envoi d’une facture rectificative Le refus n’est pas lié à une donnée de la facture : la facture peut être réadressée avec le même numéro avec un motif dédié pour éviter un doublon ces factures.
Refus des factures entre le statut « mise à disposition » et « mise en paiement »La facture peut être corrigée via l’envoi d’une facture rectificative, qui annule et remplace la précédente.
Refus des factures après le statut « mise en paiement »Le refus a lieu après le statut « Paiement transmis ». L’annulation doit passer par l’émission d’un avoir, et le fournisseur peut proposer soit le remboursement de la facture annulée par un avoir, ou la compensation de la facture annulée par une autre facture.

Libeo, solution de facture électronique et candidat PDP

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