Comment suivre les factures fournisseurs ?

Les délais de paiement des factures ne sont pas là qu’à titre indicatif. Régler ses fournisseurs dans les temps non seulement pérennise votre relation, mais améliore également votre trésorerie et votre Besoin en Fonds de Roulement.

Centraliser les factures

La dispersion des pièces comptables est l’une des premières causes de retard de paiement. En centralisant vos factures sur une plateforme unique, vous visualisez le détail de chaque facture par statut : à payer, paiement en cours, payée, en retard...

Pour encore plus d'efficacité, associer votre solution de centralisation avec un système de paiement avancé qui simplifiera le paiement de toutes vos factures fournisseurs.

Pour garder une trace de toutes vos dépenses, mettez en place un archivage électronique à valeur probante. Avec cette méthode d'archivage, vous ne manquerez jamais de paiement et vos comptes fournisseurs seront toujours à jour.

Définir un échéancier

Sauf indication contraire de la part du fournisseur, le délai moyen de paiement est de 30 jours. Pour rappel, la LME (loi de modernisation de l’économie) prévoit un délai maximum de paiement de :

• 45 jours fin de mois ;
• 60 jours, date de facture.

Pour ne pas perdre la trace de vos factures, définissez un échéancier de paiement, pour effectuer les virements de manière régulière et automatisée.

Bien s’accorder sur les conditions de règlement

Les fournisseurs ont des délais de paiement différents : à réception, à échéance, etc. Il est important de configurer correctement ces conditions de paiement dans un système comptable, en précisant :

• L’acompte à verser à la signature du devis (le cas échéant)
• L’option de paiement en plusieurs fois
• Le délai consenti
• La date d'échéance de paiement
• Le montant des pénalités de retard

UTILISER UNE BALANCE ÂGÉE

En s’appuyant sur l’ancienneté des factures impayées, la technique de la « balance âgée » est très payante. Elle consiste à créer une liste de factures en attente de paiement, classées par ordre chronologique d’échéance avec :

• Le nom du client,
• La date d’échéance
• Et le montant de la créance.

Vous pouvez créer un tableau de suivi des factures fournisseurs sur Excel (gratuit). Vous pouvez également créer un tableau de suivi de la facturation client. Dans les deux cas, votre tableau doit comporter une colonne pour chaque information :

• Nom du client
• Numéro de facture
• Date de facturation
• Date d’échéance
• Montant de la facture
• Jours de dépassement
• Montant de la majoration
• Solde restant dû
• État du paiement
• Dates d'envoi des relances

Mettre en place une collecte automatique des factures

La première étape pour améliorer le suivi de vos factures consiste à automatiser vos processus de récupération des factures :

• Depuis vos espaces client : utilisez les connecteurs web pour « aspirer » les factures et les transférer dans votre système comptable.
• Depuis votre boîte mail : partagez une adresse de facturation unique avec tous vos fournisseurs pour importer toutes vos factures au même endroit.
• Pour les factures papier : scannez-les depuis une application utilisant la reconnaissance automatique des caractères (OCR).

Utiliser une plateforme de facturation électronique

Dans le cadre de la généralisation de la facturation électronique, toutes les entreprises établies en France et assujetties à la TVA devront, à compter de 2024, être en mesure de recevoir et d'émettre des factures électroniques via le Portail Public de Facturation (PPF) ou une Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP).

En plus de réduire les coûts de traitement, le format électronique améliore sensiblement le suivi des factures grâce à la traçabilité des données. En attendant la publication officielle de la liste des PDP certifiées, vous pouvez d'ores et déjà prévenir vos fournisseurs que vous préférez désormais l’envoi dématérialisé et utiliser un opérateur de dématérialisation :

Suivi du cycle de vie d'une facture électronique statut par statut

Depuis une plateforme de facturation électronique, le suivi des factures est assuré par des statuts, . Le client et son fournisseurs sont informés des changements de statuts à chaque étape du cycle de vie d'une facture électronique :

• Déposée : la facture a été envoyée à la plateforme de dématérialisation (PDP) ou au PPF.
• Émise par la plateforme : la facture a été prise en charge par la plateforme du fournisseur et est émise à destination de l'acheteur.
• Reçue par la plateforme : la facture est reçue par le portail public de facturation ou la PDP de l'acheteur mais n'est pas encore mise à disposition de son client.
• Mise à disposition : la facture a été transmise au client.
• Rejetée : la plateforme de dématérialisation rejette la facture, car jugée non conforme.
• Refusée : le client refuse de payer une facture qui lui est correctement parvenue.
• Prise en charge : la facture est acceptée par le client.
• Complétée : La facture est complétée lorsque le fournisseur ajoute une pièce-jointe ou un commentaire à une facture au statut « Suspendue » ?
•  Suspendue : l'acheteur demande des éléments complémentaires à son fournisseur
• En litige : Un différend est constaté sur la facture qui peut se solder in fine par un refus ou par une approbation de l'acheteur.
• Approuvée : la facture est traitée à 100% par le client
• Approuvée partiellement : la facture est traitée en partie par le client (avoir, escompte).
• Paiement transmis : les fonds ont été transmis au client.
• Encaissée : la facture est payée.

Automatiser le flux d’approbation des factures

Le flux d'approbation des factures est l'ensemble des étapes qui mettent en place le contrôle de la facture et le déclenchement de son paiement. Il s'agit d'un processus important dans tout système comptable, car il garantit que vous ne payez que les factures ayant été approuvées par votre entreprise.

Le flux d'approbation des factures comporte 6 étapes principales :

1. Réception de la facture
2. Affectation du flux de travail
3. Approbation de la facture (approbation ou rejet)
4. Demande de paiement
5. Paiement de la facture
6. Archivage

Voici quelques unes des fonctionnalités de Libeo qui vous aideront à mettre en place un flux d'approbation automatisé pour mieux suivre vos factures :

• Définir des règles d'automatisation pour le traitement des factures d'achats ;
• Attribuer des rôles différents pour la validation des factures et des paiements ;
• Synchroniser votre plateforme de dématérialisation avec votre logiciel comptable ;
• Mettre en place des passerelles avec votre expert-comptable