Comment centraliser ses factures de fournisseurs différents ?

Collecte des factures : la bète noire des experts-comptables

Collecter ses factures est indispensable pour centraliser l’information comptable et financière d’une entreprise. En rassemblant vos factures fournisseurs, vous dégagez une visibilité sur vos futurs flux d’argent sortants, votre trésorerie, et votre Besoin en Fonds de Roulement. Seulement, la collecte manuelle des factures est une opération laborieuse et chronophage. L’expert-comptable (ou la personne en charge de cette tâche) doit :

• Récupérer les factures envoyées par mail, en pièce jointe et dans le corps du texte ;
• Retrouver les factures téléchargées dans ses fichiers d’ordinateur ;
• Se connecter à son espace client sur les sites des différents fournisseurs (Orange, OVH, Amazon, etc.) ;
• Ouvrir les factures envoyées par courrier, une par une, et numériser les documents pour traitement comptable ;

Des processus longs, minutieux, et souvent pénibles. Pourtant, si les paiements sont automatiques dans la plupart des cas, la récupération et la centralisation des factures sont obligatoires pour saisir les informations dans le logiciel comptable.

Libérez-vous un jour par semaine sur votre comptabilité : découvrez la gestion automatisée des factures avec Libeo !

Centralisation des factures : les solutions de récupération automatique

1. Centraliser les factures reçues par mail

Les boîtes mail des dirigeants d’entreprise sont truffées de factures (généralement en PDF). Certaines sont ajoutées en pièce jointe, d’autres sont déposées dans le corps du texte. Parce que les gérants d’entreprise ont sans doute mieux à faire que d’éplucher leurs mails pour trouver le bon, et la bonne pièce jointe, il est plus simple d’envoyer directement toutes vos factures sur Libeo, au fil de l’eau.

Comment ? C’est simple : lors de la création de votre compte Libeo, vous recevez une adresse personnalisée (« [email protected] »), communiquez-la à vos fournisseurs comme adresse de facturation. Vos factures arrivent directement dans votre compte Libeo.

2. Centraliser ses factures depuis un espace client

La collecte automatique constitue la toute première étape d’un workflow de validation des factures optimisé. Plutôt que de collecter manuellement les factures une par une, confiez cette mission à un outil de dématérialisation factures fournisseurs, comme Libeo.

Certains fournisseurs envoient aussi un mail de notification, qui prévient le client que la facture est disponible dans son espace particulier sur le site du fournisseur. C’est notamment le cas des fournisseurs d’accès à Internet (Orange, SFR, Bouygues). Pour l’expert-comptable chargé de collecter les factures, cela implique de se connecter à chaque compte, avec les bons identifiants et mots de passe. Une tâche chronophage, sans réelle valeur ajoutée…

Fort d’un réseau de plus de 200 collecteurs web, Libeo se connecte automatiquement aux plateformes de principaux fournisseurs (électricité, gaz, accès mobile et Internet, BTP, e-commerce, fournitures, etc.) et récupère toutes les factures. Celles-ci sont ensuite centralisées au sein de votre compte Libeo, réparties dans les comptes fournisseurs correspondants, pour être ensuite validées.

La centralisation des factures vous donne une vision à la fois globale et granulaire de vos paiements en attente. Cela vous permet d’estimer le volume financier sortant, et d’ajuster ensuite le Besoin en Fonds de Roulement. Mais surtout, vous conservez une visibilité optimale sur vos paiements et l’état de votre trésorerie :

• Histogramme des dépenses par mois ;
• Encours en temps réel ;
• Synchronisation bancaire ;
• Affichage de votre balance âgée
• Solde de compte ;

Le saviez-vous ? Il existait un outil de scraping de factures, Zebill, un collecteur automatique facture gratuit, édité par Xamance.

3. Envoyez vos factures depuis un ordinateur

Les factures s’entassent dans vos « Téléchargements » en PDF ou PNG sur votre ordinateur. Pour les organiser, il vous suffit de les faire glisser et de les déposer dans votre compte Libeo.

Avec Libeo, un simple "drag and drop" suffit à centraliser toutes vos factures

4. Quid des factures papier ?

Les factures imprimées et envoyées au format papier constituent environ 80 % du volume des factures transitant en France chaque année. Un coût pour l’écologie, mais aussi pour les entreprises. En effet, le coût de traitement d’une facture papier est estimé à 14 €.  En attendant de passer à la facture dématérialisée, voici comment gagner du temps sur le traitement de vos factures papier.

Avec Libeo, oubliez le scanner : depuis l’application mobile, prenez vos factures et notes de frais en photo pour les envoyer automatiquement dans votre espace Libeo et procéder au paiement. Vous pouvez également approuver, refuser ou payer vos factures à tout moment avec l’application Libeo.

Comment optimiser le processus de validation des factures fournisseurs ?

Le workflow de validation, ou circuit d’approbation, des factures désigne l’ensemble des processus nécessaires à la validation et au paiement des factures, ses étapes et ses intervenants. Pour l’optimiser, pensez « less is more » : supprimez toute étape ou manipulation qui n’est pas foncièrement indispensable à la validation.

Pour simplifier le processus, sélectionnez vos outils (logiciel comptable, solution de gestion des factures, etc.) en fonction de leur compatibilité. Cela va vous permettre d’automatiser au maximum vos opérations de paiement. Libeo par exemple, s’intègre avec des outils comme QuickBooks, Evoliz ou Cegid Loop . Une véritable valeur ajoutée pour les experts-comptables, qui peuvent désormais associer le paiement des factures et l’export vers la comptabilité, ce qui facilite le rapprochement bancaire.

Ci-dessus un exemple de facture fournisseur importée depuis QuickBooks et payée avec Libeo

Enfin, adoptez une solution de gestion des factures dématérialisées, qui inclue la collecte, le traitement et le paiement des factures. Ces outils, de plus en plus répandues dans le secteur B2B, réduisent efficacement les délais de paiement fournisseurs, les risques de fraude et les erreurs liées à la saisie manuelle des factures et notes de frais.