Vente en ligne : les spécificités comptables du e-commerce

Pour les petits entrepreneurs en ligne, il est toujours difficile d’avoir une connaissance détaillée des règles comptables applicables à leur activité. La question de savoir ce qui doit être enregistré, calculé et taxé n’est jamais complètement résolue. Afin d’optimiser vos opportunités tout en respectant la fiscalité, voici les principales appropriations comptables des structures e-commerce.

Comment faire la comptabilité d’un magasin ?

Comment gérer la comptabilité d’un commerce quand toutes les ventes se font en ligne ? Dans le secteur de la vente au détail, les règles relatives à la tenue de la comptabilité s’appliquent de la même manière aux magasins physiques qu’aux boutiques en ligne. Comme les boutiques physiques, les gérants de site e-commerce sont tenus aux mêmes obligations comptables, à savoir :

• L’ouverture d’un compte en banque ;
• La tenue comptable quotidienne ;
• Les comptes annuels obligatoires.

L’ouverture d’un compte en banque

Pour créer et gérer une activité de commerce (vente au détail ou e-commerce) en tant que sociétés à capital social, vous devez détenir un compte professionnel dans une banque. Cette obligation ne s’applique pas aux entreprises individuelles.

Sans ce compte, qui sert à séparer vos opérations commerciales de vos finances personnelles, il vous sera impossible d’obtenir un certificat de dépôt de fonds, et donc une immatriculation.

De plus, ouvrir un compte professionnel permet d’accéder à des services réservés aux professionnels.

La tenue comptable quotidienne

Le e-commerçant doit tenir une comptabilité régulière (en application de dispositions légales), sincère (de bonne foi) et fidèle à la réalité de l’entreprise. Par « tenir une comptabilité », on entend :

• Enregistrer, de façon chronologique, les achats et ventes du patrimoine de l’entreprise.
• Établir une facturation.
• Faire l’inventaire, au moins 1 fois par an, à la date de clôture de l’exercice.
• Établir les comptes annuels à la fin de chaque exercice au vu des enregistrements comptables et de l’inventaire (bilan, compte de résultat et annexe) et les déposer auprès du greffe du tribunal de commerce.
• Ouvrir un compte bancaire dédié à l’activité professionnelle.
• Conserver toutes les pièces comptables (factures fournisseurs et clients, devis, bons de commande, de livraison, livre journal, grand-livre) au moins 10 ans après la clôture de l’exercice.

L’entreprise peut tenir elle-même sa comptabilité, ou la confier à un expert-comptable inscrit au tableau de l’ordre.

Les comptes annuels obligatoires

Chaque année, au moment de la clôture des comptes, les entreprises font le bilan. C’est-à-dire qu’elles établissement les comptes annuels (ou comptes sociaux), au travers de ces trois documents :

• Le bilan comptable
• Le compte de résultat
• L’annexe

Complétés et rassemblés, ils constituent la liasse fiscale de l’entreprise.

Pièces comptables obligatoires

L’enregistrement des flux entrants et sortants de l’entreprise, aussi appelé saisie comptable, consiste à entrer les écritures dans les documents suivants :

• le livre journal
• le grand-livre

Les spécificités comptables du e-commerce

Les échanges intracommunautaires et la TVA

Les premières spécificités du e-commerce sont liées à la gestion de la fiscalité. En effet, les ventes en ligne peuvent donner lieu à des ventes réalisées à l’étranger ou du moins à des transactions transfrontalières. Il est alors nécessaire d’adapter sa comptabilité et sa fiscalité en tenant compte du régime de TVA de ses clients et fournisseurs, mais aussi de celui de son propre pays. De plus, il est important non seulement de gérer cet aspect, mais aussi de mettre en place une stratégie fiscale adaptée au commerce en ligne ou du moins des provisions adéquates pour d’éventuels imprévus.

Il est nécessaire de faire la distinction entre les ventes B2B et B2C, ainsi que les plateformes en ligne comme eBay ou Amazon.

L’absence de stockage physique

Dans une entreprise de commerce électronique, il n’est pas nécessaire de disposer d’un espace de stockage. En effet, ceux-ci sont livrés directement aux clients par les fournisseurs ou les prestataires de services (comme Amazon). Ils n’apparaissent donc pas au bilan sous leur forme physique. Cependant, ils sont toujours présents à travers leur valeur.

Le paiement client

Un autre élément qui diffère du commerce traditionnel est la réception des paiements clients par le vendeur. Le paiement des ventes en ligne s’effectue généralement par virement bancaire ou service de paiement en ligne, type PayPal.

Cela signifie que le paiement est différé, il faut parfois attendre plusieurs jours avant d’encaisser. En outre, les acheteurs peuvent parfois retourner les produits qu’ils ont achetés ; cela entraîne une annulation du paiement, que la comptabilité doit prendre en compte. Dans ce cas, il faudra annuler l’écriture des ventes (recettes) et passer une écriture de dépense pour le remboursement effectué. Si vous ne le faites pas, votre bénéfice sera plus faible que prévu !

Comment gérer la facturation d’un site e-commerce ?

Les factures clients et fournisseurs font office de justificatifs sur le plan commercial, comptable et fiscal. Elles doivent obligatoirement être collectées, traitées et enregistrées pour la bonne gestion des comptes.

La facturation aux clients

Dans le secteur de la vente au détail, les factures d’achats et de vente sont le pilier de la comptabilité. L’article L441-3 du Code de commerce est formel sur ce point :

« Tout achat de produits ou toute prestation de service pour une activité professionnelle doivent faire l’objet d’une facturation. »

Cette règle s’applique aussi bien aux magasins physiques qu’aux boutiques en ligne. L’une des spécificités du e-commerce, c’est que l’édition de la facture a lieu au moment de l’expédition de la commande, et non lors de la réception du paiement, comme le précise l’article L441-3 du code de commerce :

« Le vendeur est tenu de délivrer la facture dès la réalisation de la vente ou la prestation du service »

Pour être conformes, vos factures de ventes devront être rédigées en français, éditées en deux exemplaires et contenir toutes les mentions légales.

Concernant l’expédition au client, certains vendeurs optent pour la facture papier, qu’ils incluent dans le colis. D’autres préfèrent la facture électronique, envoyée par mail ou déposée sur un espace client.

E-commerce : attention aux doublons de facture !

L’erreur la plus importante qui peut se produire lors de la facturation client est la double facturation : cela survient lorsqu’un client commande deux produits à la fois et les paie individuellement. Cela peut se produire si les deux produits sont achetés auprès de fournisseurs différents ou s’ils sont vendus par des départements différents au sein de la même entreprise.

Dans les deux cas, le résultat est le même : une double facturation. Une situation risquée, car elle peut amener les clients à annuler leurs commandes ou à demander des remboursements.

La facturation aux fournisseurs

Entre professionnels, la facturation est obligatoire pour toute prestation de services ou de vente de marchandise. Cette règle s’applique à toute activité de production, de distribution ou de services. Pour facturer un fournisseur dans les règles, 3 règles à suivre :

• Rédiger la facture en français ;
• Établir la facture en double ;
• Apposer l’ensemble des mentions obligatoires dans la facture.

Concernant le format, le commerçant peut choisir d’envoyer ses factures sur papier ou par voie dématérialisée. Pour des raisons logistiques et financières, cette seconde option est plus que recommandée.

Le e-commerçant doit veiller à enregistrer chaque facture en comptabilité dans l’ordre chronologique, mais aussi les avoirs, factures d’acompte et d’escompte.

Quel est le meilleur logiciel de comptabilité e-commerce ?

Il existe de nombreux logiciels de comptabilité disponibles sur le marché aujourd'hui, mais tous ne conviennent pas à toutes les entreprises. Avant de choisir votre logiciel de comptabilité commerce, penchez-vous sur :

• La taille de votre entreprise ;
• Votre statut juridique et votre activité ;
• L'état de votre environnement informatique : gestion de la paie, suivi des devis et factures, connexion avec votre compte en banque professionnel

Pour optimiser la comptabilité dans un commerce, l'idéal est de choisir un logiciel comptable compatible avec :

• Votre logiciel de facturation ;
• Votre solution de gestion des factures fournisseurs.

Pourquoi ? Parce qu'en synchronisant vos outils entre eux, vous simplifiez la gestion du flux de marchandises et la comptabilité fournisseur. Vous donnez à votre entreprise une visibilité et une transparence optimales sur les décaissements et encaissements, sans surcharger la comptabilité, puisque certaines fonctionnalités, comme la collecte de factures, la saisie comptable ou encore la gestion de la relation client sont automatisées.

Parmi les logiciels les plus en vogue chez les e-commerçants, on peut citer Cegid Loop, Sage ou encore QuickBooks. Bonne nouvelle : tous ces outils peuvent se connecter avec Libeo !

Comment trouver un expert-comptable pour gérer son e-commerce ?

Face à l'explosion du secteur de la vente en ligne, de plus en plus de cabinets d'experts-comptables proposent des solutions adaptées aux gérants de e-commerce. À Paris par exemple, on peut trouver des sociétés comme My Digital Expert ou Excilio, spécialistes des e-entrepreneurs.