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Libeo, la solution de gestion
des dépenses pros
Automatisez vos règlements fournisseurs, contrôlez votre cash et optimisez enfin vos marges.
Qu'est-ce que l'automatisation des flux de paiement ?
L’essor du commerce numérique entraîne un besoin de paiements plus rapides et plus précis. Cependant, de nombreuses entreprises utilisent encore des processus manuels pour gérer le paiement de leurs fournisseurs. Ce qui entraîne des erreurs coûteuses et des retards de traitement qui peuvent frustrer les fournisseurs et nuire à votre marque. D’où la nécessité d’automatiser ses flux de paiements.
L’automatisation du flux de paiement des factures est un processus qui consiste à créer un ensemble de règles et d’étapes qui déclenchent automatiquement une certaine action sur un paiement lorsque certains critères sont remplis.
L’automatisation peut porter sur une ou plusieurs étapes du flux de paiement. Elle se traduit par des règles applicables automatiquement selon des critères prédéfinis :
- L’approbation : Si le montant à payer est supérieur à [MONTANT], alors l’approbateur est [NOM] ;
- La comptabilisation : si la facture provient de [FOURNISSEUR], alors le compte comptable est [COMPTE] ;
- La catégorisation : Si la demande de paiement provient de [FOURNISSEUR], alors les catégories sont [CATÉGORIES] ;
- La méthode de paiement : Si la demande de paiement provient de [FOURNISSEUR], alors je la règle par [MODE DE PAIEMENT]
- La date d’échéance : Si la demande de paiement provient de [FOURNISSEUR], alors la date d’échéance de la facture est [FOURNISSEUR]
L’automatisation du flux de paiement rationalise les flux de travail en exécutant automatiquement les actions requises, et en informant les personnes concernées lorsqu’elles sont déclenchées.
Pourquoi automatiser ses flux de paiement ?
L’automatisation des flux de paiement vous permet de gérer votre processus de paiement du début à la fin avec une seule plateforme. Elle offre également une visibilité sur chaque étape du processus, ce qui vous permet d’identifier tout problème avant qu’il ne devienne trop important. En automatisant vos paiements, vous accélérez les transactions, réduisez les erreurs et augmentez la satisfaction des fournisseurs — tout en économisant du temps et de l’argent en rationalisant les processus.
L’automatisation des flux de paiement peut aider à réduire les points de friction dans le processus de paiement en supprimant les étapes inutiles et en s’assurant que les contrôles nécessaires ont bien été effectués avant validation des paiements.
Payez vos factures en 1 clic, sans saisir d'IBAN
Payez avec la méthode de votre choix sans vous connecter à votre interface bancaire : planifié, instantané, en masse, en différé, par fichier SEPA.
Comment fonctionnent les plateformes de paiement ?
Les plateformes de paiement (PP) sont les intermédiaires financiers qui permettent aux utilisateurs de payer des biens et des services. Elles constituent une alternative aux méthodes de paiement traditionnelles (cartes de crédit, virements bancaires, etc.) dont le coût d’utilisation est élevé.
Les plateformes de paiement les plus utilisées à la fois par les marchands et les consommateurs sont PayPal, Square et Stripe. Ces plateformes sont devenues populaires avec l’émergence des appareils mobiles et des sites de e-commerce comme Amazon et eBay.
Elles sont utilisées par les commerçants qui souhaitent accepter les paiements en ligne via leurs sites web ou leurs applications mobiles. Certaines passerelles de paiement offrent des services supplémentaires comme des outils de reporting ou des systèmes de protection contre la fraude.
Comment fonctionne une API de paiement ?
Une API (Application Programming Interface) est un ensemble de fonctions informatiques qui fonctionne comme un intermédiaire entre un humain et une application. En l’occurrence, une API de paiement permet aux développeurs de gérer les factures et les paiements des utilisateurs dans un logiciel ou une plateforme de paiement en ligne.
Les API contribuent à l’automatisation en permettant aux entreprises d’envoyer des paiements sans passer par une banque ou un processeur de carte de crédit. Cela facilite la tâche des collaborateurs qui n’ont pas accès aux services bancaires (parce qu’ils se trouvent à l’étranger ou dans un endroit éloigné des banques traditionnelles).
Comment mettre en place un système de paiement autorisé ?
La mise en place d'un système de paiement automatisé peut être un excellent moyen de rationaliser vos flux de trésorerie et d'améliorer votre activité. Pour commencer, voici quelques caractéristiques communes aux systèmes de paiement automatisés les plus populaires :
Synchronisez vos comptes bancaires
Il est important que les informations financières de votre entreprise soient stockées en un seul endroit, afin que vous puissiez facilement les récupérer en cas de besoin. Synchronisez vos flux bancaires en intégrant votre banque avec votre système de paiement pour associer chaque paiement à sa facture.
Choisissez un outil évolutif
Plus vous avez d’employés, de clients et de fournisseurs, plus vos volumes de paiement augmentent. Optez pour un système de paiement automatisé capable de traiter de plus gros volumes de transactions sans ralentir vos processus opérationnels ni exiger de ressources supplémentaires de la part de votre personnel.
Article
Automatiser et sécuriser le traitement des factures avec Libeo
La solution de traitement et sécurisation des factures de Libeo transforme la façon dont les DAFs, RAFs, comptables et trésoriers gèrent les factures en automatisant, sécurisant et optimisant l'ensemble du processus.
Intégrez votre système à votre environnement
Certaines entreprises utilisent plusieurs logiciels de comptabilité à des fins différentes — par exemple, la gestion de la paie, le lettrage des comptes, la tenue du grand livre, etc. Ce qui les oblige à intégrer leur système de paiement à d’autres applications comptables et de gestion : logiciel de production comptable, de facturation, ERP, journaux, etc.
Libeo s’intègre à vos outils de gestion et de comptabilité pour créer un écosystème de solutions connectées qui automatise les flux de paiement de bout en bout :
Libeo, la solution de gestion
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Comment automatiser les paiements ?
L’automatisation peut être mise en œuvre pour tout ou partie de votre processus de paiement, en fonction de ce qui est judicieux pour votre entreprise. Trouver le bon équilibre entre l’automatisation et les processus manuels est essentiel pour assurer une transition en douceur.
Voici quelques conseils pour vous aider à mettre en œuvre avec succès l’automatisation des paiements :
La plupart des solutions de gestion des factures incluent des règles d’automatisation personnalisables pour automatiser les flux de paiement. L’essentiel est de créer des règles qui s’adaptent à vos flux de travail interne et à la structure de votre organisation.
Automatiser les flux de paiement avec Libeo
Conçu pour simplifier le paiement des factures fournisseurs, Libeo a construit sa plateforme de façon à rendre la gestion et le paiement des factures le plus fluide possible.
Depuis votre espace Libeo, importez et centralisez automatiquement toutes vos factures fournisseurs. Lors de l’import, la facture est contrôlée et analysée par OCR, pour éviter tout risque de fraude ou de doublon. Les données lues sont retranscrites au format électronique, ce qui simplifie les futurs exports-comptables.
Une fois contrôlée et validée, la facture est placée en statut « À payer ». De là, deux options :
Lorsque vous créez des flux d’approbation dans Libeo, vous pouvez attribuer des droits de contrôle et de paiement à vos collaborateurs. Cela vous permettra de définir des rôles distincts pour l’approbation et le paiement des factures fournisseurs.
La gestion des droits est accessible depuis la section « Équipe » :
Quelles sont les méthodes de paiement ?
Lorsque vous automatisez vos flux de paiement, veillez à garder la flexibilité en tête. Pour ne pas créer de déséquilibre de trésorerie et pour ne pas manquer les échéances de paiement des fournisseurs, Libeo peut vous aider à choisir parmi plusieurs options de paiement des factures :