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Facture proforma : définition et utilité
La facture proforma est souvent mal comprise ou confondue avec d’autres documents commerciaux.
Pourtant, elle joue un rôle essentiel dans de nombreux secteurs d’activité comme le BTP. Que ce soit pour anticiper une transaction, valider un prix ou formaliser un accord avant l’émission d’une facture définitive, elle s’avère être un outil précieux.
Mais qu’est-ce qu’une facture proforma exactement et en quoi se distingue-t-elle des autres documents ?
La facture proforma, c’est quoi ?
Une facture proforma est un document commercial provisoire qui présente les détails d’une future facturation, sans pour autant déclencher de paiement ou d’obligation légale. Son objectif est de donner une vision claire des conditions de vente avant l’émission de la facture définitive.
La facture proforma en anglais est appelée "proforma invoice". Contrairement à une facture classique ("invoice"), elle ne peut ni être comptabilisée ni servir de preuve légale de vente, car elle ne déclenche aucune obligation de paiement.
Dans le cadre d’une relation commerciale, elle est souvent utilisée pour formaliser une offre et s’assurer que toutes les parties sont alignées avant de passer à l’acte d’achat ou de prestation.
À quoi sert une facture proforma ?
Dans les échanges commerciaux, la facture proforma a plusieurs utilités :
- Valider un accord : elle permet aux deux parties de s’assurer que les conditions de la transaction sont bien comprises avant l’émission d’une facture définitive.
- Anticiper les formalités administratives : pour certains marchés, notamment à l’international, elle est utilisée pour faciliter l’obtention de financements ou de documents douaniers.
- Donner une estimation précise : elle offre une visibilité sur le coût total d’un projet de chantier avant engagement officiel.
Exemple concret :
Une entreprise du bâtiment démarre un projet de rénovation énergétique sur un immeuble. Avant d’engager officiellement son prestataire pour la fourniture de pompes à chaleur et d’isolants thermiques, elle demande une facture proforma au fournisseur. Une fois l’accord obtenu et la facture définitive émise, la commande est validée et le matériel livré sur le chantier.
Facture proforma vs facture définitive : quelles différences ?
La principale différence entre une facture proforma et une facture définitive réside dans leur valeur juridique et comptable. Pour mieux comprendre leurs différences, voici un comparatif détaillé entre ces deux types de documents.
| Facture proforma | Facture définitive |
|---|---|
| Document provisoire, informatif | Document comptable et légal |
| Ne déclenche aucun paiement | Oblige au règlement du montant indiqué |
| Peut être modifiée sans contrainte | Doit respecter les obligations fiscales et comptables |
| Utilisée pour valider une offre avant facturation | Sert de preuve de transaction et permet la récupération de la TVA |
À retenir : une facture proforma ne doit jamais être comptabilisée, ni enregistrée dans la comptabilité d’une entreprise.
Facture proforma et devis : ne pas confondre !
Facture proforma et devis ont des fonctions proches, mais restent bien distincts. Le devis est une proposition commerciale qui engage le fournisseur une fois acceptée par le client. La facture proforma, quant à elle, n’a aucune valeur contractuelle et reste un document informatif qui peut évoluer avant émission de la facture définitive.
Comment transformer une facture proforma en facture définitive ?
Une fois la facture proforma validée, il est essentiel de la convertir en facture définitive pour officialiser la transaction et enclencher le paiement.
La transformation d’une facture proforma en facture définitive suit plusieurs étapes :
- Validation avec le fournisseur ou le sous-traitant : s’assurer que toutes les informations figurant sur la facture proforma sont correctes (quantités, prix, conditions de paiement).
- Ajout des mentions légales obligatoires : numéro de facture unique, conditions générales de vente, taux et montant de la TVA, échéance de paiement.
- Archivage et suivi : une fois émise, la facture définitive doit être enregistrée dans la comptabilité et transmise au fournisseur dans les délais convenus.
Pour faciliter le traitement des factures, Libeo propose une fonctionnalité d'assistance au matching.
Cette technologie basée sur l’intelligence artificielle permet d’associer automatiquement la facture proforma à la facture définitive, éliminant ainsi les ressaisies manuelles.
Cette approche semi-automatisée permet de :
- Réduire les risques d'erreurs et de doublons ;
- Maintenir un niveau de contrôle approprié ;
- Gagner du temps.
Pourquoi s’équiper d’un logiciel de gestion des factures fournisseurs ?
La gestion des factures fournisseurs représente un défi quotidien pour les entreprises, particulièrement quand le volume de documents est important.
Les équipes, souvent réduites, doivent jongler entre :
- Le traitement d'un grand nombre de factures, notamment quand il n'y a pas de centrale d'achat ;
- Le suivi des échéances et des retards de paiement ;
- La vérification des écarts entre commandes et factures ;
- La gestion de la trésorerie disponible.
Sans un système de gestion efficace, ces tâches administratives peuvent non seulement consommer un temps précieux mais aussi créer des tensions avec les fournisseurs, particulièrement en cas de retard de paiement.
C’est pourquoi de plus en plus d’entreprises du BTP s’équipent d’un logiciel Saas pour automatiser la gestion de leurs factures. Ces outils numériques permettent non seulement de centraliser les factures et d'optimiser le suivi des paiements, mais préparent également les entreprises à la réforme majeure de 2026, date à laquelle la facturation électronique deviendra obligatoire pour toutes les entreprises. Cette transition anticipée s'avère d'autant plus stratégique que les entreprises devront passer par une Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP) certifiée comme Libeo.
Anticiper cette évolution en s’équipant dès maintenant d’un logiciel adapté permettant d’assurer une transition en toute sérénité.
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FAQ
Une facture proforma a-t-elle une valeur juridique ?
Non, la facture proforma n’a aucune valeur juridique ou comptable. Elle ne constitue ni une preuve de vente, ni une obligation de paiement pour l’acheteur. Contrairement à une facture définitive, elle ne peut pas être enregistrée en comptabilité et ne sert pas de justificatif pour la récupération de la TVA.
Son rôle est purement informatif : elle permet de présenter une offre détaillée avant la finalisation d’une transaction. C’est pourquoi elle est souvent utilisée dans les échanges commerciaux pour donner une estimation des coûts avant validation officielle.
Peut-on payer une facture proforma ?
Une facture proforma ne déclenche pas de paiement, car elle n’a aucune valeur légale.
Toutefois, elle peut être utilisée pour initier certaines démarches administratives ou comptables, comme une demande de financement ou l’émission d’une facture définitive. Le paiement ne peut intervenir que lorsque la facture définitive est émise, avec toutes les mentions légales obligatoires.
Pourquoi la douane demande-t-elle une facture proforma pour certains envois ?
La facture proforma est souvent exigée lors des échanges internationaux pour faciliter les procédures douanières. Elle permet d’indiquer la nature, la valeur et la destination des marchandises, ce qui est essentiel pour le calcul des droits de douane et taxes éventuelles.
Bien que la facture proforma n’ait pas de valeur comptable, elle reste un document clé pour fluidifier le passage en douane et éviter les blocages aux frontières.
Quand faut-il fournir une facture proforma pour un envoi avec Chronopost ou La Poste ?
Pour les envois internationaux, Chronopost, La Poste et d’autres transporteurs demandent souvent une facture proforma afin de faciliter le traitement douanier. Ce document permet de préciser la nature et la valeur des marchandises transportées, même si elles ne sont pas vendues.
Il est particulièrement utile pour :
- l’expédition d’échantillons ou de marchandises envoyées en test ;
- les retours de matériel à l’étranger pour réparation ;
- les envois sans transaction commerciale, comme les dons ou produits promotionnels.
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Comment faire une facture proforma ?
La facture proforma étant un document provisoire, elle doit contenir certaines mentions spécifiques tout en restant flexible. Bien qu’elle ne soit pas une facture définitive, elle doit être rédigée avec rigueur pour éviter toute confusion et faciliter son évolution en facture officielle. Voici les éléments essentiels à intégrer :
Les mentions obligatoires à inclure
Même si la facture proforma n’a pas de valeur légale, elle doit comporter des informations précises pour être utile et compréhensible par toutes les parties :
Comptabilisation d’une facture proforma : ce qu’il faut savoir
Vous l’avez compris, une facture proforma ne doit pas être comptabilisée car elle n’a aucune valeur juridique ou fiscale.
Cependant, elle peut être conservée à titre d’archive pour justifier des échanges commerciaux préliminaires.
En interne, il est conseillé d’enregistrer les factures proforma dans un espace dédié, distinct des factures définitives, afin d’éviter toute confusion lors de la gestion comptable.
Modèle de facture proforma
Pour simplifier la gestion des factures proforma, il est recommandé d’utiliser un modèle standardisé qui facilite leur transformation en facture définitive.
Un modèle type de facture proforma doit inclure :
Retrouvez ici un exemple de facture proforma :