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Artisans : le meilleur logiciel BTP pour gérer vos factures et devis

Vous êtes gérant d'une entreprise BTP ? Vous savez donc que la gestion des factures et devis est souvent une étape compliquée. Les erreurs ou retards peuvent avoir des conséquences lourdes : arrêt des travaux, conflits financiers, ou dépassements de budget. Heureusement, des solutions innovantes existent pour simplifier cette gestion centralisée des factures dans une interface facile à utiliser. Découvrez pourquoi Libeo s’impose comme la solution idéale pour les professionnels du BTP.

Alice Bled

Alice BLED • Libeo

Publié le | Mis à jour le

La gestion des factures dans le BTP : un véritable casse-tête

Dans le BTP, la gestion des factures est un défi quotidien. D’après une étude France Num, 20 % du temps administratif des professionnels du bâtiment est consacré à cette tâche !

Le problème n’est pas seulement le volume des factures, mais aussi leur complexité. L’exemple suivant permet de l’illustrer :

Sur un chantier, il peut y avoir des dizaines, voire des centaines de sous-traitants différents (fournisseurs de matériaux, entreprises de location de matériel, transporteurs, etc.). Chaque sous-traitant peut envoyer plusieurs factures par mois, parfois même pour des lots ou des travaux spécifiques. Le nombre de lignes de factures peut facilement atteindre les milliers chaque mois, ce qui complique grandement leur traitement manuel par un salarié non assisté et peut entraîner des erreurs ou des retards dans les paiements.

Des problèmes courants qui entraînent plusieurs problèmes pour les professionnels du secteur :

  • Des paiements fractionnés complexes à gérer : entre les acomptes, les soldes et les retenues de garantie, il est facile de perdre le fil des paiements, ce qui peut provoquer des retards, des factures impayées et, même parfois, l’arrêt d’un chantier.
  • Une communication peu fluide sur site : les multiples intervenants et la gestion à distance des chantiers peuvent générer des incompréhensions, retardant ainsi la validation des factures ou leur paiement.
  • Des obligations légales à respecter : TVA, transition vers la facturation électronique d’ici 2026, archivage… Ces contraintes réglementaires ajoutent une couche de complexité à un système déjà difficile à gérer au quotidien.
  • Des risques financiers élevés : une mauvaise allocation des ressources ou des erreurs administratives peuvent entraîner des dépassements de budget et mettre en danger la rentabilité de vos chantiers.

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Bref, une gestion manuelle des factures n’est plus une option viable pour rester compétitif dans le BTP. Passer à une solution numérique pourrait d’ailleurs booster votre productivité de 50 à 60 %. Ce n'est pas négligeable !

Utiliser un logiciel devis-facture : une nécessité pour le BTP

Face aux défis spécifiques du secteur, adopter un logiciel spécialisé n'est plus un luxe, mais une véritable nécessité. 

Ces outils permettent aux professionnels du bâtiment de gagner un temps précieux en automatisant les tâches administratives chronophages. Un bon logiciel offre une vision claire et instantanée pour contrôler ses flux financiers, faciliter le suivi des chantiers et améliorer la communication avec ses clients et fournisseurs

Spécialement conçu pour les entreprises du BTP, ce type d'outil répond parfaitement aux besoins du métier grâce à des fonctionnalités clés qui intègrent désormais l’IA, telles que la reconnaissance automatique de caractères sur les factures.

Libeo permet aux entrepreneurs du BTP de gérer toutes leurs factures, à partir d'une seule plateforme centralisée. Vous pouvez centraliser les factures de différents fournisseurs, automatiser les flux de paiement, garder le contrôle de votre trésorerie et assurer la conformité de vos factures.

Schéma de l'environnement Libeo sur le cycle achats :

Automatiser la production comptable

Libeo, un logiciel simple et efficace pensé pour les entreprises du BTP

Une centralisation des factures, devis et avoirs

Avec Libeo, toutes vos factures et vos devis sont stockés sur une plateforme unique. Vous accédez à vos documents en quelques clics, que vous soyez au bureau ou sur un chantier. Cette centralisation simplifie votre organisation et réduit les pertes de temps liées à la recherche de documents. 

Vous pouvez également vérifier vos dépenses et vos encaissements, ainsi que l’état de vos paiements et les remises que vous avez négociées avec vos fournisseurs.

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Florent Moisset, Responsable Comptable chez Renov TCE, parle de Libeo

« Chaque jour, nous devons gérer un gros volume de factures, aussi bien pour nos fournisseurs que pour nos sous-traitants. Avant Libeo, notre process de traitement était très manuel. Aujourd'hui, on a beaucoup gagné en efficacité : moins d'erreurs, moins de papier et moins de manutention ! »

Des automatisations avancées grâce à l’IA

Libeo révolutionne la gestion des tâches répétitives grâce à des fonctionnalités d’automatisation intelligentes. L’une des innovations clés est la lecture OCR, qui détecte et extrait automatiquement les informations essentielles de vos factures. Cette technologie vous permet d'automatiser la saisie de vos factures fournisseurs.

Grâce à la reconnaissance automatique des caractères, les données des factures sont reconnues et saisies automatiquement. Fini, la saisie manuelle ou les erreurs de doublons : l’outil détecte les montants, le fournisseur, les comptes comptables correspondants et la TVA :

erreur de saisie
En parallèle, Libeo propose un rapprochement automatique des documents. Plus besoin de vérifier manuellement si une facture correspond à un bon de commande ou un avoir ! L’outil se charge de cette étape cruciale pour vous en garantissant une correspondance exacte et en éliminant les incohérences potentielles entre les documents.

Dès que le numéro de devis, commande ou avoir apparaît sur la facture du fournisseur, les documents associés sont automatiquement proposés :

Associer une facture à une commande

À retenir : grâce à ces outils d’automatisation, vous économisez un temps précieux tout en améliorant la fiabilité de vos processus financiers. Vous pouvez ainsi vous concentrer sur ce qui compte vraiment : la réussite de vos chantiers !

Une collaboration fluide entre conducteur de travaux, chef de chantier et maître d’œuvre

Avec Libeo, la collaboration entre vos équipes n’a jamais été aussi simple. Les workflows de validation permettent à vos conducteurs de travaux, chefs de chantier et maîtres d’œuvre (MOE) de valider les documents directement dans l’outil :

Demander d'approbation de paiement
Chaque intervenant a une vision claire des documents à valider et peut suivre l’état d’avancement. Résultat : une communication renforcée, une meilleure traçabilité et une organisation sans faille, même sur les chantiers les plus complexes !

Voici comment cette fonctionnalité améliore vos opérations de terrain :

  1. Participation en temps réel : les validations et retours peuvent être effectués sans attendre, même depuis un chantier. Cela réduit les délais et limite les risques de blocages administratifs.
  2. Meilleur contrôle des dépenses : chaque intervenant a une vue claire sur les étapes : à valider ou documents déjà traités. Chaque étape est documentée, ce qui permet de reconstituer le fil d'activité de la facture et de renforcer le contrôle des dépenses.
  3. Réduction des erreurs : en regroupant toutes les informations sur une plateforme unique, les échanges d’e-mails et les fichiers égarés deviennent de l’histoire ancienne.
  4. Gain de temps : les étapes de validation sont fluidifiées, permettant à vos équipes de se concentrer sur leur cœur de métier.

Bon à savoir : cette collaboration optimisée garantit non seulement une meilleure efficacité, mais aussi une relation renforcée entre vos équipes, qu’elles soient sur le terrain ou au bureau.

Des paiements fournisseurs flexibles et sécurisés

Avec Libeo, la gestion de vos paiements devient simple. Vous pouvez programmer vos paiements à l’avance pour respecter vos engagements financiers tout en optimisant votre trésorerie. Cette planification proactive permet d’éviter les interruptions dues à des retards de paiement et d’assurer le bon déroulement de vos chantiers.

Pour prévenir les risques d’impayés, Libeo automatise les relances des factures en attente de paiement. Ces rappels réguliers aident à réduire les litiges tout en maintenant de bonnes relations avec vos fournisseurs et sous-traitants. Vous gagnez en efficacité administrative tout en renforçant votre crédibilité auprès de vos partenaires.

Gérant multi-sites : l'imputation analytique par chantier ou société

Vous pouvez visualiser en un coup d’œil l’ensemble de vos finances, qu’il s’agisse d’un chantier spécifique ou de plusieurs sociétés. Ce tableau d’imputation analytique permet :

  • La gestion de plusieurs entreprises : suivez les flux financiers de toutes vos sociétés via une vue 360°, sans devoir jongler entre différentes plateformes.
  • Une vue par poste de dépense : il peut s'agir d'un chantier, d'un produit, d'une catégorie de coût (matières premières, mobilier, etc.) ou d'un département (fournisseurs, RH, marketing, juridique, etc.). 

Vous pouvez définir jusqu’à 5 axes analytiques dans Libeo pour l’imputation de vos dépenses. Libeo attribue un code analytique propre à chaque entreprise personnalisable pour faire des analyses par centres de coûts :

Axes et codes analytiques

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La solution utilisée par des milliers d'entreprises du BTP pour se développer

Essayez Libeo aujourd'hui et gagnez 100% de visibilité sur vos centres de coûts et votre trésorerie.

Sur Libeo, vous pouvez spécifier les différents types de coûts engagés dans votre chantier pour mieux comprendre leur rentabilité :

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L'allocation analytique aide à la prise de décision stratégique et à une meilleure gestion des coûts : en analysant les factures des fournisseurs par poste de dépense, les chefs de chantier peuvent optimiser leur stratégie d'achat de matériaux et d'équipements, ainsi que la répartition des ressources sur les différents chantiers.

Des intégrations logicielles adaptées aux besoins du BTP

Libeo se distingue par sa capacité à s’intégrer avec une large gamme d’outils essentiels, facilitant une gestion connectée et simplifiée pour les entreprises du BTP. Parmi ces intégrations, on trouve notamment ProGBat, un logiciel de gestion chantier. En connectant Libeo à ProGBat, vous pouvez garder le contrôle sur l'état de chaque créance et anticiper les habitudes de paiement de vos clients.

Pour vous assurer une gestion financière sans faille, Libeo est également compatible avec de nombreux logiciels comptables comme Sage, Inqom ou Cegid entre autres.

Une vue centralisée pour piloter vos dépenses et votre cash

Enfin, Libeo vous permet d’accéder à un tableau de bord spécifique d’où pouvez suivre vos flux de trésorerie, encaissements et décaissements, y compris pour les flux intra-groupes grâce à une vue 360° pour piloter votre activité :

Vue consolidee - 360 - multi-entites

Dans un secteur où chaque détail compte, un logiciel performant comme Libeo fait toute la différence. Centralisation, automatisation, collaboration… Libeo simplifie la gestion de vos factures et paiements, tout en vous faisant gagner du temps.

Prêt à simplifier la gestion de vos factures et devis ? Découvrez Libeo et transformez la gestion de vos chantiers dès aujourd’hui !

FAQ

Pourquoi choisir Libeo parmi les autres logiciels BTP ?

Libeo se distingue par sa simplicité d’utilisation et sa capacité à répondre aux besoins spécifiques du BTP. Contrairement à d’autres logiciels, Libeo propose des fonctionnalités pensées pour les professionnels du bâtiment :

  • Une interface intuitive et personnalisable pour une prise en main en moins de 2 heures ;
  • Des automatisations avancées, comme la lecture OCR et le rapprochement automatique des factures et devis ;
  • Une collaboration fluide avec des workflows de validation adaptés aux chantiers ;
  • Des intégrations multiples avec des logiciels de gestion BTP et comptabilité.

Pourquoi utiliser un logiciel BTP gratuit pour vos factures a ses limites ?

Les logiciels gratuits peuvent sembler attrayants, mais ils manquent souvent de fonctionnalités essentielles pour une gestion efficace :

  • Absence d’automatisation, ce qui augmente le temps de traitement et les risques d’erreurs ;
  • Fonctionnalités limitées pour le suivi des factures et des paiements fractionnés ;
  • Non-conformité aux obligations légales, notamment la facturation électronique à venir ;
  • Pas ou peu d’intégrations compatibles.

Logiciel ERP BTP vs logiciel BTP gestion achats : quelle est la différence ?

Un ERP (Enterprise Resource Planning) est une solution généraliste qui couvre l’ensemble des processus d’une entreprise, mais il peut s’avérer complexe à utiliser et inadapté pour des besoins spécifiques comme la gestion des factures dans le BTP.

À l’inverse, un logiciel de gestion des achats comme Libeo est spécialisé. Il vous permet de centraliser et automatiser vos flux financiers, de simplifier le traitement des factures fournisseurs et sous-traitants mais également de répondre aux obligations légales en toute simplicité.

Les solutions spécialisées telles que Libeo ont progressivement remplacé les ERP à cause de la complexité de ces derniers. Libeo est un outil agile qui vous permet de simplifier la gestion de vos achats grâce à l’automatisation du cycle achats, à un coût moins élevé que celui d’un ERP.

Libeo vous prépare-il à l’obligation de facture électronique en BTP ?

Oui, Libeo est conçu pour accompagner votre entreprise dans la transition majeure qu’est la facturation électronique obligatoire. En anticipant les changements réglementaires, Libeo garantit une conformité totale avec les normes légales de la facturation électronique, des processus de dématérialisation simples et intuitifs et une mise à jour continue pour rester à jour avec les nouvelles exigences.

Avec Libeo, préparez-vous dès aujourd’hui et assurez une transition sans accroc.

Simplifiez la gestion de vos achats dans le BTP

Profitez d’une démonstration gratuite de notre logiciel de gestion des achats, conçu pour les PME et multi-sociétés.

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