Qu’est-ce que la tenue comptable ?

Comptabilité d’entreprise : de quoi s’agit-il ?

La comptabilité est par définition la tenue de l’ensemble des comptes d’une entreprise. Obligatoire et strictement encadrée, elle est régie par trois entités : le Code du commerce, le Code général des impôts et le Plan comptable général.

La comptabilité est avant tout un outil de gestion qui permet de réunir et répertorier les opérations réalisées par l’entreprise. Par opération, on entend les flux de nature économique, commercial ou encore financier, entrants et sortants de l’entreprise. Cela comprend aussi bien les opérations externes (achats, ventes, immobilisations, crédits, impôts et taxes) qu’internes (salaires, loyer, notes de frais, etc.)

Chacune de ces opérations, appelées écriture en comptabilité, est soigneusement répertoriée dans les comptes de l’entreprise, pour être ensuite intégrée au bilan et au compte de résultat.

La tenue comptable comprend deux axes majeurs :

• Justifier de l’utilisation des fonds de l’entreprise et attester des opérations comptables (achat, paiement des salaires, vente de biens ou services…)
• Répondre aux obligations légales de l’administration fiscale : TVA, déclaration des bénéfices, déclaration sur le revenu et de certaines caisses sociales.

Dans les entreprises qui disposent des ressources nécessaires (humaines et financières), la comptabilité est gérée en interne, par un service ou un professionnel attitré (comptable, directeur financier, gestionnaire, etc.). Parfois, c’est le dirigeant qui s’en occupe. Pour gagner du temps, beaucoup d’entreprises choisissent d’externaliser la tenue des comptes, c’est-à-dire de la confier à un cabinet d’expertise-comptable.

Tenue de la comptabilité : la clé de voûte financière de l’entreprise

La comptabilité, souvent perçue comme une tâche à faible valeur ajoutée, doit néanmoins être réalisée rigoureusement, et suivie quotidiennement. Pour ne pas fausser les comptes de l’entreprise d’une part, mais surtout parce qu’elle constitue le premier levier de développement de l’activité de l’entreprise. Ce n’est pas pour rien que, lorsqu’ils créent leur entreprise, le premier réflexe des dirigeants est souvent de faire appel à un expert-comptable.

Pour simplifier la tenue comptable, beaucoup de dirigeants d’entreprise choisissent de l'externaliser. C’est-à-dire de la confier à un expert-comptable prestataire, en profession libérale ou en cabinet.

Selon les besoins de l’entreprise, la mission de l’expert-comptable peut inclure la tenue de comptes, mais des prestations d’audit et de conseil, de recherche de financements, etc. En effet, contrairement à certaines idées reçues, le champ d’intervention de l’expert-comptable n’est pas limité : il peut couvrir un large catalogue de tâches, de la tenue de la comptabilité jusqu’au bilan final, en passant par la révision des comptes

Pourquoi la tenue de la comptabilité est obligatoire pour une entreprise ?

Une entreprise doit, en toutes circonstances, savoir où va son argent. C’est l’un des fondamentaux de base pour réussir son activité. Une entreprise qui ne tient pas à jour est non seulement fragilisée financièrement, mais elle est aussi en infraction sur le plan fiscal, juridique et commercial. En effet, la conservation est documents comptables est une obligation comptable. La raison ? En cas de contrôle financier, les pièces comptables sont les premières examinées…

Par conséquent, l’entreprise doit être à même de produire tout document comptable exigé par les services de vérifications (de l’administration fiscale). Ce qui sous-entend une tenue quotidienne rigoureuse de sa comptabilité. Voici 4 bonnes pratiques à mettre en place si vous devez gérez vous-même vos comptes au quotidien.

Les 4 bons processus pour une tenue comptable optimale

1) Bien conserver tous ses justificatifs

C’est le b.a.–ba de la tenue des comptes : bien trier et conserver soigneusement tous vos documents comptables : factures, devis, reçus, bons de commandes, acomptes, relances, etc. C’est indispensable pour ne perdre aucun document et gagner du temps pour les retrouver. Cela vous permet aussi d’avoir une visibilité accrue sur votre gestion de trésorerie, et de justifier de chaque entrée et sortie d’argent de l’entreprise.

Si vos documents arrivent au format papier ? ils doivent être rangés par fonction (salaires, bons de commandes, factures, déclarations fiscales, etc.) et par date ou numéro. Choisissez un système de classement et tenez-vous y ! La solution classique consiste à le ranger dans des classeurs à levier étiquetés, dans un espace dédié.

Si vos documents arrivent au format numérique ? la gestion en ligne est souvent plus simple. Créez-vous un espace de partage sécurisé pour collecter et ranger vos documents comptables. L’idéal étant d’avoir un espace par fonction. Si vous utilisez des logiciels et solutions de gestion de paie et de gestion des ressources humaines, comme Payfit ou Silae Paie, vous disposez d’un accès administrateur, où sont rangés vos documents.

Notre conseil : le tri se fait dès la réception des papiers, n’attendez pas dans accumuler pour les trier !

2) Respecter les échéances et délais de paiement

“L’heure, c’est l’heure ; avant l’heure, c’est pas l’heure ; après l’heure, c’est plus l’heure.” disait Jules Jouy (lequel n’était pas comptable, mais poète). On l’aura compris : la tenue des comptes va de paire avec la ponctualité, et le respect des échéances de paiement. On parle évidemment du paiement des factures, de la date de clôture du bilan, mais aussi de toutes les obligations :

• Fiscales : dates de déclaration de TVA, de télétransmission des liasses fiscales, de l’impôt sur le revenu, sur les sociétés, etc.
• Juridiques : délai d’émission du rapport de gestion, date des assemblées générales.
• Sociales : délais d’envoie des Déclarations Nominatives et Sociales (DNS), déclaration des charges sociales.

Le recours aux services d’un expert-comptable ne vous dispense de bien connaître et prévoir vos échéances. Commencez par faire la liste détaillée de toutes vos obligations : fiscales, comptables, juridiques et sociales, et de leur fréquence : mensuelle, trimestrielle, annuelle, etc. Et classez-les par priorités :

• Quelles sont celles qui nécessitent de la préparation (récupération de documents, opérations comptables, etc.) ?
• Quelles sont celles qui vous pouvez automatiser ?
• Lesquelles pouvez-vous déléguer à votre expert-comptable ?

En tant dirigeant(e) ou CEO de votre entreprise, vous devez connaître la nature de vos déclarations : ce qui vous payez, à qui et pourquoi. Sans forcément devenir un expert sur tous les plans suscités, vous devez savoir ce qu’il advient des fonds de votre entreprise. Pour avoir une vue d’ensemble, créez-vous un rétro-planning avec l’ensemble des échéances et le détail des paiements et des déclarations.

La solution pour s’y retrouver, et ne pas mélanger les échéances, c’est bien évidemment le calendrier, avec rappels programmés avant chaque date limite. À vous de choisir le format qui vous convient le mieux : calendrier mural, papier, numérique, etc.

Notre conseil : utilisez un outil de suivi de projet comme Trello ou Asana. Ces gestionnaire de communication d’équipe vous permet de suivre en détail chaque tâche effectuée, son suivi, sa validation, etc. Tous les mois, faites le bilan des déclarations et paiements effectués, en cours de traitement et à venir.

3) Choisir un logiciel comptable adapté

Si vous choisissez d’internaliser votre tenue comptable, il va vous falloir investir et apprendre à utiliser un logiciel de comptabilité comme Quickbooks, Sage ou encore EBP Compta. Pour bien choisir votre logiciel, vous devez tenir compte de plusieurs paramètres :

• La structure de votre entreprise (TPE, entreprise individuelle, SARL, SASU, etc.) et son effectif ;
• Votre secteur d’activité ;
• La présence ou non d’un expert-comptable pour vous accompagner ;
• Votre budget ;
• Votre système d’exploitation ;
• Les différentes devises utilisées ;
• la formule : logiciel 100% compta générale ou plus complet.

Nous vous conseillons de lire notre article dédié au choix du logiciel comptable en entreprise.

Une fois le logiciel choisi, il faut l’intégrer à votre parc informatique. Si vous passez par une solution Cloud, cela n’est pas nécessaire car les données sont hébergées sur un serveur externe. C’est le Software as a Service (SaaS), une tendance de plus en plus utilisée par les entreprises. Dans tous les cas, il faudra le paramétrer. Le paramétrage doit être clair et exhaustif et comprendre :

• L'ensemble des informations requises par le logiciel
• Les profils des utilisateurs
• Le plan comptable général correspondant à votre secteur d’activité
• Les journaux auxiliaires pour classer les achats, les ventes, les opérations de caisse etc.
• Les comptes auxiliaires clients et fournisseurs
• La sauvegarde automatique (à faire tous les jours)

La gestion des paramètres doit être faite dès le début, pour simplifier la tenue des comptes par la suite. Là-dessus, l’assistance d’un expert-comptable est précieuse. Si vous utilisez un logiciel ou une solution de facturation, choisissez un logiciel comptable compatible avec votre outil. Projetez-vous dans le développement de votre activité : au rythme de votre croissance, le logiciel suffira-t-il à votre entreprise dans 6 mois ? Dans un an ?

Notre conseil : testez les versions gratuites des différents logiciels (s’ils en ont une) pour vous faire une idée.

4) Tenir à jour sa comptabilité

L’adage « Ne remets pas à demain ce que tu peux faire aujourd’hui » prend tout son sens ici ; afin d’avoir une bonne gestion comptable, chaque opération doit être comptabilisée dès survenance : c’est-à-dire le jour de son occurence. Surtout si vous êtes une entreprise individuelle. Beaucoup d’entrepreneurs se laissent submerger par leur comptabilité car ils ne la font pas de manière régulière. S’attaquer à sa comptabilité trop tardivement peut s’avérer catastrophique pour la clôture des comptes annuelle de votre société.

C’est le meilleur moyen d’être à jour dans ses comptes et de simplifier la clôture des comptes en fin d’exercice. Dès la réception du courrier, vous devrez procéder au traitement immédiat des documents. Deux façons de procéder :

• Les saisir vous-même dans votre logiciel comptable ;
• Les transmettre à votre expert-comptable.

Première étape : dire adieu aux documents papiers (dans la mesure du possible). Les factures imprimées, envoyées par courrier, ouvertes (ou non) et qui s’entassent sur le bureau sont synonymes de temps perdu. Sans parler des risques de vol ou de perte des documents. Souvenez-vous que la loi oblige les entreprises à conserver tous leurs justificatifs, sous peine de sanction.

Pour en finir avec les papiers qui s’entassent, la solution, c’est la dématérialisation des factures. Grâce aux outils de gestion des factures fournisseurs en ligne, comme Libeo, vous pouvez :

• Collecter et centraliser toutes vos factures fournisseurs
• Contrôler vos factures grâce à la reconnaissance automatique des caractères
• Traiter vos factures grâce aux intégrations comptables
• Payer toutes vos factures fournisseurs en ligne, sans papier, ni IBAN.
• Mettre en place des paiements différés, des paiements de masses, d’acomptes et de soldes
• Valider vos factures en équipe

Foire aux questions

Comment traduire « tenue comptable » en anglais ?

La tenue de la comptabilité en anglais se dit « accounting« .

Quelles études forment à la tenue de la comptabilité ?

Le métier d’expert-comptable, mais pas uniquement. Le secteur de la comptabilité regroupe plusieurs dizaines de métiers : directeur financier, comptable, gestionnaire, auditeur, contrôleur de gestion, etc. Toutes ces professions touchent à la tenue des comptes. Il est même possible de trouver sur le net des mémoires sur la tenue de la comptabilité, des rapports de stage, etc.

Qu’est-ce que la tenue de la comptabilité commerciale ?

Il s’agit de l’ensemble des obligations comptables du commerçant, qu’il soit personne physique ou morale.

La tenue de la comptabilité au Maroc est-elle différente en France ?

Chaque pays possède des règles différentes en termes de comptabilité. Mais dans l’ensemble, la notion de tenue des comptes ne varie pas tellement d’un pays à l’autre.