Invoice-to-cash : passer de la facture à l’encaissement

Le cycle « Invoice-to-cash »

Le processus Invoice-to-Cash décrit le parcours de la facture à l’encaissement. Il consiste en un ensemble d’étapes qui se déroulent après l’émission d’une facture par votre organisation, jusqu’à l’encaissement final. Il comprend :

• L’émission de la facture ;
• Les relances
• L’encaissement ;
• Les normes de sécurité ;
• L’enregistrement dans la comptabilité ;
• La réconciliation ;
• La gestion des litiges et contentieux.

Le cycle « de la facture à l’encaissement » est le processus par lequel vous émettez une facture, l’envoyez au client, l’encaissez, puis la renvoyez à la comptabilité afin qu’elle puisse être rapprochée de son originale et que des modifications soient apportées.

Il comprend la réconciliation, la tenue des comptes, le paiement et le recouvrement, l’objectif étant de maximiser le recouvrement des factures impayées :

Maîtriser son cycle « Invoice-to-cash », c’est maîtriser le recouvrement de ses créances et réduire le nombre de factures impayées. C’est pourquoi il est si important pour les petites entreprises de suivre leurs créances clients, c’est-à-dire le montant total dû par les clients, ainsi que leurs comptes fournisseurs, c’est-à-dire ce qu’elles doivent aux fournisseurs.

Retards de paiement, factures en souffrance, manque de trésorerie : les comptes clients débiteurs ont souvent de sérieuses conséquences sur la trésorerie de l’entreprise.

La gestion du poste client est une tâche délicate, qui nécessite à la fois tact et fermeté : l’objectif pour l’entreprise étant d’arriver à encaisser ses créances clients sans dégrader la relation commerciale. Pour ce faire, une stratégie de relances intelligentes est nécessaire, mais l’entreprise peut (et doit) aussi compter sur les nombreuses innovations technologies offertes par les solutions SaaS et Cloud.

Dématérialisez vos factures de vente

La première étape du contrôle du recouvrement est la dématérialisation du cycle clients, autrement dit, mettre en place un système qui vous permette d’émettre, collecter, traiter et encaisser vos factures clients dès la prestation/livraison achevée.

En d’autres termes, ce dont vous avez besoin, c’est d’un système qui vous permet :

• D’émettre une facture à tout moment sans perturber le fonctionnement de l’entreprise.
• De faire traiter cette facture par le logiciel de comptabilité et de l’envoyer électroniquement à vos clients
• De recevoir le paiement client et de le déposer automatiquement sur votre compte bancaire.
• D’effectuer le rapprochement bancaire et la réconciliation comptable.

Automatisez vos rappels et vos relances/suivi de paiement

La relation client est précieuse. C’est pour cela que, dans le cadre des relances pour impayés, on privilégie les solutions à l’amiable. Lettres, téléphone, emails, SMS, etc. La gestion des relances est une tâche chronophage, sans réelle valeur ajoutée. Mais ce n’est rien à côté du sacerdoce que représentent les retards de paiement pour la trésorerie : découverts, manque de liquidités, freins au développement de l’entreprise, etc. Sans parler des ressources (humaines et matérielles) mobilisées pour le recouvrement des créances, qui pourraient l’être à d’autres projets plus productifs.

Si on peut dématérialiser ses factures en quelques clics, pourquoi ne pas faire de même avec ses processus de relances ?

Dans la continuité d’une logique d’automatisation de vos processus,

Analyser le profil client : la procédure KYC

Le KYC (Know Your Customer) est une procédure imposée à l’ensemble des acteurs du secteur financier. Ce processus désigne le protocole de vérification de l’identité du client, d’une personne physique ou d’une personne morale (on peut aussi retrouver le terme KYS, pour Know Your Supplier).

Rationalisez votre processus d’encaissement

Le processus d’encaissement est l’une des parties essentielles du cycle de vie d’une facture. Il permet d’obtenir le paiement des factures en un temps record et de gérer les retours clients.

Il est donc important d’avoir un système qui fonctionne et sécurise votre entreprise. Votre système de réception des paiements doit être intégré à votre logiciel de comptabilité ou à votre système ERP afin qu’il puisse automatiquement mettre à jour vos comptes clients et réduire les erreurs de saisie manuelle.

Le problème le plus courant en matière de facturation est de ne pas assurer le suivi des clients qui ne paient pas à temps. Si vous le faites manuellement, il est facile de manquer des informations importantes ou de perdre la trace de qui doit quoi et quand ils sont censés payer.

Envoyez automatiquement des rappels après les dates d’échéance de paiement et gardez la trace des clients qui doivent quoi — et combien — afin de pouvoir effectuer un suivi rapide si nécessaire. Si vous utilisez un système automatisé intégrant cette fonctionnalité, c’est parfait ! Si ce n’est pas le cas, nous vous conseillons de lire cet article.