Les commerçants doivent-ils tenir une caisse enregisteuse ?

La question peut alors légitimement se poser : existe-t-il une obligation de caisse enregistreuse pour les commerçants ? Libeo vous répond.

LES COMMERÇANTS ONT-ILS L'OBLIGATION TENIR UNE CAISSE ENREGISTREUSE ?

En théorie, aucune loi ne prévoit l’obligation d’avoir une caisse enregistreuse pour un commerçant. Il s’agit néanmoins d’un outil particulièrement pratique au quotidien. Tant pour la gestion de son activité professionnelle que pour la bonne tenue de sa comptabilité.

Que dit la loi ?

Contrairement à ce que de nombreuses personnes pensent, l’article 88 de la loi de Finances pour 2016 n’énonce aucune obligation de détenir une caisse enregistreuse pour les commerçants. Ainsi, quels que soient la taille de votre établissement, le chiffre d’affaires réalisé ou votre localisation : aucun texte ne vous oblige à détenir une caisse enregistreuse.

En revanche, l'administration fiscale pose certaines conditions pour les activités de prestations de services. Dans le cadre de la lutte contre la fraude à la TVA, la loi impose aux commerçants assujettis à la TVA de équiper d'un système de caisse certifié, depuis le 1er janvier 2018.

Qu’entend-on par « certifiée » exactement ? Cette règlementation implique que votre caisse enregistreuse doit répondre à 4 conditions bien précises :

• Enregistrer et conserver les données ;
• Les rendre inaltérables ;
• Les sécuriser ;
• Les archiver.

Concrètement, votre caisse enregistreuse ne doit pas vous permettre de modifier ou de supprimer une opération. Elle doit également conserver chaque information pour une période de 6 ans, et ce de manière parfaitement sécurisée. Ne pas respecter cette règle vous expose à une amende pouvant aller jusqu’à 7 500 €.

Bon à savoir : si le commerçant n’a pas l’obligation de se servir d’une caisse enregistreuse, il doit toutefois remettre une note à chacun de ses clients dans la mesure où le paiement réalisé est supérieur à 25 € TTC. Il doit également tenir un journal de caisse dans lequel sera consignée chaque opération comptable par ordre chronologique.

POURQUOI S'ÉQUIPER D'UNE CAISSE ENREGISTREUSE ?

Bien que la loi n’énonce pas d’obligation de se doter d’une caisse enregistreuse pour les commerçants, il s’avère bien souvent nécessaire d’en être équipé. En effet, si vous ne disposez pas d’une caisse enregistreuse, cela signifie que vous devez réaliser chaque transaction à la main. Puisque rien n’est automatisé, vos calculs se font simplement à l’aide d’une calculatrice sur la base des informations qui ont été renseignées sur votre carnet à souche. Si votre commerce ne brasse que très peu de clientèle, c’est tout à fait possible de fonctionner avec un simple carnet à souche.

En revanche, si vous gérez un flux important de clients et de transactions, il sera beaucoup plus simple pour vous évoluer avec une caisse enregistreuse. Couplée à un logiciel de caisse, vous pouvez ainsi suivre et analyser l’évolution de votre commerce en temps réel.

Lire aussi : Pourquoi utiliser un logiciel de dématérialisation des factures dans son café ?

Une caisse, de multiples avantages

Au-delà de cet aspect pratique, une caisse enregistreuse est l’outil idéal pour tenir une comptabilité parfaite et justifier des recettes générées à l’administration si nécessaire. Une caisse enregistreuse n’est pas simplement un outil destiné à éditer des tickets de caisse ou à encaisser des règlements. En effet, elle permet de calculer la TVA avec le bon taux, d’identifier les montants hors taxes et toutes taxes comprises des prix, de proposer des promotions ou des paiements séparés.

La caisse enregistreuse offre également une meilleure expérience à vos clients dans la mesure où elle réduit les files d’attente au moment de régler son achat. En plus de simplifier le travail de vos commerciaux, elle rend le cycle de vente plus agréable pour le client.

Enfin, la caisse enregistreuse vous permet d’avoir une meilleure visibilité sur la santé financière de votre commerce. Grâce aux données qui y sont centralisées, vous pouvez :

• Visualiser l’évolution de votre chiffre d’affaires,
• Optimiser la gestion de vos stocks,
• Étudier vos statistiques de vente.

Vous gagnez ainsi un temps précieux pour vous concentrer sur l’essentiel : la satisfaction de votre clientèle et la croissance de votre activité.

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COMMENT S'ÉQUIPER D'UNE CAISSE ENREGISTREUSE CONFORME ?

Vous gérez un commerce et vous souhaitez vous équiper d’une caisse enregistreuse ? Vous devez opter pour un logiciel de caisse qui soit conforme à la législation. Pour vous en assurer, l’éditeur de votre logiciel doit vous fournir une attestation individuelle. Vous pouvez également obtenir un certificat de conformité auprès d’un organisme accrédité.

Bon à savoir : si vous êtes déjà équipé d’une caisse enregistreuse, vous pouvez effectuer une simple mise à jour et demander un certificat de conformité auprès de votre fournisseur.

Plusieurs modèles de caisses enregistreuses sont disponibles sur le marché. Vous pouvez en effet vous équiper d’une caisse tactile, d’une caisse numérique ou d’une caisse électronique. Évaluez vos besoins et le budget que vous êtes prêt à y allouer avant de choisir votre caisse enregistreuse, toutes n’offrant pas les mêmes fonctionnalités.