Pourquoi le passage au zéro papier est essentiel pour mon café (et comment en profiter)

Les enjeux de la gestion des factures fournisseurs dans les cafés et brasseries

Si vous êtes propriétaire d'un café ou d'une brasserie, vous avez probablement connu le casse-tête que représente la gestion des fournisseurs. Il y a tellement de factures à gérer, et elles doivent toutes être payées à temps.

Les factures sont généralement imprimées sur papier et conservées physiquement. Ce système est obsolète et pose de nombreux problèmes :

• Il est inefficace. Chaque facture doit être saisie manuellement dans une base de données. Cela peut prendre des heures de travail par employé et par jour.
• Il est coûteux. L'impression, le stockage et l'organisation de toutes ces factures papier coûtent cher.
• C'est peu sûr. Les documents papier sont vulnérables au vol et aux dommages causés par un incendie, une inondation ou tout autre événement susceptible de détruire vos documents les plus importants.
• Les factures sont éparpillées entre les différents services et autres membres de l'équipe. Elles transitent par plusieurs biais : voie postale, pièce jointe, mail, remise en main propre par le fournisseur, etc. Et de ce fait sont facilement perdues, ou alterées.

Tout cela fait qu'il est difficile pour le(s) gérant(s) d'avoir une vue d'ensemble des paiements en cours à tout moment, surtout si vous avez plusieurs fournisseurs qui envoient des factures chaque semaine ou chaque quinzaine.

Il est difficile de savoir quand une facture a été payée et quand elle ne l'a pas été, et vous ne pouvez donc pas toujours savoir si votre trésorerie est saine ou non !

Entre la saisie manuelle des données comptables, le rapprochement entre les bons de commandes et les factures, le suivi des flux de trésorerie, des livraisons, la gestion des stocks, etc. Les gérants de cafés, restaurants et bars ont souvent du mal à faire face à l'énorme quantité de paperasse qui accompagne la gestion d'une entreprise.

Si vous êtes gérant ou propriétaire d'un café, c'est particulièrement important d'être en mesure de suivre tous les paiements qui transitent dans votre établissement.

Les fournisseurs peuvent envoyer la même facture plusieurs fois, ou même s'ils ne l'envoient qu'une fois, elle peut se perdre dans la masse de paperasse. C'est pourquoi il est si important pour les propriétaires de cafés et de brasseries de passer à la dématérialisation, afin de ne manquer aucun paiement !

Qu'est-ce que la dématérialisation des factures fournisseurs ?

La dématérialisation consiste à se débarrasser des documents physiques et à les remplacer par des versions numériques, plus faciles à suivre. Elle est particulièrement importante dans les petites entreprises où le temps est limité et les ressources rares.

Dans la plupart des cas, cela signifie que les fournisseurs envoient leurs factures par voie électronique plutôt que d'envoyer des copies papier par la poste (ou par télécopie). Cela peut se faire de plusieurs manières :

• Directement dans votre boîte de réception.
• Vers une adresse électronique que vous spécifiez (par exemple, pour votre service comptable).
• Vers une application dédiée sur votre téléphone ou votre tablette qui vous permet de gérer vos factures de n'importe où.

D'après Food Service Vision, les solutions dématérialisées les plus utilisés dans l'hôtellerie-restauration sont les réseaux sociaux, les menus digitaux et ceux permettant la réservation en ligne. Cependant, les solutions de gestion RH/plannings, des factures fournisseurs et de gestion des stocks/commandes sont en forte progression.

Ces outils automatisent l'ensemble du cycle fournisseur, depuis la réception des factures par le gérant jusqu’à l'export vers la comptabilité et l'archivage : collecte, contrôle, approbation, paiement, export vers la comptabilité, réconciliation.

Cela présente plusieurs avantages pour les deux parties :

• Pour votre café, cela réduit le temps nécessaire au traitement des factures, puisqu'il n'est pas nécessaire de les imprimer et de les classer. En outre, vous pouvez obtenir une copie numérique de toutes les factures au cas où vous en auriez besoin à des fins comptables.
• Pour les fournisseurs, cela signifie qu'ils n'ont plus besoin de dépenser de l'argent en frais d'impression ou en frais de service de messagerie.

3 avantages du zéro papier dans un café

La dématérialisation est le processus de réception et de traitement électronique des factures fournisseurs. En d'autres termes, c'est un moyen de réduire le gaspillage de papier en passant au zéro papier.

Le passage au zéro papier présente de nombreux avantages :

• Réduction des coûts : Vous économisez sur les coûts d'impression, le kilométrage d'essence et le temps passé à traiter les factures. Le temps ainsi gagné peut être utilisé ailleurs, par exemple pour un travail plus productif ou pour les efforts de marketing de votre entreprise. De plus, vous contribuez à la protection de l'environnement !
• Une gestion simplifiée : Vous n'avez à gérer que des documents électroniques, qui sont plus faciles à stocker et à consulter que les documents physiques. Ils vous permettent également de suivre automatiquement les paiements à l'aide d'un logiciel de comptabilité comme QuickBooks Online® ou Xero®, ce qui signifie que vous n'aurez plus à saisir manuellement les factures dans votre système !
• Sécurité : Les documents électroniques sont moins susceptibles d'être volés que les documents physiques. Vos fournisseurs peuvent également signer des contrats par voie électronique au lieu de devoir les imprimer et les scanner à nouveau plus tard !

Démarrer avec la dématérialisation des factures : la solution Libeo

Comment dématérialiser vos factures fournisseurs ? Voici cinq façons de le faire :

1. Utiliser un scanner de factures
2. Utiliser une application mobile pour les paiements
3. Stockez toutes les informations sous forme électronique
4. Envoyez des factures électroniques au lieu de factures
5. Créer des courriels automatiques basés sur les données de transaction

Les outils de gestion et de paiement des factures comme Libeo vous aident à rationaliser votre flux de travail en automatisant une grande partie de votre processus d'achat afin qu'il vous demande moins de temps et d'efforts.

Par exemple, Libeo dispose de fonctions automatisées, telles que la centralisation et la collecte automatique des factures, qui facilitent le suivi des comptes fournisseurs et des flux de trésorerie - ce qui facilite grandement le dépôt des comptes annuels et le calcul des ratios financiers.

Dématérialisation des factures fournisseurs : FAQ

Puis-je demander à mes fournisseurs de livrer comme d'habitude lorsqu'ils utilisent ce logiciel ?

Vous pourrez travailler avec vos fournisseurs sans aucun problème. Ils recevront de vous la même commande qu'auparavant. Le processus sera totalement transparent et sécurisé pour eux. La seule chose qui pourrait changer est la façon dont vous les payez.

Puis-je utiliser Libeo si je n'y connais rien en informatique ?

Oui. Il est facile à installer, il ne nécessite pas de connaissances particulières ni de compétences techniques et il est personnalisable selon vos besoins. Il est également compatible avec les principaux systèmes comptables tels que Sage 100, Cegid Loop, ACD, MEG, etc.

En fait, la plupart de nos clients utilisent le logiciel en combinaison avec leur système comptable actuel. Certains d'entre eux l'utilisent même pour leurs factures et leurs bons de commande.

Puis-je conserver ma caisse enregistreuse et mon système informatique actuels ?

Oui, vous pouvez conserver votre caisse enregistreuse et votre système informatique actuels. Le logiciel de dématérialisation est compatible avec tout logiciel de caisse. Votre comptabilité, votre CRM et d'autres systèmes peuvent fonctionner ensemble avec le logiciel de dématérialisation.

Libeo fonctionne-t-il sur les écrans tactiles ?

Il est même conçu pour : Libeo est un outil SaaS (Software as a Service), qui fonctionne depuis n'importe quel support : PC, tablette et mobile. Lorsque vous utilisez un outil de dématérialisation, tous vos documents sont stockés dans le cloud et non sur un quelconque appareil. Cela signifie qu'ils sont sécurisés et accessibles depuis n'importe quel appareil disposant d'une connexion internet.

Il vous permet de gérer votre entreprise facilement grâce à une interface intuitive qui s'adapte à vos besoins.

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