Restaurateurs : comment choisir votre logiciel de caisse ?

À quoi sert un logiciel de caisse ?

À l’heure actuelle, difficile de concevoir la gestion d’un restaurant sans un bon logiciel de caisse, adapté et performant. Couplé à un terminal de paiement, cet outil a plusieurs fonctions :

• Encaisser les clients,
• Enregistrer les achats,
• Gérer le stock,
• Organiser le plan de salle, la rotation du personnel et les réservations ;
• Effectuer les diverses opérations comptables ou fiscales qui incombent aux restaurateurs.

Un logiciel de caisse de restaurant n’est donc pas une simple caisse enregistreuse, bien qu’il soit rattaché à un terminal de caisse. Ses fonctionnalités dépassent celles de la caisse enregistreuse « classique ». Cet outil offre un gain de temps précieux et facilite la gestion de l’établissement :

• Offre une visibilité et une transparence accrues sur l’état des stocks, ce qui permet de limiter le coulage (les pertes de marchandises) notamment ;
• Limite considérablement le risque d’erreurs,
• Automatise le traitement des commandes,
• etc.

Mais ce n’est pas tout : sur le plan comptable, le logiciel de caisse est un allié formidable pour le dirigeant. Il permet non seulement de générer des synthèses comme le Ticket Z, qui ventile les ventes par mode de paiement, mais il sert aussi de justificatif en cas de contrôle fiscal (pour le calcul de la TVA collectée par exemple). Depuis cet outil, l’administration pourra récupérer les bandes enregistreuses et les brouillards de caisse.

Les logiciels les plus performants incluent même la comptabilité analytique, avec calcul de la marge en fonction du prix d’achat et du prix de vente des produits.

Comment fonctionne un logiciel de caisse ?

Utilisé dans le secteur de la restauration, mais aussi de la vente, ce type de logiciel couple une interface de ventes avec une solution de gestion commerciale. Le principe est simple : chaque commande client est comptabilisée dans le logiciel, qui calcule ensuite le montant final à payer.

Lorsque les clients procèdent au paiement, le logiciel de caisse indique le mode de règlement choisi. En cas de paiement en espèces, le logiciel de caisse permet de calculer le rendu monnaie. Enfin, le logiciel édite le ticket de caisse. Ce justificatif sort au format papier, mais certains commerces proposent de l’envoyer directement par mail.

Ses fonctionnalités « entrée de gamme » incluent :

• la saisie des ventes ;
• le calcul du montant total ;
• la gestion des modes de règlement ;
• l’impression du ticket de caisse ;
• l’édition d’une facture (facultatif).

Entre la gestion des stocks, des salles et de la cuisine, un restaurateur dispose de 4 h en moyenne par jour pour réaliser son chiffre d’affaires. D’où l’intérêt de s’équiper d’un logiciel et d’automatiser le maximum de fonctions.

Comment faire son choix ? 5 critères à considérer

Pour l’encaissement en restauration, on distingue la caisse enregistreuse physique du logiciel (gratuit ou payant). Voici 5 questions à vous poser pour faire le meilleur choix.

1) Pour quel type d’activité ?

C’est le premier critère. Il est évident qu’entre un restaurant étalé sur plusieurs salles et un food-truck, les besoins ne sont pas les mêmes. Pensez à choisir un logiciel en adéquation avec la taille de l’établissement et le nombre d’employés. En tant que gérant de restaurant, votre logiciel devra inclure des fonctions de gestion des stocks et des menus, de prise de commande à distance et d’impression de note pour la cuisine.

2) Pour quelle utilisation ?

Pendant le service, la rapidité et la performance sont de rigueur. L’ergonomie de l’outil est capitale pour assurer le service dans les meilleures conditions. Un logiciel complexe, technique, avec une interface peu intuitive vous fera perdre plus de temps qu’autre chose, à vous et à vos équipes de salle. Optez pour un outil facile à utiliser, avec des interactions faciles et une interface agréable.

3) Respecte-t-il les normes en vigueur ?

Sur le plan légal, rien n’oblige les gérants de restaurants à s’équiper d’un tel logiciel. Le logiciel de caisse n’est pas obligatoire, mais les gérants qui en utilisent un (c’est-à-dire la majorité) doivent respecter certaines règles définies depuis le 1er janvier 2018. À savoir qu’ils doivent posséder un logiciel de caisse certifié NF 525 ou LNE, qui répond à des conditions :

• de conservation,
• d’archivage,
• de sécurisation,
• et d’inaltérabilité des données.

Cette législation participe à la lutte contre la fraude à la TVA, qui fait perdre chaque année entre 20 et 30 milliards d’euros à l’État. Cette mise en conformité se traduit par l’obtention d’un certificat, auprès d’un organisme certifié comme l’AFNOR, ou d’une attestation délivrée par l’éditeur du logiciel. Faute de quoi, le gérant du restaurant s’expose à une amende : 7 500 €.

4) Quel éditeur ?

C’est presque aussi important que le logiciel lui-même. En effet, c’est l’éditeur qui assure les opérations de maintenance et de mise à jour du logiciel. Idéalement, optez pour un éditeur spécialisé dans votre secteur d’activité, et domicilié en France (en cas de problème, il sera plus facile à joindre).

5) Quel prix ?

Dernier point, mais pas des moindres : le tarif. Il s’agit d’un investissement à long terme, qui va accompagner votre établissement pendant plusieurs années.

Logiciel de caisse et solution de paiement : le combo gagnant

Le logiciel de caisse est un outil formidable. Il enregistre les commandes, met à jour le chiffre d’affaires, ventile les ventes par mode de paiement. En revanche, il n’intègre ni la facturation ni la gestion des factures fournisseurs. Or, ce dernier point est indispensable à la réussite d’un restaurant. Effectivement, les gérants de restaurants sont très dépendants de leurs fournisseurs, car leurs besoins sont nombreux :

• Matières premières
• Boissons
• Vaisselle et ustensiles
• Mobilier de salle (tables, chaises, éléments décoratifs)
• Mobilier et équipements de cuisine (plans de travail, tables en inox, robots, bacs, etc.)
• Produits d’hygiène et de laverie

Si vous avez beaucoup de fournisseurs différents, le traitement des factures peut devenir une activité très chronophage, qui vient généralement empiéter sur votre temps libre ou sur du temps qui pourrait être alloué au développement de votre restaurant.

Pour être le plus efficace possible dans le règlement de vos factures et éviter au maximum les retards et impayés, adoptez une solution de centralisation des factures pour suivre au mieux les dates d’échéances en planifiant des rappels. Les outils de gestion de factures fournisseurs comme Libeo ont été conçus existent pour vous simplifier et ce processus.

FOIRE AUX QUESTIONS

Où télécharger un logiciel de caisse gratuit pour PC ?

Vous pouvez télécharger un logiciel de caisse depuis un site internet comme 01.net. Attention à bien choisir un logiciel compatible avec votre système d’exploitation.

Qu’est-ce qu’un logiciel de caisse libre ?

Il s’agit d’un logiciel de caisse Open Source. Cet anglicisme désigne des logiciels qui respectent la liberté des utilisateurs d’exécuter, copier, distribuer, étudier, modifier et améliorer le logiciel.

Vaut-il mieux louer ou acheter son logiciel ?

C’est le dilemme de beaucoup de commerçants et gérants d’établissement. D’un côté, la location permet de ne pas trop engager sa trésorerie pour un investissement de départ assez important. Louer votre caisse enregistreuse vous permet d’en changer régulièrement et de ce fait de profiter d’un logiciel à la pointe de la technologie. Cela étant dit, l’achat est une option avantageuse si vous avez le budget, car l’amortissement à long terme est plus intéressant par rapport à la location.

3e option : le crédit-bail. Il s’agit d’une location avec option d’achat (LOA), un type d’emprunt très courant en entreprise. Le recours au crédit-bail permet de devenir propriétaire de l’équipement ou du logiciel aux termes du contrat (entre de 18 à 36 mois selon vos capacités de remboursement).