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Réforme 2026 : tour d’horizon 360, quoi, comment, quand, quels acteurs ?
À un an de l’entrée en vigueur de la réforme de la facturation électronique, son contenu demeure une énigme. Un sondage mené par le CSA révèle que 74 % des entreprises pensent qu’une facture électronique peut être envoyée par mail et 66 % estiment qu’il s’agit d’une facture au format PDF.
C’est pour fluidifier l’accompagnement vers la facture électronique et ses impacts que le FNFE-MPE (Forum National de la Facture Électronique), organise tous les ans depuis 10 ans la Journée de la Facture Électronique, un tour d’horizon 360° sur la facture électronique, ancré dans le concret, dédié aux utilisateurs, pour découvrir, échanger, débattre, anticiper et se préparer.
Un cadre juridique et réglementaire stabilisé
Depuis une dizaine d’années, les États européens et la Commission européenne poursuivent un objectif de déploiement de la dématérialisation des factures pour faciliter les relations interentreprises. L’Italie étant, dans ce domaine, un pays pionnier.
La France accompagne et devance ces initiatives en mettant en œuvre un nouveau dispositif de facturation électronique qui vise les factures et des transactions entre assujettis à la TVA émises sous forme électronique. Il est prévu que les données y figurant soient transmises à l’administration pour leur exploitation à des fins notamment de modernisation de la collecte et des modalités de contrôle de la taxe sur la valeur ajoutée.
Pour rappel, la généralisation de la facture électronique répond à 4 objectifs :
À la question « Parmi ces 4 objectifs, lequel vous semble le plus important ? » 70 % des sondés ont répondu l’amélioration des processus internes de gestion (objectif 1), 42 % (objectif 2) le pré-remplissage de la déclaration de TVA, 40 % ont répondu la lutte contre la fraude (objectif 3) et 36 % ont choisi l’objectif 4.
Les modalités d’application et le cadre réglementaire de la facture électronique sont désormais connus. Les textes de loi concernés étant :
- L’article 26 de la loi de finances rectificative pour 2022 (articles 289 bis à 290 B du CGI)
- Le décret n° 2022-1299 du 7 octobre 2022 relatif à la généralisation de la facturation électronique dans les transactions entre assujetti à la taxe sur la valeur ajoutée et à la transmission des données de transaction.
- L’arrêté du 7 octobre 2022 relatif à la généralisation de la facturation électronique dans les transactions entre assujetti à la taxe sur la valeur ajoutée et à la transmission des données de transaction.
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Les 4 volets du périmètre de la réforme
Le périmètre de la facturation électronique comporte 4 volets :
- La facturation électronique entre le fournisseur et son client, transmise au moyen d’une plateforme de dématérialisation.
- La transmission des données de transactions (e-reporting) à l’administration
- Les données de transactions
- Les données de paiement sur les prestations de services (dans l’optique de pré-remplissage des déclarations de TVA)
Le calendrier de la réforme
Initialement prévue au 1er juillet 2024, l’obligation pour les entreprises établies en France d’émettre et de recevoir des factures électroniques est reportée à une date qui sera décidée dans le cadre de la loi de finances pour 2024.
Voici le calendrier officiel de déploiement de la réforme sur la période 2024-2026 :
Les associations loi 1901 qui n’entrent pas dans le champ de la TVA ne sont pas assujetties à la réforme. Elles n’ont pas à émettre ni à recevoir de factures électroniques. En revanche, une entreprise qui facture une association qui n’est pas soumise à la TVA devra faire du e-reporting sur les opérations faites avec des associations.
Le modèle en Y
Afin d’accorder l’administration et les entreprises, plusieurs modèles ont été proposés pour l’échange des factures au format électronique : en V, en X et en Y. Après concertation entre l’Assemblée et les entreprises, c’est le modèle en Y qui a été retenu, avec des plateformes privées et un Portail public de Facturation :
Factur-X, UBL, CII : les formats de la facture électronique
Aujourd’hui, une facture électronique consiste en un fichier PDF envoyé par mail. Avec la réforme, les seuls formats homologués pour l’envoi et la réception des factures seront Factur-X, UBL et CII. Le format PDF pourra être déposé sur les plateformes jusqu’au 31 décembre 2027. La plateforme se chargera ensuite de générer une facture au format structuré mixte.
Quant à la transmission des données de transactions (logiciels de caisse, etc.), elles seront adaptées au régime de transmission de la TVA de l’assujetti.
La présence et le format des données seront contrôlés automatiquement par les plateformes.
Le pilote
Prévu pour se dérouler du 3 janvier au 30 juin 2024, le pilote est une phase d’expérimentation en conditions réelles des circuits de facturation électronique. Cette phase pilote portera sur un panel représentatif de l’ensemble des acteurs de la réforme (entreprises, candidats PDP, éditeurs de logiciels, etc.).
Cette phase de test va permettre à l’administration :
- De prendre en compte les retours des acteurs ;
- D’identifier et de corriger les difficultés ;
- De mettre en place un dispositif d’accompagnement du changement robuste pour la phase de généralisation.
Rôles et obligations des différents acteurs : PPF, PDP, OD
Le Portail Public de Facturation (PPF)
Le Portail Public de Facturation est l’acteur principal du dispositif en Y mis en place par l’administration fiscale. Il reçoit et transmet les factures électroniques, met à jour les cycles de vie de la facture. Le PPF admet trois modes :
- Le mode Portail
- Le mode EDI
- Le mode Service
En plus des fonctionnalités déjà disponibles sur Chorus Pro, le PPF permettra :
- De fournir un service d’émission et de réception des factures électroniques à toutes les entreprises B2B et B2G.
- De faire remonter aux services de l’administration fiscale, toutes les données issues des obligations d’e-invoicing et e-reporting auxquelles sont soumises les entreprises.
- De conserver toutes les factures déposées pendant 10 ans.
- De gérer l’annuaire des entreprises. Cet annuaire va centraliser toutes les entreprises de France à partir de la base SIREN et des référentiels de la DGFiP (voir schéma ci-dessous).
En consultant cet annuaire, l’entreprise qui émet une facture sera en capacité de savoir si son destinataire est concerné ou non par la réforme.
Les Plateformes de Dématérialisation Partenaire (PDP)
Les Plateformes de Dématérialisation Partenaires (PDP) sont des prestataires privés, certifiés par l’État. Les PDPs sont habilitées à convertir, émettre, contrôler et recevoir des factures électroniques et à envoyer l’e-reporting. Partenaires de l’administration, elles contribuent à la Piste d’Audit Fiable et à la conformité des factures.
L’administration laisse aux entreprises le choix entre le PPF et une (ou plusieurs) PDP pour la facturation électronique. Contrairement au PPF qui est gratuit, l’utilisation des PDPs est payante.
Mais là où le PPF assure un service minimum, les PDPs peuvent inclure des fonctionnalités métiers supplémentaires, comme le contrôle de factures, rapprochement de la facture avec le bon de commande, paiement, export vers ERP, etc.
Actuellement, il n’existe pas de PDP immatriculée : uniquement des candidats PDP. Pour être reconnues officiellement comme PDP, les plateformes de facturation en ligne candidates doivent déposer un dossier et faire l’objet d’une procédure d’immatriculation par l’administration fiscale. La liste des PDP de la facture électronique sera connue courant été/automne 2023 sur le site impots.gouv.fr.
Les Opérateurs de Dématérialisation (OD)
Un Opérateur de Dématérialisation (OD) est un organisme capable de transformer une facture non électronique en facture électronique, pour ensuite la transmettre uniquement au PPF ou à la PDP. L’OD lui-même ne peut transmettre directement la facture du fournisseur au client : il n’a qu’un rôle d’intermédiaire.
L’OD intervient pour le compte des entreprises, pour qui il peut effectuer un certain nombre de pré-contrôles et se raccorder aux systèmes de gestion internes des entreprises (type ERP).
Le PPF extraira ensuite les données fiscales importantes. À la différence de la PDP, l’OD n’est pas certifié, et n’a donc pas d’obligation réglementaire particulière en plus de la bonne transmission des factures électroniques au PPF. Les Opérateurs de Dématérialisation qui souhaitent devenir candidat PDP vont devoir répondre à un certain nombre de critères de sécurité et de conformité (exigences de sécurités plus marquées — SecNumCloud, ISO 27001).
Périmètre d'actions des acteurs
Ce que le PPF fait et est le seul à faire :
- Gérer l’annuaire
- Concentrer les données vers la DGFiP
- Transmettre les factures B2G vers le gouvernement.
Ce que le PPF fait et que les PDP doivent faire :
- Effectuer les contrôles techniques, applicatifs (syntaxes) et fonctionnels réglementaires
- Mettre à jour l’annuaire
- Assurer la réception et l’émission des factures électroniques B2B et B2G
- Extraire et agréger les données d’e-reporting (transaction et paiement)
- Mettre les factures aux bons formats : UBL, CII et Factur-X
- Gérer le cycle de vie sur les statuts obligatoires
- Modes de dématérialisation : contribution à la piste d’audit fiable et contrôle de la signature électronique
- Garantir l’interopérabilité entre PPF, PDP et entre PDPs
En parallèle, le périmètre de la facturation électronique admet des actions que le PPF fait et que les PDP peuvent également faire comme :
- Conserver les factures pendant 10 ans
- Gérer le cycle de vie sur les statuts recommandés et optionnels
- Transformer les PDF simples en format Factur-X
- Constituer le e-reporting à partir des factures B2C et B2B internationales
- Émettre les factures B2G vers le secteur public via Chorus Pro
- Gérer les modes d’accès (Portail, API et EDI)
Ce que le PPF ne fait pas et que seules les PDP peuvent faire :
- Échanger des factures dans des formats autres que les trois formats suscités
- Autres canaux de collecte ou de distribution des factures (API, collecte automatique depuis mails, récupération par océrisation, etc.)
Ce que le PPF ne fait pas et que les PDP et OD peuvent faire :
- Signer/sceller des factures électroniques à émettre (certificat/cachet qualifié)
- Faire un archivage légal (force probante)
- Effectuer des contrôles métiers autres que réglementaires
- Étendre le processus à la chaîne d’approvisionnement (de la commande/contrat/devis au règlement)
- Émettre des factures hors périmètre e-invoice
- Gérer les relances et les recouvrements
- S’intégrer avec les processus de facturation et traitement comptable (rapprochement, génération des statuts fonctionnels…)
- Proposer des services de paiement
- Aider à la décision, au moyen d'indicateurs de gestion et d'outils de gestion prédictive
- Liquider la facture (paiement)
PDP, OD ou PPF : cadre de réflexion
Le choix de la plateforme dépendra :
- De la complexité de l’activité économique (B2B domestique, BtoC, B2B international, pratique de la facture électronique avec des formats divers)
- De la taille de l’entreprise et du nombre de factures
- De l’exposition aux différents cas de gestion (gestion de frais, coupons, acomptes tiers, vente sur plateformes, affacturage…)
- De la capacité d’intégration et de mise en conformité en propre
- De sa sensibilité à la confidentialité et à la sécurité qui exige un SLA contractuel
- De la capacité à suivre et mettre en œuvre les obligations réglementaires
- Une activité internationale qui demande à adresser la diversité des réglementations
- De son budget et de ses ressources
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Orange, La French Audit, CPDP : ces entreprises qui se préparent pour la réforme
Orange, opérateur mobile et fournisseur d'accès à Internet
Enjeux de la réforme : 30 millions de factures manuelles à traiter et 240 millions de transactions de vente à traiter en e-reporting, ainsi qu'une grosse opération de migration pour ses clients B2G vers le PPF. En interne, l'un des principaux enjeux est de saisir toutes les complexités de la réforme, se mettre en conformité et déployer tous les outils nécessaires. En parallèle, on trouve un enjeu de simplification et de maîtrise des coûts. Enfin, il existe chez Orange un vaste enjeu d'accompagnement métier, du fait du volume important des clients et de la diversité des clients à adresser (PME, grands comptes, etc.)
Points sensibles: le traitement des rejets de factures, le lisible des factures, la transformation de la relation digitale avec ses clients.
Bénéfices attendus : amélioration du processus de facturation (accélération du prélèvement automatique, réduction des coûts et des délais de paiement), amélioration de l'expérience client, plus fluide et moins silotée.
Format / Outils retenus : UBL, PPF
Comment Orange se prépare à la facture électronique ?
Pour amorcer la réforme, Orange participe à la phase pilote afin d'éprouver le dispositif et s'associer avec plusieurs PDP.
Compte tenu de la volumétrie de ses clients et de l'impact sur son organisation au global, Orange a commencé à s'intéresser à la réforme en 2021. Pour Inès Dupont Allais, Directrice IT du programme de généralisation de la facture électronique chez Orange, le projet s'est avéré beaucoup plus complexe, technique et fiscal que prévu. Le groupe a procédé à l'inventaire de ses SI facturiers et de ses filiales. Cet état des lieux lui a permis de mieux mesurer l'ampleur du changement mais aussi de mieux maîtriser et lisser les investissements à venir.
Dassault System, éditeur de solutions de CAO, PDM et PLM
Enjeux de la réforme : 150 000 factures en émission, 20 000 factures en réception sur une large couverture pays et certifications.
Points sensibles : la diversité des pratiques européennes, la capture de factures.
Bénéfices attendus : le cycle de vie et les statuts, garants d'une meilleure transparence et visibilité. Une fluidification de la relation client / fournisseur.
Format / Outils retenus : PDP
Comment Dassault System se prépare à la facture électronique ?
En parallèle d'une veille technologique, le groupe a structuré une équipe projet qui regroupe la partie client et fournisseur, les fonctions fiscales et techniques et un candidat PDP. Pour chaque pays / projet concerné, l'équipe met en place des initiatives adaptées. Pour être plus pro-actif dans sa préparation, Dassault System a candidaté pour participer à la phase pilote et tester des cas d'usage, clients et fournisseurs.
Equovive, cabinet d'expertise-comptable à taille humaine
Basé à Lyon, Equovive compte 8 collaboratrices et 180 clients, essentiellement TPE-PME.
Enjeux de la réforme : faire en sorte que tout son portefeuille de client soit prêt pour l'échéance 2026. Il s'agit donc de faire adhérer sa clientèle à sa solution de facture électronique.
Points sensibles : l'impact de la réforme sur la relation entre l'entreprise et son expert-comptable
Format / Outils retenus : PDP
Comment Equovive se prépare à la facture électronique ?
Le cabinet a commencé à s'intéresser à la facture électronique en 2019, lors du Congrès des Experts-Comptables. Dès 2021, le cabinet a commencé à tester la facture dématérialisée en flux entrant, puis chez l'un de ses clients pour qui il effectue des missions de DAF externalisé.
Le Comité professionnel du pétrole (CPDP)
Composé d'une cinquantaine de membres, le CPDP est une association ayant pour but de diffuser de l'information, d’assurer une veille réglementaire et de fournir des services mutualisés à la profession pétrolière. L'association permet à l'ensemble des distributeurs pétroliers français (une centaine de sociétés) de s'échanger des produits pétroliers, notamment les camions de chargement des dépôts, via un centre serveur, depuis lesquels les sociétés passent commande.
Enjeux de la réforme : communiquer efficacement auprès de l'ensemble de la profession sur le bien-fondé de leur solution.
Points sensibles : les spécificités de la facturation dans le secteur pétrolier, qui nécessitent des systèmes de rapprochement automatisés et une Piste d'Audit Fiable.
Bénéfices attendus : développer et faire adhérer l'ensemble des pétroliers au CPDP pour créer une norme commune d'échange de produits.
Format / Outils retenus : PDP
La French Audit, cabinet d'expertise-comptable et commissaire aux comptes
Basé à Nantes, le cabinet La French Audit compte 17 collaborateurs. Le nom de la société fait écho à la French Tech, en raison de l’accent que met le cabinet sur l’innovation et le digital.
Enjeux de la réforme : accompagner ses clients dans la formation et la conduite du changement.
Points sensibles : la collecte manuelle des factures, qui comporte beaucoup de failles dans le RGPD.
Bénéfices attendus : le gain de temps sur le traitement des opérations et la saisie automatisée des factures.
Format / Outils retenus : PDP
Comment la French Audit se prépare à la facture électronique ?
Le cabinet mène des campagnes de communication active auprès des clients depuis 2 ans, sous forme de newsletters, mails, webinaires, etc. Depuis 2021, tout nouveau client est basculé sur la solution de dématérialisation du cabinet.
Interopérabilité : au cœur de la réforme et de l'écosytème
Premier constat, il existe plusieurs niveaux d’interopérabilité :
- Sur les formats : transmettre toutes les données sur la même base sémantique.
- Sur la transmission : s’assurer de la bonne réception par le destinataire final.
- Sur l’adressage : trouver facilement et automatiquement où et par quel moyen atteindre le destinataire.
- Sur le suivi : disposer pour l’émetteur d’information sur le statut de traitement de ses factures.
- Sur la conformité : s’assurer que l’interopérabilité garantit une conformité de bout en bout (intégrité du contenu, authentification de l’origine, lisibilité)
- Sur la portabilité : pouvoir changer de prestataire sans impact lourd de paramétrage de migration.
Tout l’enjeu est de s’assurer que les PDP puissent se connecter à la fois sur l’émission des factures et sur le retour des statuts :
L'enjeu va même plus loin car il va s'agir d'interopérer les systèmes de gestion internes des entreprises avec les PDP et le PPF. Sur ce point, le FNFE recommande l'utilisation d'API standards. Ces connecteurs garantissent la compatibilité avec les OD et les systèmes de gestion tiers.
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Pratiques, organisation et préparation
Traitez le sujet dès aujourd’hui
Cette réforme structurante va bouleverser les process et habitudes des entreprises. Il est important de ne pas sous-estimer ses impacts et ses enjeux. D’où l’intérêt de mettre en place une préparation interne et avec ses partenaires dès aujourd’hui.
Bien prendre la mesure de la réforme ; à savoir que si beaucoup d’entreprises ont déjà dématérialisé une partie de leurs flux, c’est la totalité des flux, entrants et sortants, qui va être impactée. Il n’y aura plus d’échange de factures direct entre client et fournisseur.
Cela implique d’informer ses fournisseurs sur les données de routage de ses factures (SIREN, SIRET, etc.) et de tenir à jour l’annuaire.
Abordez la conformité fiscale
La facturation électronique ne se limite pas l’e-invoicing. Des quatre volets, c’est sans doute le e-reporting qui va donner le plus de fil à retordre aux entreprises. Notamment sur la partie gestion et transmission des statuts tout au long du cycle de vie de la facture.
Prenez en compte également les nouvelles mentions obligatoires à apposer sur les factures.
Recensez les acteurs concernés de l’entreprise de manière exhaustive
La question va se poser de savoir qui est concerné par la facturation électronique au quotidien : CEO, expert-comptable, DAF, contrôleur de gestion, Facturation, fonction Achats, etc. Il est important de nommer des personnes références et constituer des groupes de travail en interne. La définition et mise en place de mesures de soutien est essentielle pour préparer les équipes et ne pas surcharger leur quotidien. Organisez un projet transverse et pluridisciplinaire.
Faites l’inventaire de vos cas d’usage et pratiques internes
Bien cartographier tous vos flux de facture est le meilleur moyen de choisir sa future plateforme de facturation électronique. La réforme porte sur les factures, mais aussi les notes de frais, les acomptes, avoirs, l’auto-facturation, les factures pro-forma, etc.
Recensez les pratiques et services de vos partenaires
Il est capital d’interroger vos partenaires sur le périmètre de la réforme qu’ils vont gérer. Par partenaires, on entend les éditeurs de logiciels, ERP, BPO, opérateurs de dématérialisation et autres partenaires que vous utilisez au quotidien. Comment se positionnent-ils par rapport à la réforme ? Quels services ont-ils à proposer ? À quelle échéance ? Quel budget cela va-t-il représenter ?
Dans les cabinets d’expertise-comptable : s’informer et se former
Le rôle prépondérant de l’expert-comptable dans la mise en place de la réforme chez ses clients implique d’être en avant sur les solutions de dématérialisation et d’intervenir en amont chez le client. L’enjeu étant d’avoir le moins de plateformes possible à gérer, et donc de mettre en place une gestion transverse et centralisée des factures.
Facture et trésorerie
En matière de gestion de trésorerie, la facturation électronique amène son lot de nouveautés, notamment en fin de cycle :
- Les factures au statut « Rejetée », et donc non acheminées jusqu’au client final, ce qui allonge les délais de règlement et augmente le Besoin en Fonds de Roulement (BFR).
- Le statut « Encaissée » qui rend le rapprochement bancaire obligatoire, en émission comme en réception.
- Le statut « Paiement transmis » détenu par la banque, qui apporte une nouvelle information sur le suivi des factures et donne une estimation du délai de paiement attendu ainsi qu’une meilleure visibilité sur les flux de trésorerie à venir.
- En matière de factoring, le statut « Refusée » qui permet d’être plus réactif sur le financement. Ce sera la mission du Factor de gérer les relances et d’aller chercher les raisons du refus.
Cette standardisation va amener un meilleur respect des délais des paiements, et faciliter l’introduction de solutions de paiement comme Request-to-Pay (RTP) et Buy Now Pay Later (BNPL), qui permet de déclencher des paiements fractionnés et à débit différés, paiement groupé, etc.. L’objectif final étant de permettre aux entreprises d’encaisser mieux et plus vite.
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