Comment faire accepter la facture électronique à ses clients ?

Le gouvernement français s’engage dans la voie de la numérisation et incite les entreprises à abandonner la facturation traditionnelle sur papier. L’objectif est que 100 % des factures soient envoyées et reçues par voie électronique d’ici 2026.

Le changement sera progressif : tout d’abord, d’ici juillet 2024, le format électronique ne deviendra obligatoire qu’en réception. Seules les grandes entreprises auront l’obligation d’émettre leurs factures sous ce format. Ensuite, entre janvier 20325 et janvier 2026, l’obligation d’émission s’étendra progressivement aux ETI, PME et TPE.

D’ici juillet 2024, toutes les entreprises établies en France qui reçoivent des factures de leurs fournisseurs devront avoir choisi une plateforme de facturation électronique pour recevoir leurs factures d’achat.

La facture électronique présente de nombreux avantages pour les cabinets d’experts-comptables, notamment en termes de gain de temps, de réduction des coûts, d’archivage simplifié, de sécurité des données et de traçabilité.

Augmentation de l’efficacité

La facture électronique permet d’automatiser les processus de facturation, de réduire les tâches manuelles et de gagner du temps. Les experts-comptables peuvent ainsi traiter un plus grand nombre de factures en moins de temps, ce qui se traduit par une augmentation de l’efficacité et de la productivité. Cela leur permet de prendre en charge davantage de clients sans tomber dans le « scope creep ».

Amélioration de la rentabilité

Cette amélioration de la rentabilité résulte de la réduction des dépenses opérationnelles, de l’optimisation des ressources et de l’augmentation de la productivité. Les experts-comptables peuvent donc générer un bénéfice plus élevé par client.

Réduction des coûts opérationnels

Les dépenses liées à l’impression, à l’envoi postal, au stockage physique des factures et à leur archivage sont considérablement réduites, voire éliminées. Cela se traduit par des économies financières significatives à long terme.

De nouvelles opportunités de services

Son adoption va permettre d’élargir le périmètre de leurs prestations en développant de nouvelles missions, comme le mandat de paiement les missions de DAF externalisé, le conseil en numérisation des processus financiers, de gestion électronique des documents et de cybersécurité. Ces services à valeur ajoutée renforcent la relation avec les clients et génèrent des revenus supplémentaires.

Pour les experts-comptables, le défi n’est pas la technologie — c’est d’amener leurs clients à changer leurs habitudes de facturation et à de profiter des opportunités offertes par la facturation électronique.

La nouvelle loi sur la facturation électronique est peu connue des entreprises, alors qu’elle est en vigueur pour les acteurs de la sphère publique (B2G) depuis le 1er janvier 2020. Veillez à ce que vos clients soient informés de cette nouvelle obligation et donnez-leur le temps de se préparer à son application (par exemple, en vérifiant que leurs systèmes informatiques sont compatibles).

Communiquez de manière claire et concise les nombreux avantages qu’offre la facture électronique. Mettez en avant la réduction des coûts, l’amélioration des délais de paiement et du BFR, la protection renforcée des données, la traçabilité et l’archivage simplifié.

Anticipez les préoccupations que vos clients pourraient avoir concernant la facture électronique :

• « Comment vais-je facturer mes clients ? »
• "Comment vais-je recevoir les factures de mes fournisseurs ? »
• « Comment mettre en place la dématérialisation des factures dans mon entreprise ? »
• « Comment assurer la sécurité des factures électroniques ? »
• « Comment fonctionne une plateforme de facture électronique ? »
• « La facturation électronique sera-t-elle obligatoire en 2023 ? »

Préparez des réponses claires et rassurantes pour les dissiper. Soyez ouvert à leurs questions et fournissez des explications détaillées. Assurez-vous qu’ils comprennent bien les avantages et les mesures de sécurité mises en place.

Proposez des sessions de formation interactives pour aider vos clients à comprendre et à utiliser la facture électronique. Organisez des webinaires où vous pourrez leur présenter les étapes à suivre, les fonctionnalités disponibles et les bonnes pratiques. Donnez-leur l’opportunité de poser des questions en direct et d’interagir avec vous.

Préparez des supports de communication clairs et attrayants pour informer vos clients sur la facture électronique. Créez des brochures, des guides d’utilisation et des supports visuels qui expliquent les étapes à suivre et les avantages de cette méthode. Utilisez un langage simple et accessible pour faciliter leur compréhension.

Assurez-vous de proposer un support technique personnalisé à vos clients lors de la transition vers la facture électronique. Mettez en place une équipe dédiée pour répondre à leurs questions, les assister dans la configuration des outils nécessaires et les accompagner tout au long du processus. Montrez-leur que vous êtes là pour les soutenir.

Organisez des sessions de formation pratiques pour vos clients. Montrez-leur comment créer et envoyer des factures électroniques, comment accéder à leur historique de facturation et comment gérer les paiements. Encouragez-les à poser des questions et à pratiquer eux-mêmes pour gagner en confiance.

Choisissez des solutions de facturation électronique conviviales et faciles à utiliser. Optez pour des logiciels intuitifs qui ne nécessitent pas de connaissances techniques approfondies. Plus flexibles et évolutives, les Plateformes de Dématérialisation Partenaires (PDP) sont plus indiquées pour les clients débutants.

Contrairement au PPF, qui n'assure que les fonctionnalités de facturation électronique et de e-reporting, les PDP incluent des fonctionnalités additionnelles : import des factures, contrôle, circuit de validation en équipe, multiples options de paiement, etc.

Fournissez des guides d'utilisation clairs et des tutoriels vidéo pour aider vos clients à se familiariser avec ces outils.

L’interopérabilité est clé : plus les suites et solutions logicielles en place sont compatibles entre elles, plus vous facilitez l’acceptation de cette nouvelle méthode par vos clients. L’impact sur leurs processus et habitudes de facturation sera moindre.

Vérifiez la compatibilité des solutions de facturation électronique avec les systèmes de gestion financière de vos clients. Assurez-vous que les données peuvent être facilement importées et exportées entre les différents logiciels utilisés. Minimisez les perturbations et es obstacles techniques lors de la transition.

Grâce à la facture électronique, vos clients ont un accès facile et rapide à leurs informations financières. Ils peuvent consulter leurs factures, les paiements effectués et les relevés en ligne, à tout moment et de n'importe où grâce au cycle de vie de la facture et ses status :

Ce reporting en temps réel leur permet d'avoir une vision claire de leur situation financière, leurs dettes fournisseurs et leurs créances clients.

Avec la facture électronique, vos clients peuvent facilement suivre les paiements effectués. Ils peuvent savoir quelles factures ont été réglées, lesquelles sont en attente de paiement et lesquelles sont en retard. Cette transparence sur les flux financiers leur permet d’établir de meilleurs prévisionnels de trésorerie, lisser leur BFR et agir rapidement en cas de paiements en retard.

La facture électronique réduit considérablement le risque d’erreurs dans le processus de facturation. Les données sont automatiquement saisies et calculées, ce qui diminue les risques de saisie incorrecte des montants ou des informations. Cela évite les problèmes liés aux erreurs de facturation et garantit une meilleure précision.